¿Qué tareas se prestan a la automatización y cuáles no?

Cuando preguntamos a una empresa «¿qué tareas se repiten en su día a día?», la lista suele salir larga: preparar presupuestos, escribir a proveedores, cargar una lista en un sistema, el informe mensual, extraer información de documentos. Pero no todas las tareas de la lista se prestan igual a la automatización. Algunas se convierten en una herramienta en pocos días; otras exigen primero poner orden en el propio trabajo.

Este artículo es para que usted mire su propio trabajo y responda a la pregunta «¿esto se puede convertir en una herramienta?». La elección entre un paquete cerrado y una herramienta hecha para su empresa la tratamos aparte en el artículo ¿Paquete cerrado o software a medida?

Tres criterios: repetición, reglas, datos digitales

1. ¿La tarea se repite a menudo?

Encargar una herramienta para una tarea que se hace una vez al año y lleva medio día no suele compensar. En cambio, la tarea que se hace cada día o cada semana, y que pasa siempre por los mismos pasos, es la primera candidata. La medida es sencilla: ¿cuántas horas en total se van en esta tarea cada mes? Cuantas más horas, más vale la herramienta.

2. ¿Sus reglas se pueden poner por escrito?

Si la persona que hace la tarea puede escribir los pasos, la tarea se basa en reglas: «Si el valor de esta columna supera 100, añádelo a esta lista; si no, a esa otra». Si entre los pasos aparece a menudo «entonces miro el cliente y decido según el caso», la tarea está llena de decisiones. La parte que decide queda en manos de las personas; la parte que se puede atar a una regla pasa a la herramienta.

3. ¿Los datos ya son digitales?

Una herramienta trabaja con los datos que puede leer. Si la información está en Excel, en un correo, en un PDF o en un sistema, todo es más fácil. Si está en carpetas de papel o en la memoria de una sola persona, primero hay que digitalizar los datos. Incluso los documentos escaneados van un paso por delante en este sentido: con lectura asistida por IA, cientos de documentos se pueden volcar en una sola tabla. Explicamos paso a paso cómo funciona en la página De documentos a tabla.

Ejemplos de tareas adecuadas

• Cargar una lista en un sistema. Introducir una a una miles de filas en un sistema oficial o en un programa interno. La regla es clara, los datos son digitales, la repetición es alta. La Carga masiva de datos es el ejemplo típico de este tipo de trabajo.
• Limpiar registros duplicados. Encontrar cinco formas distintas de escribir el mismo cliente. La regla de coincidencia se puede escribir; la decisión de borrar se deja a una persona. Vea Limpieza de registros.
• Generar presupuestos e informes. Se elige el cliente y el producto, y el documento sale siempre con el mismo formato.
• Correos de recordatorio. Un recordatorio personalizado, a intervalos fijos, al proveedor que no responde.

Tareas que no se prestan, o que primero requieren preparación

• Tareas que exigen una decisión distinta cada vez. Hacer un descuento especial a un cliente concreto, decidir cómo resolver una queja. Aquí la herramienta puede reunir la información y ponérsela delante, pero no puede tomar la decisión.
• Tareas con más excepciones que reglas. Si la mitad de los pasos empieza con «pero con este cliente es distinto», primero hay que simplificar el propio trabajo. Si no, la herramienta se detiene en cada excepción.
• Tareas con datos dispersos o incoherentes. Si la misma información está en tres archivos con tres formatos distintos, la primera fase de la automatización es reunir los datos en un solo lugar.
• Tareas muy poco frecuentes. Para una tarea que se hace una vez al año, una lista de comprobación bien escrita suele ser suficiente.

Una breve tabla de diagnóstico

Un error frecuente: empezar por la tarea más difícil

Las empresas suelen querer empezar a automatizar por la tarea de la que más se quejan. Es un deseo comprensible; pero la tarea de la que más se quejan suele ser la más compleja: llena de decisiones, llena de excepciones y con varios departamentos implicados. Cuando la primera herramienta se hace para una tarea así, el proyecto se alarga, las expectativas bajan y el equipo concluye que «esto no es para nosotros».

Un mejor comienzo es una tarea pequeña que cumpla holgadamente los tres criterios. Por ejemplo, una carga de datos que cada semana le quita media jornada a una persona. Una tarea así se convierte en herramienta en pocas semanas, las horas ahorradas se hacen visibles y el equipo aprende a usar la herramienta. Para la segunda tarea, los datos ya están más ordenados y el equipo sabe qué es posible.

Además, está la cuestión de la medición. Antes de poner en marcha la herramienta, anote cuánto dura hoy la tarea: cuántas horas por semana, cuántas personas, cuántas correcciones de errores al mes. Sin esas cifras, cuesta demostrar qué ha cambiado una vez que la herramienta está funcionando.

Antes de convertir una tarea en herramienta

Si ha encontrado una tarea candidata, preparar tres cosas antes de hablar con nosotros acorta el proceso: los pasos actuales de la tarea (quién, desde qué archivo, hacia dónde), un archivo de entrada de ejemplo y un ejemplo del resultado que debe salir. Con estas tres cosas sobre la mesa, lo que hará la herramienta queda claro en la primera reunión. Cuándo deja de bastar Excel lo tratamos aparte en el artículo ¿Cuándo deja de bastar una hoja de cálculo?

En resumen

La tarea adecuada para automatizar es la que se repite a menudo, cuyas reglas se pueden escribir y cuyos datos son digitales. Las decisiones, las excepciones y los datos dispersos dejan esa parte de la tarea en manos de las personas o exigen antes una preparación. Puede ver cómo funcionan las herramientas que hemos hecho para empresas de distintos sectores en la página Nuestro trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más rápida de saber si una tarea se puede automatizar?

Pida a la persona que la hace que la escriba paso a paso, como si se la explicara a alguien recién incorporado. Si los pasos caben en media página y la frase «según el caso, ya lo miro» aparece poco, lo más probable es que la tarea sea adecuada.

Nuestros datos están en Excel, pero desordenados. ¿Aun así se puede automatizar?

Casi siempre sí, pero lo primero es ordenar los datos: que la misma información esté en la misma columna y con el mismo formato. Ese paso de orden suele aportar tanto como la propia automatización.

¿La automatización les quita el trabajo por completo a las personas?

Por lo general, no. La parte repetitiva pasa a la herramienta; el control, la aprobación y las excepciones siguen en manos de las personas. Una herramienta bien construida libera el tiempo de cada persona para la parte que exige decisiones.