Teklif hazırlamak neden bu kadar uzun sürüyor?

Bir teklifi yazmak on dakika sürer. Buna rağmen birçok firmada teklif hazırlamak yarım güne yayılır. Arada kaybolan zaman teklifin kendisinde değil, teklifin çevresindeki işlerdedir.

Süreyi yiyen adımlar

• Fiyatı aramak. Güncel fiyat kimdedir? Bir Excel'de mi, bir e-postada mı, yoksa satış müdürünün aklında mı? Çoğu zaman üçü birden, ve üçü birbirini tutmaz.
• Eski teklifi kopyalamak. Benzer bir teklif bulunur, üzerine yazılır. Bu yol hızlı görünür ama eski müşterinin adı, eski tarih ya da eski fiyat dosyada kalır.
• Biçimi yeniden kurmak. Logo, tablo hizası, para birimi, sayfa sonu. Her teklif biraz farklı görünür.
• Hesabı elle yapmak. İskonto, KDV, nakliye, toplam. Elle yazılan her rakam bir hata adayıdır.
• Onay beklemek. Teklif gönderilmeden önce birine gösterilir; o kişi meşgulse teklif orada bekler.
• Arkasından gitmek. Teklif gönderilir ve unutulur. Takip edilmeyen teklif, hazırlanmamış teklifle aynı yere düşer.

Şablon neden yetmiyor?

Şablon görünümü sabitler, kararı sabitlemez. Bir teklifin hazırlanma süresi büyük ölçüde şu üç soruya harcanır: hangi kalemler girecek, fiyat ne olacak, iskonto kaç olacak? Bu soruların cevabı yazılı bir kurala bağlanmadıkça her teklif yeniden düşünülür. Kişi değiştiğinde de cevap değişir; aynı müşteriye iki farklı fiyat gider.

Teklifin tek tıkla çıkması için dört şart

• Ürün ve fiyat listesi tek yerde. Tek bir liste, tek bir güncel sürüm. Fiyat değiştiğinde tek yerden değişir.
• Kurallar yazılı. Müşteri grubuna, adede ve ödeme biçimine göre iskonto kuralları tanımlanır. İstisna elle girilir, kural kendiliğinden işler.
• Sabit bir belge düzeni. Logo, başlık, kalem tablosu, toplam, geçerlilik süresi ve koşullar hep aynı yerde. Belge her seferinde aynı düzende çıkar.
• Numara ve arşiv. Her teklif sırayla numaralanır ve saklanır. Müşteriye daha önce ne verildiği dosya aramadan görülür.

Bu dördü kurulduğunda teklif hazırlamak, kalemleri seçip müşteriyi işaretlemeye iner. Hesap kendiliğinden yapılır, belge logolu çıkar. Aynı yapı proforma, servis formu ve aylık rapor için de çalışır; ayrıntısı Rapor ve teklif otomasyonu sayfasında.

Rapor tarafı da aynı işi yapar

Aylık raporlar çoğu firmada teklifle aynı derde düşer: veriler Excel'den kopyalanır, grafikler elle çizilir, her ay biçim biraz kayar. Oysa rapor da girdisi belli, çıktısı belli bir belgedir. Dosya yüklenir, sütunlar bir kez eşleştirilir, rapor her ay aynı düzende çıkar. Böylece geçen ayın raporuyla bu ayınki yan yana karşılaştırılabilir hâle gelir.

Ne zaman kendini ödemez?

Ayda üç teklif hazırlayan bir firma için bu kurulum aceleye gerek duymaz. Ama günde birkaç teklif çıkıyorsa, ya da teklif hatası yüzünden daha önce zarar edildiyse hesap hızla değişir. Karar ölçütlerini Hangi işler otomatikleşmeye uygun, hangileri değil? yazısında topladık.

Kısacası

Teklif hazırlamak, teklifi yazmak değildir; fiyatı bulmak, kuralı hatırlamak ve belgeyi kurmaktır. Bu üçü bir kez düzene girdiğinde süre dakikalara iner ve her teklif aynı standartta çıkar.

Sık sorulan sorular

Word şablonu kullanıyoruz, yine de uzun sürüyor. Neden?

Şablon yalnızca görünümü çözer. Süre çoğunlukla fiyatın nereden alınacağı, iskontonun nasıl uygulanacağı ve hangi kalemin ekleneceği kararlarında geçer. Bunlar yazılı değilse her teklif yeniden düşünülür.

Fiyatlarımız müşteriye göre değişiyor. Bu otomatikleşir mi?

Evet, kural yazılabildiği sürece. “Şu müşteri grubuna yüzde şu kadar iskonto, şu adetin üstünde şu fiyat” gibi kurallar araca tanımlanır. İstisnayı yine siz verirsiniz; araç geri kalanını hesaplar.

Teklif numarası ve arşiv ne olacak?

Numara sırayla ve boşluksuz verilir, her teklif kendi numarasıyla saklanır. Böylece “bu müşteriye geçen sefer ne vermiştik” sorusu dosya aramadan cevaplanır.