Welche Aufgaben eignen sich für die Automatisierung und welche nicht?

Wenn wir ein Unternehmen fragen: „Welche Ihrer Aufgaben wiederholen sich?“, wird die Liste meist lang: Angebote erstellen, Lieferanten anschreiben, eine Liste in ein System eingeben, der Monatsbericht, Informationen aus Dokumenten herausziehen. Doch nicht jede Aufgabe auf dieser Liste eignet sich gleich gut für die Automatisierung. Manche werden in wenigen Tagen zu einem Werkzeug, bei anderen muss zuerst die Arbeit selbst geordnet werden.

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, auf Ihre eigene Arbeit zu schauen und die Frage „Lässt sich daraus ein Werkzeug machen?“ zu beantworten. Die Wahl zwischen einer Standardlösung und einem Werkzeug speziell für Ihr Unternehmen behandeln wir gesondert im Artikel Standardlösung oder Eigenentwicklung?

Drei Kriterien: Wiederholung, Regel, digitale Daten

1. Wiederholt sich die Aufgabe häufig?

Für eine Aufgabe, die einmal im Jahr anfällt und einen halben Tag dauert, rechnet sich ein eigenes Werkzeug meist nicht. Eine Aufgabe, die jeden Tag oder jede Woche anfällt und jedes Mal dieselben Schritte durchläuft, ist dagegen der erste Kandidat. Der Maßstab ist einfach: Wie viele Stunden fließen im Monat insgesamt in diese Aufgabe? Je mehr Stunden, desto mehr ist das Werkzeug wert.

2. Lassen sich die Regeln aufschreiben?

Kann die Person, die die Aufgabe erledigt, die Schritte aufschreiben, beruht die Aufgabe auf Regeln: „Liegt der Wert in dieser Spalte über 100, kommt er auf diese Liste, sonst auf jene.“ Taucht zwischen den Schritten oft ein „dann schaue ich mir den Kunden an und entscheide je nach Fall“ auf, steckt die Aufgabe voller Entscheidungen. Der Teil, der entscheidet, bleibt beim Menschen; der Teil, der sich in eine Regel fassen lässt, geht an das Werkzeug.

3. Liegen die Daten bereits digital vor?

Ein Werkzeug arbeitet mit den Daten, die es lesen kann. Liegen die Informationen in Excel, in einer E-Mail, in einem PDF oder in einem System, wird es einfacher. Stecken sie in Papierordnern oder im Gedächtnis einer einzelnen Person, müssen die Daten zuerst digitalisiert werden. Selbst gescannte Dokumente sind in dieser Hinsicht einen Schritt weiter: Mit KI-gestütztem Auslesen lassen sich Hunderte Dokumente in eine einzige Tabelle übertragen. Wie das funktioniert, beschreiben wir Schritt für Schritt auf der Seite Dokumente zu Tabellen.

Beispiele für geeignete Aufgaben

• Eine Liste in ein System eingeben. Eine Liste mit Tausenden Zeilen einzeln in ein Behördensystem oder ein internes Programm eintippen. Die Regel ist klar, die Daten sind digital, die Wiederholung ist hoch. Die Massen-Dateneingabe ist ein typisches Beispiel dafür.
• Doppelte Datensätze bereinigen. Fünf verschiedene Schreibweisen desselben Kunden finden. Die Abgleichregel lässt sich aufschreiben; die Entscheidung zum Löschen bleibt beim Menschen. Siehe Dubletten-Bereinigung.
• Angebote und Berichte erstellen. Kunde und Produkt werden ausgewählt, das Dokument kommt immer im gleichen Aufbau heraus.
• Erinnerungs-E-Mails. Eine persönliche Erinnerung in festen Abständen an den Lieferanten, der nicht antwortet.

Ungeeignete Aufgaben und solche, die erst Vorbereitung brauchen

• Aufgaben, die jedes Mal eine andere Entscheidung verlangen. Einem bestimmten Kunden einen Sonderrabatt geben, entscheiden, wie eine Beschwerde gelöst wird. Das Werkzeug kann hier Informationen sammeln und Ihnen vorlegen, die Entscheidung treffen kann es nicht.
• Aufgaben mit mehr Ausnahmen als Regeln. Beginnt die Hälfte der Schritte mit „aber bei diesem Kunden ist es anders“, muss zuerst die Arbeit selbst vereinfacht werden. Sonst bleibt das Werkzeug bei jeder Ausnahme stehen.
• Aufgaben mit verstreuten oder widersprüchlichen Daten. Liegt dieselbe Information in drei Dateien in drei verschiedenen Formaten, besteht der erste Schritt der Automatisierung darin, die Daten an einem Ort zusammenzuführen.
• Sehr seltene Aufgaben. Für eine Aufgabe, die einmal im Jahr anfällt, reicht oft eine gut geschriebene Checkliste.

Eine kurze Diagnosetabelle

Ein häufiger Fehler: mit der schwierigsten Aufgabe beginnen

Unternehmen möchten mit der Automatisierung meist bei der Aufgabe anfangen, über die sie am meisten klagen. Das ist verständlich; doch die Aufgabe, über die am meisten geklagt wird, ist oft die komplexeste: voller Entscheidungen, voller Ausnahmen, mit mehreren beteiligten Abteilungen. Wird das erste Werkzeug für eine solche Aufgabe gebaut, zieht sich das Projekt in die Länge, die Erwartungen sinken und das Team kommt zu dem Schluss: „So etwas ist nichts für uns.“

Ein besserer Anfang ist eine kleine Aufgabe, die alle drei Kriterien mühelos erfüllt. Zum Beispiel eine Dateneingabe, die jede Woche einen halben Arbeitstag einer Person kostet. Eine solche Aufgabe wird in wenigen Wochen zum Werkzeug, die gesparten Stunden werden sichtbar, und das Team lernt, mit dem Werkzeug umzugehen. Bei der zweiten Aufgabe sind die Daten dann schon geordneter, und das Team weiß, was möglich ist.

Dazu kommt die Frage der Messung. Halten Sie vor der Einführung des Werkzeugs fest, wie lange die Aufgabe heute dauert: wie viele Stunden pro Woche, wie viele Personen, wie viele Fehlerkorrekturen im Monat. Ohne diese Zahlen lässt sich schwer zeigen, was sich verändert hat, sobald das Werkzeug läuft.

Bevor aus einer Aufgabe ein Werkzeug wird

Haben Sie eine geeignete Aufgabe gefunden, verkürzt es den Prozess, wenn Sie vor dem Gespräch drei Dinge vorbereiten: die heutigen Schritte der Aufgabe (wer, aus welcher Datei, wohin), eine Beispiel-Eingabedatei und ein Beispiel für das Ergebnis, das herauskommen soll. Liegen diese drei auf dem Tisch, ist schon im ersten Gespräch klar, was das Werkzeug tun soll. Wann Excel nicht mehr ausreicht, behandeln wir gesondert im Artikel Wann reicht Excel nicht mehr aus?

Kurz gesagt

Für die Automatisierung eignet sich eine Aufgabe, die sich häufig wiederholt, deren Regeln sich aufschreiben lassen und deren Daten digital vorliegen. Entscheidungen, Ausnahmen und verstreute Daten lassen diesen Teil der Aufgabe beim Menschen oder verlangen zuerst Vorbereitung. Wie die Werkzeuge funktionieren, die wir für Unternehmen aus verschiedenen Branchen gebaut haben, sehen Sie auf der Seite Projekte.

Häufig gestellte Fragen

Wie erkenne ich am schnellsten, ob sich eine Aufgabe für die Automatisierung eignet?

Bitten Sie die Person, die sie erledigt, die Aufgabe Schritt für Schritt aufzuschreiben, als würde sie sie einer neuen Kollegin erklären. Passen die Schritte auf eine halbe Seite und kommt der Satz „Da schaue ich je nach Fall“ selten vor, eignet sich die Aufgabe sehr wahrscheinlich.

Unsere Daten liegen in Excel, aber ungeordnet. Ist Automatisierung trotzdem möglich?

Meistens ja, doch der erste Schritt ist, die Daten zu ordnen: dieselbe Information in derselben Spalte, im selben Format. Dieser Schritt bringt oft genauso viel wie die Automatisierung selbst.

Nimmt die Automatisierung den Menschen die Arbeit ganz ab?

In der Regel nicht. Der wiederkehrende Teil geht an das Werkzeug; Kontrolle, Freigabe und Ausnahmen bleiben beim Menschen. Ein gut gebautes Werkzeug verschafft der Person Zeit für den Teil, der Entscheidungen verlangt.