Warum dauert das Erstellen eines Angebots so lange?

Ein Angebot zu schreiben dauert zehn Minuten. Trotzdem zieht sich das Erstellen eines Angebots in vielen Firmen über einen halben Tag. Die Zeit verschwindet nicht im Angebot selbst, sondern in der Arbeit drumherum.

Die Schritte, die Zeit fressen

• Den Preis suchen. Wer hat den aktuellen Preis? Eine Tabelle, eine E-Mail oder der Kopf des Vertriebsleiters? Meist alle drei — und die drei stimmen nicht überein.
• Ein altes Angebot kopieren. Ein ähnliches Angebot wird gesucht und überschrieben. Das wirkt schnell, aber der alte Kundenname, das alte Datum oder der alte Preis bleiben in der Datei.
• Das Layout neu aufsetzen. Logo, Tabellenausrichtung, Währung, Seitenumbruch. Jedes Angebot sieht ein wenig anders aus.
• Von Hand rechnen. Rabatt, Mehrwertsteuer, Fracht, Summe. Jede von Hand getippte Zahl ist ein Fehlerkandidat.
• Auf Freigabe warten. Vor dem Versand sieht jemand darüber; ist die Person beschäftigt, wartet das Angebot.
• Nachfassen. Das Angebot geht raus und wird vergessen. Ein Angebot ohne Nachfassen landet dort, wo auch ein nie geschriebenes landet.

Warum reicht eine Vorlage nicht?

Eine Vorlage legt das Aussehen fest, nicht die Entscheidung. Der größte Teil der Zeit geht in drei Fragen: welche Positionen aufgenommen werden, wie der Preis lautet und wie hoch der Rabatt ausfällt. Solange die Antworten nicht an eine schriftliche Regel gebunden sind, wird jedes Angebot neu durchdacht. Wechselt die Person, ändert sich auch die Antwort — derselbe Kunde erhält zwei verschiedene Preise.

Vier Bedingungen für Angebote per Klick

• Produkt- und Preisliste an einer Stelle. Eine Liste, eine aktuelle Fassung. Ändert sich ein Preis, ändert er sich an einer Stelle.
• Schriftliche Regeln. Rabattregeln nach Kundengruppe, Menge und Zahlungsweise werden hinterlegt. Ausnahmen werden von Hand erfasst, die Regel läuft von selbst.
• Ein festes Dokumentlayout. Logo, Kopf, Positionstabelle, Summe, Gültigkeit und Bedingungen immer an derselben Stelle. Das Dokument entsteht jedes Mal gleich.
• Nummerierung und Archiv. Jedes Angebot wird fortlaufend nummeriert und abgelegt. Was der Kunde zuvor bekommen hat, ist ohne Dateisuche sichtbar.

Sind diese vier vorhanden, reduziert sich das Erstellen auf die Auswahl der Positionen und des Kunden. Gerechnet wird automatisch, das Dokument kommt mit Logo heraus. Dieselbe Struktur trägt auch Proformarechnung, Serviceformular und Monatsbericht; Einzelheiten auf der Seite Berichts- und Angebotsautomatisierung.

Berichte leisten dasselbe

Monatsberichte geraten in denselben Engpass wie Angebote: Zahlen werden aus Excel kopiert, Diagramme von Hand gezeichnet, das Layout verrutscht jeden Monat ein wenig. Dabei ist auch ein Bericht ein Dokument mit bekanntem Eingang und bekanntem Ausgang. Die Datei wird hochgeladen, die Spalten werden einmal zugeordnet, der Bericht entsteht jeden Monat im selben Layout. So lassen sich der Bericht des Vormonats und der dieses Monats unmittelbar vergleichen.

Wann lohnt es sich nicht?

Eine Firma mit drei Angeboten im Monat muss das nicht überstürzen. Gehen aber täglich mehrere Angebote raus, oder hat ein Fehler im Angebot schon einmal Geld gekostet, ändert sich die Rechnung rasch. Die Entscheidungskriterien haben wir in Welche Arbeiten eignen sich zur Automatisierung und welche nicht? gesammelt.

Kurz gesagt

Ein Angebot zu erstellen heißt nicht, das Angebot zu schreiben; es heißt, den Preis zu finden, die Regel zu erinnern und das Dokument aufzubauen. Sind diese drei geordnet, sinkt die Dauer auf Minuten und jedes Angebot entsteht im selben Standard.

Häufig gestellte Fragen

Wir nutzen eine Word-Vorlage und es dauert trotzdem. Warum?

Eine Vorlage löst nur das Aussehen. Die Zeit geht überwiegend in Entscheidungen: woher der Preis kommt, wie der Rabatt greift, welche Positionen aufgenommen werden. Sind diese nicht festgehalten, wird jedes Angebot neu durchdacht.

Unsere Preise unterscheiden sich je Kunde. Lässt sich das automatisieren?

Ja, solange sich die Regel aufschreiben lässt. Regeln wie “diese Kundengruppe erhält diesen Rabatt, ab dieser Menge gilt jener Preis” werden im Werkzeug hinterlegt. Die Ausnahme geben weiterhin Sie vor; den Rest rechnet das Werkzeug.

Was ist mit Angebotsnummern und Archiv?

Nummern werden lückenlos der Reihe nach vergeben, jedes Angebot wird unter seiner Nummer abgelegt. Die Frage “was haben wir diesem Kunden zuletzt gegeben?” ist ohne Ordnersuche beantwortet.