Quand Excel ne suffit-il plus ?

La plus grande partie du travail qui arrive chez nous commence par un fichier Excel, souvent bien fait : les formules tournent, les couleurs veulent dire quelque chose, quelqu'un y a mis des années. La question n'est pas « Excel est-il mauvais ?». La question est : ce fichier mène-t-il encore le travail, ou est-ce le travail qui mène désormais ce fichier ?

Cinq signes qu'il est temps de passer à autre chose

1. Personne ne sait quelle version fait foi

liste-final.xlsx, liste-final-v2.xlsx, liste-final-DEFINITIF.xlsx. Cela ressemble à un problème de rangement, mais n'en est pas un : c'est le problème de deux personnes qui ne peuvent pas travailler en même temps. Dans une application, il n'y a pas de « version qui fait foi », puisqu'il n'y a qu'un seul enregistrement.

2. Une seule personne comprend réellement le fichier

Si le travail s'arrête dès que la personne qui a monté les formules part en congé, vous avez déjà un logiciel : un logiciel sans documentation, sans tests, et qui tient à une seule personne. C'est l'un des risques silencieux d'une entreprise.

3. Vous reprenez les mêmes données d'un endroit pour les saisir ailleurs

L'export de la comptabilité, saisi à la main dans ce fichier ; le tableau qui en sort, saisi à la main dans un système officiel. Chaque recopie coûte du temps et invite l'erreur. C'est exactement le travail qui se prête à l'automatisation, et c'est là que se trouve d'ordinaire le gain le plus facile.

4. Vous ne repérez l'erreur qu'une fois le résultat faux

Excel ne vous empêche pas d'écrire une mauvaise valeur dans une cellule. Une application, si : du texte dans un champ de date, un négatif là où c'est impossible, un champ obligatoire vide. Attraper l'erreur à la saisie revient toujours moins cher que de l'attraper dans le rapport.

5. Une tâche est reportée mois après mois

L'inventaire, le récapitulatif annuel des quantités, la recherche d'enregistrements incomplets… Reportés non par mauvaise volonté, mais parce qu'à la main cela prend des jours. La fréquence des reports est le meilleur indicateur de l'intérêt d'automatiser une tâche.

Ce que passer à une application ne veut pas dire

Une crainte revient souvent : « si on abandonne Excel, il ne nous reste rien ». Passer à une application, ce n'est pas interdire les tableurs. Un outil bien conçu lit les données depuis Excel et les y renvoie au besoin. L'équipe continue de voir le tableau dont elle a l'habitude ; ce qui change, c'est qu'il n'est plus rempli à la main.

Dans la plupart de nos réalisations, le point de départ a été le fichier du client lui-même : l'outil qui verse les documents dans un tableau unique, celui qui sort l'inventaire annuel en un clic et celui qui complète les enregistrements incomplets à partir d'autres fichiers ont tous été bâtis sur une organisation Excel existante.

Par où commencer

Vouloir tout changer d'un coup est l'erreur la plus fréquente. Commencer par la seule tâche la plus répétitive et la plus agaçante donne de meilleurs résultats : elle est petite, donc vite terminée, le résultat se voit tout de suite et l'équipe prend confiance. Ensuite, le reste vient tout seul.