見積書の作成になぜこれほど時間がかかるのか

見積書を書くのは十分で済みます。それでも多くの会社では、見積書の作成が半日がかりになります。消えている時間は見積書そのものではなく、その周りの作業にあります。

時間を食う工程

• 価格を探す。最新価格は誰が持っているのか。表計算ファイルか、メールか、営業責任者の頭の中か。たいていはその三つすべてで、しかも三つが一致しません。
• 古い見積書を複製する。似た見積書を探して上書きします。速く見えますが、前の顧客名、古い日付、古い価格がファイルに残ります。
• 体裁を組み直す。ロゴ、表の位置、通貨、改ページ。見積書ごとに少しずつ違って見えます。
• 手計算する。値引き、消費税、送料、合計。手で打った数字はすべて誤りの候補です。
• 承認を待つ。送る前に誰かが目を通します。その人が忙しければ、見積書はそこで止まります。
• 追いかける。送って忘れられます。追跡されない見積書は、書かなかった見積書と同じところへ落ちます。

テンプレートではなぜ足りないのか

テンプレートは見た目を固定しますが、判断は固定しません。時間の大半は三つの問いに使われます。どの項目を入れるか、価格はいくらか、値引きはどれだけか。答えが書かれた規則に結び付かない限り、毎回一から考え直すことになります。担当者が変われば答えも変わり、同じ顧客に二つの価格が出ます。

ワンクリックで出すための四条件

• 商品と価格の一覧が一か所に。一つの一覧、一つの最新版。価格は一か所で変わります。
• 規則を書き出す。顧客区分、数量、支払条件ごとの値引き規則を定めます。例外は手で入れ、規則は自動で動きます。
• 固定の書式。ロゴ、見出し、明細表、合計、有効期限、条件が常に同じ位置にあります。
• 採番と保管。各見積書を順番に採番して保管します。以前その顧客に何を出したかが、ファイルを探さずに見えます。

この四つが整えば、見積書の作成は明細を選び顧客を指定するだけになります。計算は自動で行われ、書類はロゴ付きで出ます。同じ仕組みは仮請求書、作業報告書、月次報告にも使えます。詳細は 報告書・見積書の自動化 にあります。

報告書も同じ仕事です

月次報告も多くの会社で見積書と同じ落とし穴にはまります。数値をExcelから写し、図を手で描き、体裁が毎月少しずつずれていきます。しかし報告書も入力と出力がはっきりした書類です。ファイルを読み込ませ、列を一度対応付ければ、報告書は毎月同じ体裁で出ます。こうして先月の報告と今月の報告がそのまま比較できるようになります。

割に合わないのはどんなときか

月に三件の見積書を出す会社なら急ぐ必要はありません。しかし一日に数件出ているなら、あるいは見積書の誤りで損をしたことがあるなら、計算はすぐに変わります。判断の基準は どの仕事が自動化に向き、どの仕事が向かないのか にまとめました。

まとめ

見積書の作成とは、見積書を書くことではなく、価格を見つけ、規則を思い出し、書類を組み立てることです。この三つが整えば所要時間は数分に下がり、どの見積書も同じ水準で出ます。

よくある質問

Wordのテンプレートを使っていますが、それでも時間がかかります。なぜですか。

テンプレートが解決するのは見た目だけです。時間の多くは判断に費やされます。価格をどこから取るか、値引きをどう適用するか、どの項目を入れるか。これらが書き出されていなければ、毎回考え直すことになります。

価格が顧客ごとに違います。自動化できますか。

規則として書き出せる限り可能です。「この顧客区分にはこの値引き、この数量を超えればこの価格」といった規則をツールに設定します。例外は引き続きお客様が指定し、残りはツールが計算します。

見積番号と保管はどうなりますか。

番号は抜けなく順番に付与し、各見積書はその番号で保管します。「この顧客に前回いくらで出したか」をフォルダを探さずに答えられます。