Hazır paket mi, size özel mi?

Bu soru genelde yanlış yerden sorulur: “hangisi daha ucuz?” Fiyat etiketleri karşılaştırıldığında hazır paket her zaman ucuz görünür. Gerçek maliyet ise ikinci yılda ortaya çıkar.

Ayrım noktası: iş ne kadar size özgü?

Basit bir ölçü var. Yapacağınız işi anlatın ve şunu sorun: “Bu işi sektördeki herkes hemen hemen aynı şekilde mi yapıyor?”

• Evet ise — muhasebe, e-posta, takvim, web sitesi, randevu — hazır paket alın. Binlerce firmanın parasıyla geliştirilmiş bir ürünü tek başınıza yazdırmanın anlamı yok.
• Hayır ise — kendi hesap yönteminiz, kendi onay akışınız, kendi müşteri formatınız — hazır paket size uymaz. Uydurmaya çalışmak, genellikle yazdırmaktan pahalıya gelir.

Hazır paketin görünmeyen maliyeti

Hazır yazılım size bir çalışma biçimi dayatır. Sizinki ona uymuyorsa üç şeyden biri olur, üçü de maliyetlidir:

• Süreci yazılıma uydurursunuz. Bazen iyidir — dağınık bir süreci düzeltir. Bazen de sizi rakiplerinizden ayıran şeyi kaybettirir.
• Modül eklersiniz. Her modül aylık ücret, üstelik ihtiyacınız olan tek özellik için çoğu zaman bir paket satın alırsınız.
• Açığı Excel'le kapatırsınız. En sık olan bu: yazılım bir yanda, gerçek iş yine tablolarda. İki sistem birden beslemek, tek sistemden pahalıdır.

Özel yazılımın görünmeyen maliyeti

Dürüst olmak gerekirse özel yazılımın da bedeli var ve satıcılar bunu pek anlatmaz:

• Bakım sizindir. Mevzuat değişir, kullandığınız servisin arayüzü değişir, sunucu güncellenir. Kimse bakmazsa araç bir gün sessizce durur.
• Yazana bağımlılık. Kod sizde değilse ya da kimse okuyamıyorsa, tek bir kişiye bağlısınız demektir.
• Baştan tam tarif edilemez. İlk sürüm çoğu zaman istenenin yarısıdır; gerçek ihtiyaç kullanırken netleşir.

Bu üçünün de çözümü var: kodun ve verinin size teslim edilmesi, bakımın yazılı olması, işe küçük bir parçayla başlanması. Ama teklif aşamasında sorulmazsa sonra konuşulmuyor.

Pratikte çoğu firma ikisini birden kullanıyor

Gerçek hayatta bu bir “ya o ya bu” seçimi olmuyor. Sık görülen düzen şu: standart işler hazır paketlerle (web sitesi, randevu, e-posta), firmaya özgü tek bir zor iş özel yazılımla.

Karar için üç soru

1. Bu işi sektörde herkes aynı şekilde mi yapıyor? Evetse hazır paket.
2. Hazır pakete uymak için süreci değiştirirsem ne kaybederim? Kaybedeceğim şey müşteriye yansıyorsa özel.
3. İki yıl sonra vazgeçersem elimde ne kalır? Cevabı belirsizse, hangisi olursa olsun sözleşmeyi düzeltin.