做一份报价为什么要花这么久？

写一份报价十分钟就够。可是在许多公司，做一份报价要拖上半天。消失的时间不在报价本身，而在它周围的事务里。

吞掉时间的环节

• 找价格。现行价格在谁手上？在一张表格里、一封邮件里，还是销售经理的脑子里？通常三者都有，而且三者对不上。
• 复制旧报价。找一份相近的覆盖修改。看着快，但旧客户名称、旧日期或旧价格会留在文件里。
• 重新排版。标志、表格对齐、货币、分页。每份报价看起来都略有不同。
• 手工计算。折扣、增值税、运费、合计。每一个手敲的数字都是潜在错误。
• 等待审批。发出前要给人过目；对方忙，报价就搁在那里。
• 跟进。报价发出后被遗忘。没有跟进的报价，和没写的报价落到同一个地方。

模板为什么不够？

模板固定的是外观，不是决策。大部分时间花在三个问题上：放哪些条目、价格多少、折扣几何。只要答案没有绑定到成文规则，每份报价都要从头推演一遍。换个人，答案也会变——同一个客户会拿到两个价格。

一键出报价的四个条件

• 产品与价格表集中一处。一份清单，一个现行版本。价格变动只改一个地方。
• 规则成文。按客户群、数量和付款方式设定折扣规则。例外手工录入，规则自动运行。
• 固定的文档版式。标志、抬头、条目表、合计、有效期和条款始终在同一位置。
• 编号与归档。每份报价顺序编号并保存，之前给过客户什么一目了然。

这四点到位后，做报价就只剩选条目、点客户。计算自动完成，文档带标志输出。同一套结构也适用于形式发票、服务单和月度报告，详见 报告与报价自动化。

报告也是同一件事

月度报告在多数公司落入与报价相同的陷阱：数据从 Excel 复制，图表手工绘制，版式每月都偏一点。然而报告同样是输入已知、输出已知的文档。上传文件，列只对应一次，报告每月以相同版式输出。这样上月报告和本月报告就能直接对比。

什么时候不划算？

一个月只出三份报价的公司不必着急。但如果每天都要出几份，或者报价出错已经造成过损失，这笔账很快就变了。判断标准汇总在 哪些工作适合自动化，哪些不适合？

小结

做报价不等于写报价，而是找到价格、记起规则、搭好文档。这三件事理顺之后，耗时降到几分钟，而且每份报价都是同一标准。

常见问题

我们用 Word 模板，还是很慢，为什么？

模板只解决外观。时间主要花在决策上：价格从哪里来、折扣怎么算、包含哪些条目。这些没有写下来，每份报价都要重新想一遍。

我们的价格因客户而异，这能自动化吗？

只要规则能写下来就可以。像“这一客户群享受这一折扣，超过这个数量按那个价”之类的规则会配置到工具里。例外仍由你给出，其余由工具计算。

报价编号和归档怎么办？

编号按顺序发放、不跳号，每份报价按自己的编号存档。“上次给这个客户报的是多少”不必翻文件夹就能回答。