É possível lançar em massa num sistema uma lista de Excel com milhares de linhas?

Tem uma lista de 8.000 linhas e ela precisa de entrar num sistema: um portal oficial, um programa de contabilidade ou uma aplicação interna. Se uma pessoa se sentar a digitar, a meio minuto por linha são cerca de 65 horas. E a partir da décima quinta hora a taxa de erro sobe.

Por isso a pergunta é sempre a mesma: não dá para fazer em massa? Na maioria dos casos dá. Mas a parte difícil não está onde quase toda a gente pensa.

O difícil é a preparação, não o lançamento

Escrever dados num sistema é tecnicamente simples. O que leva tempo é deixar a sua lista no formato que o sistema espera. Numa lista típica vemos:

• A mesma informação em colunas diferentes: distrito e concelho numa célula em umas linhas e separados noutras.
• Formatos de data misturados: 01.03.2026, 3 de março de 2026 e um número guardado como texto.
• Campos obrigatórios deixados vazios.
• O mesmo registo duas vezes, com duas grafias.
• Um campo que o sistema escolhe de uma lista fechada (unidade, país, categoria) escrito como texto livre.

Qualquer execução iniciada antes desta limpeza vira uma confusão muito mais cara de corrigir dentro do sistema. A depuração de grafias diferentes do mesmo registo está explicada em Limpeza de registos.

Como o fluxo é montado

• Correspondência. Que coluna do Excel corresponde a que campo do sistema é definido uma vez e guardado; na lista seguinte não se repete.
• Verificação. Antes de enviar seja o que for, o ficheiro é revisto de ponta a ponta: campos em falta, datas inválidas, valores fora da lista, duplicados. O resultado sai como relatório.
• Ensaio. Primeiro segue uma parte pequena, no ambiente de teste do sistema quando existe. O resultado é confirmado no ecrã.
• A execução. As linhas restantes seguem por ordem. O resultado de cada linha é registado de imediato.
• O registo. No fim tem três coisas: as linhas que entraram, as que não entraram e porquê, e os números devolvidos pelo sistema.

O detalhe e exemplos estão em Lançamento de dados em massa. Se os dados estiverem em papel ou PDF, primeiro vem Do documento à tabela.

Sem verificação o trabalho não está feito

O erro mais comum é tomar o “concluído” da ferramenta pelo fim do trabalho. Enviar uma linha e gravar uma linha não são a mesma coisa. O sistema pode tê-la recusado em silêncio, a sessão pode ter caído, um campo pode ter sido cortado.

Por isso, para cada linha a resposta do sistema é lida e guardada. No fim, o número de linhas que entraram é comparado com o número de linhas do ficheiro. Se não bater certo, a diferença é listada linha a linha.

Limites do lado do sistema

• Há carregamento em massa. O melhor caso: o sistema aceita um formato de ficheiro definido. O trabalho resume-se a produzir bem esse ficheiro.
• É preciso passar pela interface. A ferramenta faz no ecrã os passos de uma pessoa. Aqui mandam os termos de utilização e os limites de ritmo; se não permitirem, esta via não é usada.
• Cada operação pede um código de verificação. O código vai para a pessoa e esse passo não se automatiza. Aí a ferramenta prepara e uma pessoa confirma o envio.

Quando não compensa?

Se a lista for pequena e não voltar, montar o processo pode não valer a pena. A medida é simples: o tempo manual tem de ser claramente maior do que o da preparação, e o trabalho tem de se repetir. Desenvolvemos estes critérios em Que trabalhos se prestam à automatização e quais não?

Em resumo

Lançar em massa uma lista de milhares de linhas é possível na maioria dos casos. O que decide o resultado é limpar os dados antes, verificar o resultado de cada linha e poder retomar sem recomeçar. Quando o Excel deixa de chegar foi tratado em Quando se passa do Excel para uma aplicação?

Perguntas frequentes

O que acontece se o sistema não tiver carregamento em massa?

Então a ferramenta faz pelo ecrã o mesmo que uma pessoa faria: preenche os campos, grava, lê o resultado e passa à linha seguinte. Essa via tem de respeitar os termos de utilização e os limites de ritmo do sistema; não serve para todos.

Se a execução parar a meio, recomeça do zero?

Não. O estado de cada linha (gravada, com erro, ignorada) é registado em separado. A execução continua de onde parou e uma linha já gravada não é lançada duas vezes.

O que acontece às linhas com erro?

Uma linha com erro não é enviada ao sistema; é listada num ficheiro à parte com o motivo. As linhas corrigidas seguem numa segunda passagem. Assim o erro não se espalha dentro do sistema.