तैयार या अपने लिए बना?

यह सवाल आम तौर पर ग़लत सिरे से पूछा जाता है: “सस्ता कौन-सा है?” क़ीमत की तुलना करें तो तैयार पैकेज हमेशा सस्ता दिखता है। असली लागत दूसरे साल सामने आती है।

बँटवारे की रेखा: काम कितना आपका अपना है?

एक आसान कसौटी है। काम का वर्णन कीजिए और फिर पूछिए: “क्या इस क्षेत्र में सब लोग यह काम लगभग एक ही तरह करते हैं?”

• यदि हाँ — लेखा, ईमेल, कैलेंडर, वेबसाइट, अपॉइंटमेंट — तो तैयार ख़रीदिए। जिसका ख़र्च हज़ारों कंपनियाँ पहले ही उठा चुकी हैं, उसे अकेले बनवाने का कोई अर्थ नहीं।
• यदि नहीं — आपकी अपनी गणना पद्धति, आपका अपना अनुमोदन क्रम, आपका अपना ग्राहक प्रारूप — तो तैयार पैकेज फ़िट नहीं होगा। ज़बरदस्ती फ़िट कराना आम तौर पर बनवाने से महँगा पड़ता है।

तैयार पैकेज की छिपी लागत

तैयार सॉफ़्टवेयर काम करने का एक तरीक़ा थोप देता है। आपका तरीक़ा उससे मेल न खाए तो तीन में से एक बात होती है, और तीनों की क़ीमत चुकानी पड़ती है:

• आप प्रक्रिया को सॉफ़्टवेयर के अनुसार ढाल लेते हैं। कभी यह अच्छा होता है — बिखरी प्रक्रिया सँभल जाती है। कभी वही चीज़ छिन जाती है जो आपको प्रतिस्पर्धियों से अलग करती थी।
• आप मॉड्यूल जोड़ते जाते हैं। हर मॉड्यूल का मासिक शुल्क है, और जिस एक सुविधा की ज़रूरत है उसके लिए अक्सर पूरा पैकेज ख़रीदना पड़ता है।
• कमी को Excel से भरते हैं। यही सबसे आम अंजाम है: सॉफ़्टवेयर एक ओर और असली काम फिर तालिकाओं में। दो व्यवस्थाएँ चलाना एक से महँगा है।

अपने लिए बनवाने की छिपी लागत

ईमानदारी से कहें तो बनवाने की भी क़ीमत है, और विक्रेता उसे कम ही बताते हैं:

• रखरखाव आपका है। नियम बदलते हैं, जिस सेवा पर निर्भर हैं उसका इंटरफ़ेस बदलता है, सर्वर अपडेट होता है। कोई न देखे तो औज़ार एक दिन चुपचाप रुक जाता है।
• लिखने वाले पर निर्भरता। यदि कोड आपके पास नहीं है, या और कोई उसे पढ़ नहीं सकता, तो आप एक व्यक्ति पर निर्भर हैं।
• शुरू में पूरा वर्णन संभव नहीं। पहला संस्करण आम तौर पर चाही गई चीज़ का आधा होता है; असली ज़रूरत इस्तेमाल के दौरान साफ़ होती है।

तीनों का हल है: कोड और डेटा आपको सौंपा जाना, रखरखाव अनुबंध में लिखा होना, और एक छोटे हिस्से से शुरुआत। पर यदि प्रस्ताव के समय यह बात न उठे, तो बाद में इस पर चर्चा नहीं होती।

व्यवहार में ज़्यादातर कंपनियाँ दोनों इस्तेमाल करती हैं

असल ज़िंदगी में यह “या तो यह या वह” वाला चुनाव नहीं है। आम व्यवस्था यह है: मानक काम तैयार उत्पादों से (वेबसाइट, अपॉइंटमेंट, ईमेल) और कंपनी का अपना एक कठिन काम बनवाए गए सॉफ़्टवेयर से।

निर्णय के लिए तीन सवाल

1. क्षेत्र में सब यह काम एक ही तरह करते हैं? हाँ तो तैयार पैकेज।
2. तैयार उत्पाद के अनुसार प्रक्रिया बदलूँ तो क्या खोऊँगा? जो खोऊँगा वह ग्राहक तक पहुँचता हो तो बनवाइए।
3. दो साल बाद छोड़ूँ तो हाथ में क्या रहेगा? उत्तर साफ़ न हो तो, चुनाव जो भी हो, अनुबंध ठीक कराइए।