Wie viele Tage dauert ein Automatisierungsprojekt?

Wird ein Automatisierungsprojekt vorgeschlagen, lautet die erste Frage meist „wie viele Tage dauert das". Es gibt keine einzelne richtige Antwort, denn der eigentliche Faktor ist nicht die Menge des geschriebenen Codes. Zwei gleich groß wirkende Projekte können sich stark unterscheiden — eines in einer Woche, ein anderes in einem Monat. Der Unterschied liegt in der Datenstruktur und der Zahl der beteiligten Entscheider.

Drei Phasen bestimmen die Dauer

Ein Automatisierungsprojekt besteht grob aus drei Phasen: Vorbereitung von Daten und Regeln, Aufbau und Tests plus Genehmigung. Angebotene Zeitpläne decken meist nur die Aufbauphase ab. Die meiste Zeit geht in Wirklichkeit in der ersten und letzten Phase verloren.

• Daten- und Regelvorbereitung. Der Aufbau kann nicht beginnen, bevor klar ist, wo welche Information liegt und was als Ausnahme gilt.
• Aufbau. Die vorhersehbarste Phase, in der der Ablauf nach den definierten Regeln gebaut wird.
• Tests und Genehmigung. Die Phase, in der reale Beispiele geprüft und von den zuständigen Personen abgenommen werden.

Wie die Datenstruktur die Dauer beeinflusst

Liegt die Information an einem Ort und konsistent vor, geht der Aufbau schnell. Ist dieselbe Information über verschiedene Dateien verstreut, in unterschiedlichen Formaten, teils von Hand gepflegt, muss dieses Durcheinander erst geordnet werden. Die nötige Vorbereitung für den Massenimport von Tabellen in ein System haben wir in diesem Artikel behandelt; dieselbe Logik gilt für die Datenvorbereitung bei Automatisierungsprojekten.

In der Praxis geht die meiste Zeit verloren, wenn zu Projektbeginn angenommen wird, „die Daten sind schon sauber", und das Durcheinander erst in der Mitte auffällt. Eine kurze Prüfung der Beispieldaten vor Beginn des Aufbaus ist schneller als späteres Zurückgehen.

Zahl der Entscheider zählt mehr als Codezeilen

Ein Ablauf, der technisch in wenigen Tagen aufgebaut werden könnte, kann sich über Wochen hinziehen, je mehr Personen zustimmen müssen. Jeder zusätzliche Genehmigende verlängert sowohl die Entscheidungszeit als auch die Wahrscheinlichkeit einer Änderungsanfrage. Deshalb sollte vor Beginn geklärt werden, wer was entscheidet und in welcher Reihenfolge genehmigt wird.

Eine einfache Aufgabe mit einem einzigen Entscheider — etwa ein automatisch erstellter Bericht — kann in wenigen Tagen live gehen. Ein Prozess, der mehrere Abteilungen betrifft, dauert bei ähnlichem technischem Umfang länger.

Einen realistischen Zeitplan aufstellen

Fragen Sie bei einer Dauerschätzung die drei Phasen getrennt ab: Wie lange dauert die Datenvorbereitung, wie lange der Aufbau, wie viele Tage sollten für Tests und Genehmigung eingeplant werden? Eine einzelne Zahl ohne diese Aufteilung spiegelt meist nur die Aufbauphase wider und nennt einen zu frühen Liefertermin.

• Wo liegen die Daten heute, und in welchem Format?
• Sind Ausnahmen bereits klar, oder tauchen sie erst während des Projekts auf?
• Wer genehmigt, und in welcher Reihenfolge?
• Stehen echte Beispieldaten für Tests bereit?

Lassen sich diese Fragen klar beantworten, kommt der angebotene Zeitplan der Realität nahe. Sind die Antworten unklar, bleibt auch der Zeitplan unklar — und der erste Schritt ist dann nicht eine Schätzung abzugeben, sondern diese Unklarheiten zu klären.

Kleiner Umfang verkürzt die Dauer

Statt eine umfangreiche Automatisierung auf einmal aufzubauen, verkürzt eine schmale Version für eine einzige Aufgabe die Dauer und liefert früh Rückmeldung. Welche Aufgaben sich für ein solches stufenweises Vorgehen eignen, haben wir unter welche Aufgaben sich für Automatisierung eignen bewertet. Klein anzufangen und das Ergebnis zu sehen, ist verlässlicher, als auf ein großes, auf einmal geliefertes Projekt zu warten.

Häufig gestellte Fragen

Wie schnell kann das schnellste Automatisierungsprojekt sein?

Ein einfaches Projekt mit einer wiederkehrenden Aufgabe, geordneten Daten und einem einzigen Entscheider kann in wenigen Tagen live gehen. Umfang und Anzahl der Genehmigenden verlängern die Dauer.

Was verlängert die Dauer am meisten?

Meist nicht der Code, sondern verstreute Daten und ein langer Genehmigungsprozess. Projekte, die mehrere Personen zu unterschiedlichen Zeiten betreffen, können sich wochenlang hinziehen, selbst wenn sie technisch einfach sind.

Warum sind Dauerschätzungen oft unzuverlässig?

Weil die Schätzung meist nur die Bauphase umfasst; Datenvorbereitung, Tests und Genehmigung werden nicht einbezogen. Eine realistische Schätzung deckt alle drei Phasen getrennt ab.