既製か、専用か

この問いはたいてい間違った側から立てられます。「どちらが安いか」です。値札を比べれば、既製品は常に安く見えます。本当の費用は二年目に現れます。

分かれ目：その仕事はどれだけ自社固有か

簡単な見極め方があります。作業を説明したうえで、こう問いかけてください。「この業界では、皆がだいたい同じやり方でしているか」

• そうであれば——会計、メール、予定表、ウェブサイト、予約——既製品を買ってください。何千社もがすでに費用を負担してきたものに、一社だけで払う意味はありません。
• そうでなければ——独自の計算方法、独自の承認の流れ、独自の顧客向け書式——既製品は合いません。無理に合わせるほうが、開発してもらうより高くつくのが普通です。

既製パッケージの見えない費用

既製のソフトウェアは、ひとつの働き方を押しつけます。自社のやり方と合わない場合、次の三つのどれかが起こり、いずれも費用を伴います。

• 業務のほうをソフトウェアに合わせる。よい場合もあります——乱れた流れが整います。しかし、競合との違いを生んでいた部分を失うこともあります。
• モジュールを追加する。モジュールごとに月額が乗り、必要な機能ひとつのために一式を買うことも珍しくありません。
• 足りない部分をExcelで埋める。これが最も多い結末です。ソフトウェアは一方にあり、本当の仕事はまた表計算の中へ。二つの仕組みを維持するのは、一つより高くつきます。

専用開発の見えない費用

公平に言えば、専用開発にも代価があり、売り手はあまり説明しません。

• 保守は自社の責任。法令が変わり、依存している外部サービスの仕様が変わり、サーバーが更新されます。誰も見ていなければ、ツールはある日静かに止まります。
• 書いた人への依存。ソースコードが手元になければ、あるいは他の誰にも読めなければ、一人に依存していることになります。
• 最初に全部は決められない。最初の版はたいてい望んだものの半分です。本当の要件は使いながら明らかになります。

三つとも解決策があります。コードとデータをお客様に引き渡すこと、保守を契約に明記すること、小さな一部分から始めること。ただし見積りの段階で持ち出さなければ、あとから話題にはなりません。

実際には多くの企業が両方を使っている

現実にはどちらか一方という話ではありません。よくある形はこうです。標準的な業務は既製品で（ウェブサイト、予約、メール）、自社固有の難しい業務を一つだけ専用開発で。多くのお客様が両方を必要としています。

判断のための三つの問い

1. 業界では皆が同じやり方でしているか。そうなら既製品。
2. 既製品に合わせて業務を変えたら、何を失うか。その損失が顧客まで及ぶなら専用開発。
3. 二年後にやめたら、手元に何が残るか。答えがはっきりしないなら、どちらを選ぶにせよ契約を直してください。