Почему подготовка коммерческого предложения занимает так много времени?

Написать предложение — десять минут. Тем не менее во многих компаниях подготовка предложения растягивается на полдня. Теряется время не в самом предложении, а в работе вокруг него.

Шаги, съедающие время

• Поиск цены. У кого актуальная цена? В таблице, в письме или в голове у руководителя продаж? Обычно во всех трёх местах — и все три расходятся.
• Копирование старого предложения. Находят похожее и пишут поверх. Выглядит быстро, но имя прежнего клиента, старая дата или старая цена остаются в файле.
• Пересборка оформления. Логотип, выравнивание таблицы, валюта, разрыв страницы. Каждое предложение выглядит чуть иначе.
• Ручной расчёт. Скидка, НДС, доставка, итог. Каждая набранная вручную цифра — кандидат на ошибку.
• Ожидание согласования. Перед отправкой кто-то смотрит; если человек занят, предложение ждёт.
• Напоминание. Предложение отправили и забыли. Предложение без напоминания попадает туда же, куда и ненаписанное.

Почему шаблона недостаточно?

Шаблон закрепляет вид, но не решение. Большая часть времени уходит на три вопроса: какие позиции включить, какая цена и какая скидка. Пока ответы не привязаны к записанному правилу, каждое предложение продумывается с нуля. А сменится человек — сменится и ответ: один и тот же клиент получит две разные цены.

Четыре условия предложения в один клик

• Список товаров и цен в одном месте. Один список, одна актуальная версия. Цена меняется в одной точке.
• Записанные правила. Скидки по группе клиентов, количеству и способу оплаты заданы один раз. Исключение вводится вручную, правило работает само.
• Фиксированная вёрстка документа. Логотип, шапка, таблица позиций, итог, срок действия и условия всегда на одном месте.
• Нумерация и архив. Каждое предложение нумеруется по порядку и хранится. Что клиенту давали раньше, видно без поиска файлов.

Когда эти четыре вещи на месте, подготовка сводится к выбору позиций и отметке клиента. Расчёт выполняется сам, документ выходит с логотипом. Та же схема работает для проформ, сервисных актов и месячных отчётов; подробности — на странице Автоматизация отчётов и предложений.

Отчёты делают ту же работу

Месячные отчёты попадают в ту же ловушку: данные копируются из Excel, графики рисуются вручную, вёрстка каждый месяц немного плывёт. Между тем отчёт — тоже документ с известным входом и известным выходом. Файл загружается, колонки сопоставляются один раз, и отчёт каждый месяц выходит в одном виде. Так отчёт прошлого месяца и нынешнего становятся прямо сопоставимыми.

Когда это не окупается?

Компании с тремя предложениями в месяц спешить незачем. Но если в день уходит несколько предложений или ошибка в предложении уже стоила денег, расчёт меняется быстро. Критерии собраны в статье Какие работы поддаются автоматизации, а какие нет?

Коротко

Подготовить предложение — это не написать его, а найти цену, вспомнить правило и собрать документ. Когда эти три вещи упорядочены, время падает до минут, и каждое предложение выходит в одном стандарте.

Частые вопросы

Мы пользуемся шаблоном Word, и всё равно долго. Почему?

Шаблон решает только внешний вид. Время уходит прежде всего на решения: откуда берётся цена, как применяется скидка, какие позиции включать. Если это не записано, каждое предложение продумывается заново.

Наши цены зависят от клиента. Это автоматизируется?

Да, пока правило можно записать. Правила вида “этой группе клиентов такая скидка, свыше такого количества такая цена” задаются в инструменте. Исключение по-прежнему задаёте вы; остальное считает инструмент.

А нумерация и архив?

Номера выдаются по порядку и без пропусков, каждое предложение хранится под своим. Вопрос “что мы давали этому клиенту в прошлый раз?” решается без поиска по папкам.