Какие задачи подходят для автоматизации, а какие нет?

Когда мы спрашиваем компанию: «Какие задачи у вас повторяются?», список обычно выходит длинным: подготовить коммерческое предложение, написать поставщику, внести список в систему, ежемесячный отчёт, извлечь данные из документа. Но не каждая задача из этого списка одинаково подходит для автоматизации. Одни превращаются в инструмент за несколько дней, другие сначала требуют навести порядок в самой задаче.

Эта статья поможет вам взглянуть на свою работу и ответить на вопрос «получится ли из этого инструмент?». О выборе между готовым пакетом и инструментом, сделанным под компанию, мы отдельно рассказали в статье Готовый пакет или своя программа?

Три признака: повтор, правило, цифровые данные

1. Часто ли повторяется задача?

Заказывать инструмент для задачи, которую делают раз в год за полдня, обычно невыгодно. А задача, которую выполняют каждый день или каждую неделю и каждый раз по одним и тем же шагам, — первый кандидат. Мерило простое: сколько часов в месяц уходит на эту задачу? Чем больше часов, тем ценнее инструмент.

2. Можно ли записать правило?

Если сотрудник может записать шаги, значит, задача опирается на правило: «Если значение в этом столбце больше 100, добавить в этот список, если нет — в тот». Если между шагами то и дело звучит «тогда смотрю на клиента, решаю по ситуации», задача полна решений. Часть, где принимается решение, остаётся за человеком; часть, которую можно свести к правилу, переходит к инструменту.

3. Данные уже в цифровом виде?

Инструмент работает с теми данными, которые может прочитать. Если информация лежит в Excel, в письме, в PDF или в какой-то системе, задача упрощается. Если она в бумажных папках или в памяти одного человека, сначала данные нужно перевести в цифру. Даже отсканированные документы здесь на шаг впереди: с помощью чтения на основе ИИ сотни документов можно свести в одну таблицу. Как это работает, мы пошагово показали на странице Из документов в таблицу.

Примеры подходящих задач

• Внесение списка в систему. Вносить список из тысяч строк в государственную систему или внутреннюю программу компании по одной записи. Правило ясно, данные цифровые, повтор высокий. Массовый ввод данных — типичный пример такой задачи.
• Очистка от дублей. Найти пять разных написаний одного и того же клиента. Правило сопоставления можно записать; решение об удалении остаётся за человеком. См. Очистка базы от дублей.
• Подготовка предложений и отчётов. Выбираются клиент и товар — документ выходит в одном и том же виде.
• Письма-напоминания. Персональное напоминание поставщику, который не отвечает, с заданной периодичностью.

Задачи, которые не подходят или требуют подготовки

• Задачи, где каждый раз нужно новое решение. Дать клиенту индивидуальную скидку, решить, как уладить жалобу. Здесь инструмент может собрать информацию и положить её перед вами, но решение принять не может.
• Задачи, где исключений больше, чем правил. Если половина шагов начинается с «но у этого клиента иначе», сначала нужно упростить саму задачу. Иначе инструмент будет останавливаться на каждом исключении.
• Задачи с разрозненными или противоречивыми данными. Если одна и та же информация лежит в трёх файлах в трёх разных форматах, первый этап автоматизации — собрать данные в одном месте.
• Очень редкие задачи. Для задачи, которую делают раз в год, чаще всего достаточно хорошо составленного чек-листа.

Короткая таблица для диагностики

Частая ошибка: начинать с самой сложной задачи

Компании обычно хотят начать автоматизацию с той задачи, на которую больше всего жалуются. Желание понятное; но задача, на которую больше всего жалуются, чаще всего и самая сложная: полна решений, изобилует исключениями и затрагивает несколько отделов. Когда первый инструмент пишут под такую задачу, проект затягивается, ожидания падают, и команда приходит к выводу «это не для нас».

Лучше начать с небольшой задачи, которая легко проходит по всем трём признакам. Например, ввод данных, который каждую неделю отнимает у одного сотрудника полдня. Такая задача превращается в инструмент за несколько недель, сэкономленные часы становятся видны, а команда учится пользоваться инструментом. Ко второй задаче и данные уже упорядоченнее, и команда знает, что возможно.

Есть ещё вопрос измерения. Прежде чем внедрять инструмент, запишите, сколько задача занимает сегодня: сколько часов в неделю, сколько человек, сколько исправлений ошибок в месяц. Без этих цифр потом трудно показать, что изменилось после запуска инструмента.

Прежде чем превращать задачу в инструмент

Если вы нашли задачу-кандидата, процесс ускорится, если до разговора подготовить три вещи: сегодняшние шаги задачи (кто, из какого файла, куда), пример входного файла и пример результата, который должен получиться. Когда эти три вещи на столе, что будет делать инструмент, становится ясно уже на первой встрече. Когда Excel перестаёт справляться, мы отдельно разобрали в статье Когда таблицы перестают справляться?

Коротко

Для автоматизации подходит задача, которая часто повторяется, чьё правило можно записать и чьи данные в цифровом виде. Решения, исключения и разрозненные данные оставляют эту часть задачи за человеком или требуют сначала подготовки. Как работают инструменты, которые мы написали для компаний из разных отраслей, можно посмотреть на странице Наши работы.

Частые вопросы

Как быстрее всего понять, подходит ли задача для автоматизации?

Попросите сотрудника, который её выполняет, расписать шаги так, будто он объясняет их новичку. Если шаги умещаются на полстраницы, а фраза «смотрю по ситуации» встречается редко, задача, скорее всего, подходит.

Наши данные в Excel, но в беспорядке. Автоматизация всё равно возможна?

Чаще всего да, но первым делом данные нужно упорядочить: одна и та же информация — в одном столбце и в одном формате. Этот шаг нередко приносит не меньше пользы, чем сама автоматизация.

Автоматизация полностью забирает работу у человека?

Как правило, нет. Повторяющаяся часть переходит к инструменту; проверка, согласование и исключения остаются за человеком. Хорошо сделанный инструмент освобождает время сотрудника для той части, где нужны решения.