Quelles tâches se prêtent à l'automatisation, et lesquelles non ?

Quand nous demandons à une entreprise « quelles tâches se répètent chez vous ? », la liste est généralement longue : préparer des devis, écrire aux fournisseurs, saisir une liste dans un système, le rapport mensuel, extraire des informations de documents. Mais toutes les tâches de la liste ne se prêtent pas autant à l'automatisation. Certaines deviennent un outil en quelques jours ; d'autres demandent d'abord de remettre de l'ordre dans le travail lui-même.

Cet article vous aide à regarder votre propre travail et à répondre à la question « cela peut-il devenir un outil ? ». Le choix entre une solution toute faite et un outil conçu pour votre entreprise est traité à part dans l'article Solution toute faite ou logiciel sur mesure ?

Trois critères : répétition, règles, données numériques

1. La tâche se répète-t-elle souvent ?

Faire développer un outil pour une tâche réalisée une fois par an et qui prend une demi-journée n'est généralement pas rentable. En revanche, une tâche réalisée chaque jour ou chaque semaine, qui passe à chaque fois par les mêmes étapes, est la première candidate. La mesure est simple : combien d'heures au total cette tâche prend-elle chaque mois ? Plus il y a d'heures, plus l'outil a de valeur.

2. Ses règles peuvent-elles être mises par écrit ?

Si la personne qui réalise la tâche peut en écrire les étapes, la tâche repose sur des règles : « Si la valeur de cette colonne dépasse 100, ajoute-la à cette liste, sinon à l'autre. » Si les étapes sont souvent entrecoupées de « là, je regarde le client et je décide selon le cas », la tâche est pleine de décisions. La partie qui décide reste à l'humain ; la partie qui peut être ramenée à une règle passe à l'outil.

3. Les données sont-elles déjà numériques ?

Un outil travaille avec les données qu'il peut lire. Si l'information se trouve dans Excel, dans un e-mail, dans un PDF ou dans un système, la tâche est plus simple. Si elle se trouve dans des classeurs papier ou dans la mémoire d'une seule personne, il faut d'abord numériser les données. Même des documents scannés ont une longueur d'avance à cet égard : grâce à la lecture assistée par IA, des centaines de documents peuvent être reportés dans un seul tableau. Nous expliquons étape par étape comment cela fonctionne sur la page Documents vers tableau.

Exemples de tâches qui s'y prêtent

• Saisir une liste dans un système. Entrer une à une des milliers de lignes dans un système administratif ou un logiciel interne. La règle est claire, les données sont numériques, la répétition est forte. La Saisie de données en masse est l'exemple type de ce genre de travail.
• Nettoyer les doublons. Retrouver cinq façons différentes d'écrire le même client. La règle de rapprochement peut être écrite ; la décision de supprimer revient à une personne. Voir Nettoyage des fiches.
• Produire des devis et des rapports. On choisit le client et le produit, et le document sort toujours avec la même mise en page.
• E-mails de relance. Une relance personnalisée, à intervalles réguliers, au fournisseur qui ne répond pas.

Les tâches qui ne s'y prêtent pas, ou qui demandent d'abord une préparation

• Les tâches qui demandent une décision différente à chaque fois. Accorder une remise particulière à un client, décider comment régler une réclamation. L'outil peut ici rassembler l'information et vous la présenter, mais il ne peut pas prendre la décision.
• Les tâches qui comptent plus d'exceptions que de règles. Si la moitié des étapes commence par « mais pour ce client, c'est différent », il faut d'abord simplifier le travail lui-même. Sinon, l'outil s'arrête à chaque exception.
• Les tâches aux données éparpillées ou incohérentes. Si la même information se trouve dans trois fichiers sous trois formats différents, la première étape de l'automatisation consiste à réunir les données en un seul endroit.
• Les tâches très rares. Pour une tâche réalisée une fois par an, une liste de contrôle bien rédigée suffit souvent.

Un petit tableau de diagnostic

Une erreur fréquente : commencer par la tâche la plus difficile

Les entreprises veulent généralement commencer l'automatisation par la tâche dont elles se plaignent le plus. C'est compréhensible ; mais la tâche dont on se plaint le plus est souvent la plus complexe : pleine de décisions, pleine d'exceptions, impliquant plusieurs services. Quand le premier outil est conçu pour une tâche de ce genre, le projet s'étire, les attentes baissent et l'équipe conclut que « ce genre de chose n'est pas pour nous ».

Un meilleur point de départ est une petite tâche qui remplit sans peine les trois critères. Par exemple, une saisie de données qui prend chaque semaine une demi-journée à une personne. Une tâche de ce type devient un outil en quelques semaines, les heures gagnées deviennent visibles et l'équipe apprend à se servir de l'outil. À la deuxième tâche, les données sont déjà mieux rangées et l'équipe sait ce qui est possible.

Reste la question de la mesure. Avant de mettre l'outil en place, notez combien de temps la tâche prend aujourd'hui : combien d'heures par semaine, combien de personnes, combien de corrections d'erreurs par mois. Sans ces chiffres, il devient difficile de montrer ce qui a changé une fois l'outil en service.

Avant de transformer une tâche en outil

Si vous avez trouvé une tâche candidate, préparer trois choses avant d'en parler avec nous raccourcit le processus : les étapes actuelles de la tâche (qui, à partir de quel fichier, vers où), un exemple de fichier d'entrée et un exemple du résultat attendu. Avec ces trois éléments sur la table, ce que fera l'outil devient clair dès le premier rendez-vous. Nous abordons à part le moment où Excel ne suffit plus dans l'article Quand un tableur ne suffit-il plus ?

En résumé

Une tâche qui se prête à l'automatisation se répète souvent, ses règles peuvent être écrites et ses données sont numériques. Les décisions, les exceptions et les données éparpillées laissent cette partie de la tâche à l'humain ou exigent d'abord une préparation. Vous pouvez voir comment fonctionnent les outils que nous avons conçus pour des entreprises de différents secteurs sur la page Nos réalisations.

Questions fréquentes

Comment savoir au plus vite si une tâche se prête à l'automatisation ?

Demandez à la personne qui la réalise de l'écrire étape par étape, comme si elle l'expliquait à un nouvel arrivant. Si les étapes tiennent sur une demi-page et que la phrase « je regarde selon le cas » revient rarement, la tâche s'y prête très probablement.

Nos données sont dans Excel, mais en désordre. L'automatisation reste-t-elle possible ?

Le plus souvent oui, mais la première étape consiste à mettre les données en ordre : la même information dans la même colonne, au même format. Cette remise en ordre apporte souvent autant que l'automatisation elle-même.

L'automatisation retire-t-elle complètement le travail aux personnes ?

En général, non. La partie répétitive passe à l'outil ; le contrôle, la validation et les exceptions restent aux personnes. Un outil bien conçu libère le temps de chacun pour la partie qui demande des décisions.