Hangi işler otomatikleşmeye uygun, hangileri değil?

Bir firmaya “hangi işiniz tekrar ediyor?” diye sorduğumuzda liste genellikle uzun çıkıyor: teklif hazırlamak, tedarikçiye e-posta atmak, listeyi bir sisteme girmek, aylık rapor, belgeden bilgi çıkarmak. Ama listedeki her iş otomatikleşmeye aynı ölçüde uygun değil. Bazıları birkaç günde araca dönüşüyor, bazıları ise önce işin kendisinin düzenlenmesini gerektiriyor.

Bu yazı, kendi işinize bakıp “bu araca dönüşür mü?” sorusunu cevaplamanız için. Hazır paket ile firmaya özel araç arasındaki seçimi ayrıca Hazır paket mi, size özel yazılım mı? yazısında anlattık.

Üç ölçüt: tekrar, kural, dijital veri

1. İş sık tekrar ediyor mu?

Yılda bir kez yapılan ve yarım gün süren bir iş için araç yazdırmak genellikle kendini ödemez. Her gün ya da her hafta yapılan, her seferinde aynı adımlardan geçen iş ise ilk adaydır. Ölçü basit: bu işe ayda toplam kaç saat gidiyor? Saat arttıkça aracın değeri artar.

2. Kuralı yazıya dökülebiliyor mu?

İşi yapan kişi adımları yazabiliyorsa iş kurala dayanıyor demektir: “Bu sütundaki değer 100'ün üstündeyse şu listeye ekle, değilse şuna.” Adımların arasında sık sık “o zaman müşteriye bakarım, duruma göre karar veririm” geçiyorsa iş kararla dolu demektir. Karar veren kısım insanda kalır; kurala bağlanabilen kısım araca geçer.

3. Veri zaten dijital mi?

Araç, okuyabildiği veriyle çalışır. Bilgi Excel'de, bir e-postada, bir PDF'te ya da bir sistemde duruyorsa iş kolaylaşır. Bilgi kâğıt klasörlerde ya da bir kişinin hafızasındaysa, önce verinin dijitale geçmesi gerekir. Taranmış belgeler bile bu açıdan bir adım ileridir; yapay zekâ destekli okuma ile yüzlerce belge tek tabloya dökülebilir. Bunun nasıl işlediğini Belgeden tabloya sayfasında adım adım anlattık.

Uygun işlere örnekler

• Listeyi bir sisteme girmek. Binlerce satırlık bir listeyi bir resmî sisteme ya da şirket içi programa tek tek girmek. Kural belli, veri dijital, tekrar yüksek. Toplu veri girişi bu tür işin tipik örneği.
• Mükerrer kayıt temizliği. Aynı müşterinin beş farklı yazımını bulmak. Eşleştirme kuralı yazılabilir; silme kararı insana bırakılır. Bkz. Kayıt temizliği.
• Teklif ve rapor üretmek. Müşteri ve ürün seçilir, belge aynı düzende çıkar.
• Hatırlatma e-postaları. Cevap vermeyen tedarikçiye belirli aralıkla kişiye özel hatırlatma.

Uygun olmayan ya da önce hazırlık gerektiren işler

• Her seferinde farklı karar gerektiren işler. Bir müşteriye özel indirim vermek, bir şikâyeti nasıl çözeceğine karar vermek. Araç burada bilgi toplayıp önünüze koyabilir, kararı veremez.
• İstisnası kuralından çok olan işler. Adımların yarısı “ama bu müşteride farklı” ile başlıyorsa, önce işin kendisinin sadeleşmesi gerekir. Aksi hâlde araç her istisnada durur.
• Verisi dağınık ya da tutarsız işler. Aynı bilgi üç dosyada üç farklı biçimde duruyorsa, otomasyonun ilk aşaması verinin tek yerde toplanmasıdır.
• Çok seyrek yapılan işler. Yılda bir kez yapılan iş için iyi yazılmış bir kontrol listesi çoğu zaman yeterlidir.

Kısa bir teşhis tablosu

Sık yapılan hata: en zor işle başlamak

Firmalar otomasyona genellikle en çok şikâyet ettikleri işle başlamak ister. Anlaşılır bir istek; ama en çok şikâyet edilen iş çoğu zaman en karmaşık olanıdır: kararla dolu, istisnası bol, birden fazla birimi ilgilendiren iş. İlk araç böyle bir işe yazılınca proje uzar, beklenti düşer ve ekip “bu işler bize göre değil” sonucuna varır.

Daha iyi bir başlangıç, ölçütlerin üçünü de rahatça karşılayan küçük bir iştir. Örneğin her hafta bir kişinin yarım gününü alan bir veri girişi. Bu iş birkaç haftada araca dönüşür, kazanılan saat görünür olur ve ekip aracı kullanmayı öğrenir. İkinci iş için hem veri daha düzenli, hem de ekip neyin mümkün olduğunu bilir hâle gelmiştir.

Bir de ölçüm meselesi var. Aracı kurmadan önce işin bugün ne kadar sürdüğünü not edin: haftada kaç saat, kaç kişi, ayda kaç hata düzeltmesi. Bu rakamlar olmadan, araç çalışmaya başladıktan sonra neyin değiştiğini göstermek zorlaşır.

İşi araca dönüştürmeden önce

Aday bir iş bulduysanız, konuşmaya gelmeden önce üç şeyi hazırlamak süreci kısaltır: işin bugünkü adımları (kim, hangi dosyadan, nereye), örnek bir girdi dosyası ve çıkması gereken sonucun bir örneği. Bu üçü masadaysa, aracın ne yapacağı ilk görüşmede netleşir. Excel'in ne zaman yetmediğini ayrıca Excel'den uygulamaya ne zaman geçilir? yazısında ele aldık.

Kısacası

Otomatikleşmeye uygun iş sık tekrar eden, kuralı yazılabilen ve verisi dijital olan iştir. Karar, istisna ve dağınık veri işin o kısmını insanda bırakır ya da önce hazırlık ister. Farklı sektörlerden firmalar için yazdığımız araçların nasıl çalıştığını Yaptıklarımız sayfasında görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Bir işin otomatikleşmeye uygun olduğunu en hızlı nasıl anlarım?

İşi yapan kişiden, işi yeni gelen birine anlatır gibi adım adım yazmasını isteyin. Adımlar yarım sayfaya sığıyor ve “duruma göre bakarım” cümlesi az geçiyorsa iş büyük ihtimalle uygundur.

Verimiz Excel'de ama düzensiz. Yine de otomasyon mümkün mü?

Çoğu zaman evet, ama ilk iş verinin düzenlenmesidir: aynı bilginin aynı sütunda, aynı biçimde durması. Düzenleme adımı çoğu zaman otomasyonun kendisi kadar fayda sağlar.

Otomasyon işi tamamen insandan alır mı?

Genellikle hayır. Tekrar eden kısım araca geçer; kontrol, onay ve istisnalar insanda kalır. İyi kurulmuş bir araç, kişinin zamanını karar gerektiren kısma ayırır.