哪些工作适合自动化，哪些不适合？

当我们问一家企业“你们有哪些工作是重复的？”时，列出的清单通常很长：做报价、给供应商发邮件、把清单录入某个系统、月度报告、从文档中提取信息。但清单上的每项工作，适合自动化的程度并不相同。有些几天就能变成工具，有些则需要先把工作本身理顺。

本文帮助您审视自己的工作，回答“这能不能变成一个工具？”这个问题。关于现成软件包与为企业定制的工具之间如何选择，我们在买现成的还是定制开发？一文中另有介绍。

三条标准：重复、规则、数字化数据

1. 这项工作是否频繁重复？

为一年只做一次、每次花半天的工作专门开发工具，通常收不回成本。而每天或每周都要做、每次都走同样步骤的工作，则是首选对象。衡量方法很简单：这项工作每个月总共要花多少小时？小时数越多，工具的价值越高。

2. 规则能否写成文字？

如果做这项工作的人能把步骤写下来，说明这项工作基于规则：“这一列的数值大于 100，就加入这张清单，否则加入那张。”如果步骤之间频繁出现“这时我要看看是哪个客户，视情况决定”，说明这项工作充满判断。需要判断的部分留给人；能归结为规则的部分交给工具。

3. 数据是否已经数字化？

工具只能处理它读得到的数据。信息如果在 Excel、电子邮件、PDF 或某个系统里，事情就好办。信息如果在纸质文件夹里，或者只存在于某个人的脑子里，就需要先把数据数字化。即便是扫描件，在这一点上也已经前进了一步：借助 AI 识读，数百份文档可以汇入一张表格。其中的原理，我们在文档转表格页面上一步步做了说明。

适合的工作举例

• 把清单录入系统。把几千行的清单逐条录入某个政府系统或公司内部程序。规则明确，数据是数字化的，重复度高。批量数据录入就是这类工作的典型例子。
• 重复记录清理。找出同一个客户的五种不同写法。匹配规则可以写出来；删除与否由人来决定。参见重复记录清理。
• 生成报价和报告。选好客户和产品，文档就按统一格式生成。
• 提醒邮件。按设定的间隔，给没有回复的供应商发送个性化提醒。

不适合或需要先做准备的工作

• 每次都需要不同判断的工作。给某个客户特别折扣，决定怎样处理一项投诉。工具在这里可以收集信息摆在您面前，但无法替您做决定。
• 例外比规则还多的工作。如果一半的步骤都以“但这个客户不一样”开头，就需要先把工作本身简化。否则工具每遇到一个例外就会停下来。
• 数据分散或不一致的工作。同一条信息如果在三个文件里以三种不同格式存放，自动化的第一阶段就是把数据集中到一处。
• 很少做的工作。一年只做一次的工作，一份写得好的检查清单通常就够了。

简易诊断表

常见错误：从最难的工作开始

企业做自动化，通常想从抱怨最多的工作入手。这可以理解；但抱怨最多的工作，往往也是最复杂的：充满判断、例外很多、牵涉多个部门。第一个工具如果写给这样的工作，项目会拖长，期望会下降，团队最后得出“这些东西不适合我们”的结论。

更好的起点，是一项能轻松满足全部三条标准的小工作。比如每周占用一个人半天时间的数据录入。这样的工作几周内就能变成工具，节省下来的时间一目了然，团队也学会了使用工具。到第二项工作时，数据更规整了，团队也清楚什么是可以做到的。

还有一个衡量的问题。在搭建工具之前，先记下这项工作现在要花多少：每周多少小时、几个人、每月纠正多少次错误。没有这些数字，工具上线后就很难说明到底改变了什么。

把工作变成工具之前

如果您找到了一项候选工作，在来沟通之前准备好三样东西，会让过程更快：这项工作目前的步骤（谁来做、从哪个文件、录到哪里）、一份输入文件样例，以及应当得到的结果样例。这三样摆在桌上，工具要做什么在第一次会谈中就能明确。Excel 什么时候就不够用了，我们在表格什么时候就不够用了？一文中另有讨论。

总结

适合自动化的工作，是频繁重复、规则能写出来、数据已经数字化的工作。判断、例外和分散的数据，会让这部分工作留在人手里，或者需要先做准备。我们为不同行业企业编写的工具如何运作，可以在案例页面查看。

常见问题

怎样最快判断一项工作是否适合自动化？

请做这项工作的人，像给新同事讲解一样，把步骤一步步写下来。如果步骤能写在半页纸以内，而且“看情况再说”这句话很少出现，这项工作多半是合适的。

我们的数据在 Excel 里，但很乱。还能做自动化吗？

大多数情况下可以，但第一步是整理数据：同一类信息放在同一列、用同一种格式。这一步整理带来的好处，往往不亚于自动化本身。

自动化会把工作从人手里完全拿走吗？

通常不会。重复的部分交给工具；检查、审批和例外仍由人来处理。搭建得好的工具，会把人的时间腾出来，留给需要判断的部分。