Porque é que preparar um orçamento demora tanto?

Escrever um orçamento leva dez minutos. Ainda assim, em muitas empresas preparar um arrasta-se por meio dia. O tempo que desaparece não está no orçamento, mas no trabalho à volta dele.

Os passos que comem o tempo

• Procurar o preço. Quem tem o preço atual? Uma folha de cálculo, um e-mail ou a cabeça do diretor comercial? Normalmente os três — e os três não coincidem.
• Copiar um orçamento antigo. Procura-se um parecido e escreve-se por cima. Parece rápido, mas o nome do cliente anterior, a data antiga ou o preço velho ficam no ficheiro.
• Refazer o formato. Logótipo, alinhamento da tabela, moeda, quebra de página. Cada orçamento fica ligeiramente diferente.
• Calcular à mão. Desconto, IVA, transporte, total. Cada número escrito à mão é candidato a erro.
• Esperar aprovação. Antes do envio alguém revê; se essa pessoa estiver ocupada, o orçamento espera.
• Fazer seguimento. O orçamento segue e é esquecido. Um orçamento sem seguimento acaba onde acaba um que nunca foi escrito.

Porque não chega um modelo?

O modelo fixa o aspeto, não a decisão. A maior parte do tempo vai para três perguntas: que linhas entram, qual é o preço e quanto desconto se aplica. Enquanto as respostas não estiverem ligadas a uma regra escrita, cada orçamento é pensado de novo. E se mudar a pessoa, muda a resposta: o mesmo cliente recebe dois preços.

Quatro condições para o orçamento num clique

• Lista de produtos e preços num só sítio. Uma lista, uma versão atual. Se um preço muda, muda num único lugar.
• Regras escritas. Descontos por grupo de cliente, quantidade e forma de pagamento, definidos. A exceção entra à mão; a regra corre sozinha.
• Um formato de documento fixo. Logótipo, cabeçalho, tabela de linhas, total, validade e condições sempre no mesmo sítio.
• Numeração e arquivo. Cada orçamento é numerado por ordem e guardado. O que já foi dado ao cliente vê-se sem procurar ficheiros.

Com estas quatro coisas, preparar um orçamento resume-se a escolher as linhas e marcar o cliente. O cálculo faz-se sozinho e o documento sai com logótipo. A mesma estrutura serve para proformas, folhas de serviço e relatórios mensais; o detalhe está em Automatização de relatórios e orçamentos.

Os relatórios fazem o mesmo trabalho

Os relatórios mensais caem na mesma armadilha: os dados são copiados do Excel, os gráficos desenhados à mão e o formato desliza um pouco todos os meses. No entanto, um relatório também é um documento com entrada e saída conhecidas. O ficheiro é carregado, as colunas associadas uma vez, e o relatório sai todos os meses no mesmo formato. Assim o relatório do mês passado e o deste comparam-se diretamente.

Quando não compensa?

Uma empresa com três orçamentos por mês não precisa de se apressar. Mas se saírem vários por dia, ou se um erro já custou dinheiro, as contas mudam depressa. Reunimos os critérios em Que trabalhos se prestam à automatização e quais não?

Em resumo

Preparar um orçamento não é escrevê-lo; é encontrar o preço, lembrar a regra e montar o documento. Ordenadas essas três coisas, o tempo desce a minutos e cada orçamento sai no mesmo padrão.

Perguntas frequentes

Usamos um modelo do Word e mesmo assim demora. Porquê?

O modelo só resolve o aspeto. O tempo vai sobretudo para decisões: de onde vem o preço, como se aplica o desconto, que linhas incluir. Se isso não estiver escrito, cada orçamento é repensado.

Os nossos preços variam por cliente. Dá para automatizar?

Sim, desde que a regra possa ser escrita. Regras como “este grupo de clientes tem este desconto, acima desta quantidade este preço” são definidas na ferramenta. A exceção continua a ser sua; o resto a ferramenta calcula.

E a numeração e o arquivo?

Os números são dados por ordem e sem falhas, e cada orçamento é guardado com o seu. A pergunta “o que demos da última vez a este cliente?” é respondida sem procurar pastas.