Quais tarefas são adequadas para automação e quais não são?

Quando perguntamos a uma empresa «quais tarefas se repetem no seu dia a dia?», a lista costuma sair longa: preparar orçamentos, mandar e-mail para fornecedores, lançar uma lista num sistema, o relatório mensal, tirar informações de documentos. Mas nem toda tarefa da lista é igualmente adequada para automação. Algumas viram ferramenta em poucos dias; outras exigem primeiro que o próprio trabalho seja organizado.

Este artigo é para você olhar para o seu próprio trabalho e responder à pergunta «isso pode virar uma ferramenta?». A escolha entre um pacote pronto e uma ferramenta feita para a sua empresa tratamos à parte no artigo Pacote pronto ou software sob medida?

Três critérios: repetição, regra, dados digitais

1. A tarefa se repete com frequência?

Encomendar uma ferramenta para uma tarefa feita uma vez por ano, que leva meio dia, geralmente não compensa. Já a tarefa feita todo dia ou toda semana, que passa sempre pelos mesmos passos, é a primeira candidata. A medida é simples: quantas horas, no total, essa tarefa consome por mês? Quanto mais horas, mais a ferramenta vale.

2. As regras podem ser colocadas no papel?

Se a pessoa que faz a tarefa consegue escrever os passos, a tarefa se baseia em regras: «Se o valor desta coluna passar de 100, coloque nesta lista; se não, naquela». Se entre os passos aparece com frequência «aí eu olho o cliente e decido conforme o caso», a tarefa está cheia de decisões. A parte que decide fica com as pessoas; a parte que pode ser amarrada a uma regra passa para a ferramenta.

3. Os dados já estão em formato digital?

A ferramenta trabalha com os dados que consegue ler. Se a informação está no Excel, num e-mail, num PDF ou num sistema, o trabalho fica mais fácil. Se está em pastas de papel ou na memória de uma única pessoa, primeiro é preciso digitalizar os dados. Mesmo documentos escaneados já estão um passo à frente nesse sentido: com leitura assistida por IA, centenas de documentos podem ser passados para uma única planilha. Explicamos passo a passo como isso funciona na página Documentos para planilha.

Exemplos de tarefas adequadas

• Lançar uma lista num sistema. Digitar uma a uma milhares de linhas num sistema oficial ou num programa interno. A regra é clara, os dados são digitais, a repetição é alta. A Entrada de dados em lote é o exemplo típico desse tipo de trabalho.
• Limpar cadastros duplicados. Encontrar cinco grafias diferentes do mesmo cliente. A regra de correspondência pode ser escrita; a decisão de excluir fica com uma pessoa. Veja Limpeza de cadastros.
• Gerar orçamentos e relatórios. Você escolhe o cliente e o produto, e o documento sai sempre no mesmo formato.
• E-mails de lembrete. Um lembrete personalizado, em intervalos definidos, para o fornecedor que não responde.

Tarefas que não são adequadas ou que exigem preparação antes

• Tarefas que exigem uma decisão diferente a cada vez. Dar um desconto especial a um cliente, decidir como resolver uma reclamação. Aqui a ferramenta pode reunir as informações e colocá-las na sua frente, mas não pode tomar a decisão.
• Tarefas com mais exceções do que regras. Se metade dos passos começa com «mas com este cliente é diferente», primeiro é preciso simplificar o próprio trabalho. Senão, a ferramenta para a cada exceção.
• Tarefas com dados espalhados ou inconsistentes. Se a mesma informação está em três arquivos, em três formatos diferentes, a primeira etapa da automação é reunir os dados num só lugar.
• Tarefas muito raras. Para uma tarefa feita uma vez por ano, um checklist bem escrito muitas vezes basta.

Uma tabela rápida de diagnóstico

Um erro comum: começar pela tarefa mais difícil

As empresas costumam querer começar a automação pela tarefa de que mais reclamam. É um desejo compreensível; mas a tarefa de que mais se reclama costuma ser a mais complexa: cheia de decisões, cheia de exceções, envolvendo mais de um setor. Quando a primeira ferramenta é feita para uma tarefa assim, o projeto se arrasta, as expectativas caem e a equipe conclui que «isso não é para nós».

Um começo melhor é uma tarefa pequena que atenda com folga aos três critérios. Por exemplo, uma entrada de dados que toma meio dia de uma pessoa toda semana. Uma tarefa assim vira ferramenta em poucas semanas, as horas economizadas ficam visíveis e a equipe aprende a usar a ferramenta. Na segunda tarefa, os dados já estão mais organizados e a equipe já sabe o que é possível.

E há a questão da medição. Antes de implantar a ferramenta, anote quanto tempo a tarefa leva hoje: quantas horas por semana, quantas pessoas, quantas correções de erro por mês. Sem esses números, fica difícil mostrar o que mudou depois que a ferramenta começa a funcionar.

Antes de transformar uma tarefa em ferramenta

Se você encontrou uma tarefa candidata, preparar três coisas antes da conversa encurta o processo: os passos atuais da tarefa (quem, a partir de qual arquivo, para onde), um arquivo de entrada de exemplo e um exemplo do resultado que deve sair. Com essas três coisas na mesa, o que a ferramenta vai fazer fica claro já na primeira reunião. Quando o Excel deixa de bastar, tratamos à parte no artigo Quando a planilha deixa de bastar?

Em resumo

A tarefa adequada para automação é a que se repete com frequência, cujas regras podem ser escritas e cujos dados são digitais. Decisões, exceções e dados espalhados deixam essa parte da tarefa com as pessoas ou exigem preparação antes. Você pode ver como funcionam as ferramentas que fizemos para empresas de diferentes setores na página Nossos projetos.

Perguntas frequentes

Qual é o jeito mais rápido de saber se uma tarefa pode ser automatizada?

Peça à pessoa que faz a tarefa para escrevê-la passo a passo, como se estivesse explicando a alguém recém-chegado. Se os passos cabem em meia página e a frase «depende, eu dou uma olhada» aparece pouco, a tarefa muito provavelmente é adequada.

Nossos dados estão no Excel, mas bagunçados. Mesmo assim dá para automatizar?

Na maioria das vezes, sim, mas o primeiro passo é organizar os dados: a mesma informação na mesma coluna, no mesmo formato. Essa organização costuma trazer tanto benefício quanto a própria automação.

A automação tira o trabalho das pessoas por completo?

Em geral, não. A parte repetitiva passa para a ferramenta; conferência, aprovação e exceções continuam com as pessoas. Uma ferramenta bem construída libera o tempo de cada um para a parte que exige decisão.