कोटेशन बनाने में इतना समय क्यों लगता है?

कोटेशन लिखने में दस मिनट लगते हैं। फिर भी कई कंपनियों में एक कोटेशन बनाना आधे दिन तक खिंच जाता है। जो समय ग़ायब होता है वह कोटेशन में नहीं, उसके आसपास के कामों में है।

समय खाने वाले चरण

• दाम ढूँढ़ना। चालू दाम किसके पास है? किसी शीट में, किसी ई-मेल में, या बिक्री प्रमुख के दिमाग़ में? प्रायः तीनों जगह, और तीनों मेल नहीं खाते।
• पुराना कोटेशन नक़ल करना। मिलता-जुलता कोई कोटेशन ढूँढ़कर उस पर लिख दिया जाता है। तेज़ लगता है, पर पुराने ग्राहक का नाम, पुरानी तारीख़ या पुराना दाम फ़ाइल में रह जाता है।
• साज-सज्जा दोबारा बनाना। लोगो, तालिका की पंक्तिबद्धता, मुद्रा, पृष्ठ-विराम। हर कोटेशन थोड़ा अलग दिखता है।
• हाथ से हिसाब। छूट, कर, ढुलाई, कुल। हाथ से लिखा हर अंक ग़लती का उम्मीदवार है।
• स्वीकृति की प्रतीक्षा। भेजने से पहले कोई देखता है; वह व्यस्त हो तो कोटेशन वहीं ठहरा रहता है।
• पीछा करना। कोटेशन भेजकर भुला दिया जाता है। जिस कोटेशन का पीछा नहीं होता, वह वहीं पहुँचता है जहाँ कभी न लिखा गया कोटेशन।

टेम्पलेट क्यों काफ़ी नहीं?

टेम्पलेट रूप तय करता है, निर्णय नहीं। अधिकांश समय तीन प्रश्नों में जाता है: कौन-सी मदें आएँगी, दाम क्या होगा, छूट कितनी होगी। जब तक उत्तर किसी लिखित नियम से बँधे नहीं, हर कोटेशन शून्य से सोचा जाता है। व्यक्ति बदले तो उत्तर भी बदलता है — एक ही ग्राहक को दो अलग दाम चले जाते हैं।

एक क्लिक में कोटेशन की चार शर्तें

• उत्पाद और दाम-सूची एक जगह। एक सूची, एक चालू संस्करण। दाम बदले तो एक ही जगह बदले।
• नियम लिखित। ग्राहक-वर्ग, मात्रा और भुगतान-शैली के अनुसार छूट के नियम एक बार तय। अपवाद हाथ से, नियम अपने आप।
• तय दस्तावेज़-विन्यास। लोगो, शीर्ष, मदों की तालिका, कुल, वैधता और शर्तें हमेशा एक ही जगह।
• क्रमांक और संग्रह। हर कोटेशन क्रम से क्रमांकित और सहेजा हुआ। ग्राहक को पहले क्या दिया गया, फ़ाइल खोजे बिना दिखता है।

ये चार चीज़ें हों तो कोटेशन बनाना मदें चुनने और ग्राहक चिह्नित करने तक सिमट जाता है। हिसाब अपने आप होता है और दस्तावेज़ लोगो सहित निकलता है। यही ढाँचा प्रोफ़ॉर्मा, सेवा-पर्ची और मासिक रिपोर्ट पर भी चलता है; विस्तार रिपोर्ट और कोटेशन स्वचालन पृष्ठ पर है।

रिपोर्ट भी यही काम करती है

मासिक रिपोर्टें भी उसी जाल में फँसती हैं: आँकड़े Excel से नक़ल होते हैं, चित्र हाथ से बनते हैं, और विन्यास हर महीने थोड़ा खिसक जाता है। जबकि रिपोर्ट भी ज्ञात निवेश और ज्ञात परिणाम वाला दस्तावेज़ है। फ़ाइल चढ़ाई जाती है, स्तंभ एक बार मिलाए जाते हैं, और रिपोर्ट हर महीने उसी विन्यास में निकलती है। इससे पिछले महीने की रिपोर्ट और इस महीने की सीधे तुलनीय हो जाती हैं।

कब इसका मोल नहीं निकलता?

महीने में तीन कोटेशन बनाने वाली कंपनी को जल्दबाज़ी की ज़रूरत नहीं। पर यदि दिन में कई कोटेशन निकलते हों, या कोटेशन की ग़लती से पहले नुक़सान हो चुका हो, तो हिसाब तेज़ी से बदल जाता है। निर्णय की कसौटियाँ कौन-से काम स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं और कौन-से नहीं? में इकट्ठी की हैं।

संक्षेप में

कोटेशन बनाना उसे लिखना नहीं है; वह दाम ढूँढ़ना, नियम याद करना और दस्तावेज़ खड़ा करना है। ये तीनों एक बार व्यवस्थित हो जाएँ तो समय मिनटों में आ जाता है और हर कोटेशन एक ही स्तर का निकलता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

हम Word टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं, फिर भी देर लगती है। क्यों?

टेम्पलेट केवल रूप हल करता है। समय मुख्यतः निर्णयों में जाता है: दाम कहाँ से आएगा, छूट कैसे लगेगी, कौन-सी मदें जोड़ी जाएँगी। ये लिखे न हों तो हर कोटेशन दोबारा सोचा जाता है।

हमारे दाम ग्राहक के अनुसार बदलते हैं। क्या यह स्वचालित हो सकता है?

हाँ, जब तक नियम लिखा जा सके। “इस ग्राहक-वर्ग को इतनी छूट, इस मात्रा के ऊपर यह दाम” जैसे नियम उपकरण में तय कर दिए जाते हैं। अपवाद आप ही देते हैं; बाक़ी उपकरण गणना करता है।

क्रमांक और संग्रह का क्या?

क्रमांक बिना अंतराल के क्रम से दिए जाते हैं और हर कोटेशन अपने क्रमांक के साथ सहेजा जाता है। “इस ग्राहक को पिछली बार क्या दिया था” का उत्तर फ़ोल्डर खँगाले बिना मिल जाता है।