अपॉइंटमेंट प्रणाली किसके काम आती है?

आप ग्राहक के साथ काम कर रहे हैं और फोन बजता है। जवाब देने पर काम रुकता है; न देने पर बाद में पता करना पड़ता है कि कॉल किसलिए थी। शाम तक कई संदेश एक ही समय माँग सकते हैं। ऐसा अक्सर हो तो ऑनलाइन बुकिंग पर विचार करना उपयोगी है। लेकिन व्यस्त फोन अपने आप नए सॉफ्टवेयर की जरूरत सिद्ध नहीं करता। पहले पहचानें कि कौन-सी कॉल वास्तव में समय आरक्षित करने की हैं।

मूल काम उचित सेवा, समय और व्यक्ति या संसाधन को मिलाना है। ग्राहक उपलब्ध समय देखता है, चुनता है और बुकिंग करता है। कारोबार साझा दृश्य में अपॉइंटमेंट देखता है। उत्पाद का दायरा URİKEM के अपॉइंटमेंट प्रणाली पेज पर है। यहाँ निर्णय की शुरुआत आपके काम के तरीके से होती है।

किस तरह के काम को लाभ हो सकता है?

निश्चित अवधि की सलाह, प्रशिक्षण, व्यक्तिगत देखभाल, शोरूम की मुलाकात और नियोजित तकनीकी सेवा की शुरुआती जाँच संभावित उदाहरण हैं। ये उपयोग के परिदृश्य हैं, ग्राहकों के परिणामों के दावे नहीं। इनमें ग्राहक के आरक्षित समय का कारोबार की क्षमता से मेल होना जरूरी है। उद्योग के नाम से अधिक महत्वपूर्ण यह है कि यह मेल कितनी स्पष्टता से तय हो सकता है।

एक व्यक्ति के कारोबार में उसकी उपलब्धता पर्याप्त हो सकती है। कई कर्मचारी हों तो यह भी जानना होगा कि कौन कौन-सी सेवा दे सकता है। कमरा, मेज या उपकरण चाहिए तो सिर्फ कर्मचारी का खाली होना पर्याप्त नहीं। दो लोग एक बैठक कक्ष एक साथ नहीं इस्तेमाल कर सकते, भले उनके कैलेंडर खाली हों। जाँचें कि प्रस्तावित प्रणाली इन संसाधनों को साथ देखती है या नहीं।

छूटी कॉल का असर कैसे मापें?

एक छोटी लेकिन सामान्य काम का प्रतिनिधित्व करने वाली अवधि में कॉल को वर्गीकृत करें: नई बुकिंग, पुरानी बुकिंग में बदलाव, जानकारी और अन्य कारण। वापस कॉल करने का परिणाम भी लिखें। हर अनुत्तरित कॉल को खोया ग्राहक मानना यथार्थवादी नहीं है। बार-बार कॉल करने वाले या दूसरे माध्यम से हल हुए अनुरोध को दो बार न गिनें।

फिर दो अलग माप देखें: अपॉइंटमेंट तय करने में कर्मचारियों का समय और वास्तविक बुकिंग माँग जिसे पूरा नहीं कर पाए। पहले को मिनट में मापें। दूसरे में देखें कि अनुरोध सेवा, काम के समय और क्षमता से मेल खाता था या नहीं। हर कॉल को अनुमानित बिक्री रकम से गुणा करने पर सॉफ्टवेयर का लाभ बढ़ा-चढ़ाकर दिख सकता है। रिकॉर्ड नहीं हैं तो पहले मापना शुरू करें।

सेटअप से पहले कौन-से नियम स्पष्ट हों?

सेवाओं के नाम, अवधि, काम के घंटे, विराम और तैयारी का समय लिखें। चालीस मिनट की सेवा के बाद दस मिनट तैयारी चाहिए तो केवल सेवा अवधि से क्षमता नहीं तय होगी। ये संख्या उदाहरण हैं; असली समय कारोबार तय करता है। छुट्टियाँ, कर्मचारियों की छुट्टी और बंद दिन भी कैलेंडर में होने चाहिए।

• कितने समय पहले से बुकिंग खुलती है?
• क्या अंतिम समय की बुकिंग संभव है या तैयारी चाहिए?
• बुकिंग कैसे और किस माध्यम से रद्द या बदली जाएगी?
• फोन बुकिंग साझा कैलेंडर में कौन डालेगा?
• अपवाद का निर्णय कौन करेगा और बदलाव कौन देखेगा?

इन सवालों के बिना कैलेंडर खोलना पुरानी उलझन को ऑनलाइन पहुँचा सकता है। याद दिलाना, कर्मचारी चुनना और कैलेंडर समन्वय अलग जरूरतों के रूप में लिखें। हर उत्पाद में हर सुविधा नहीं होती; प्रस्ताव और परीक्षण में वास्तविक व्यवहार जाँचें। सूची में सुविधा का नाम होना आपके विशेष मामले का समर्थन सिद्ध नहीं करता।

दूसरा समाधान कब चाहिए?

अगर काम की अवधि मौके पर जाँच के बाद ही पता चलती है, तो निश्चित सेवा अवधि के बजाय शुरुआती सलाह या प्राप्ति का समय देना बेहतर हो सकता है। आपात प्रतिक्रिया, बिना बुकिंग आने वाले ग्राहक और बदलते फील्ड मार्ग अलग योजना माँगते हैं। कैलेंडर की स्क्रीन अपने आप मार्ग योजना या आपात कॉल प्रबंधन की हर जरूरत पूरी नहीं करती।

महीने में कुछ ही अपॉइंटमेंट वाला कारोबार, जो उन्हें ठीक से संभाल रहा हो, साधारण साझा कैलेंडर से काम चला सकता है। निर्णय में सेटअप, उपयोग और रखरखाव शामिल करें। कौन-से काम स्वचालन के योग्य हैं लेख इस मूल्यांकन को समझाता है। स्पष्ट नियम वाला दोहराया काम बेहतर शुरुआत है।

ध्यान दें: एक कैलेंडर और जरूरी जानकारी

फोन बुकिंग अलग नोटबुक में रहे तो ऑनलाइन बुकिंग शुरू होने के बाद भी दोहरी बुकिंग हो सकती है। सभी माध्यम एक अद्यतन कैलेंडर में आने चाहिए। ग्राहक से केवल अपॉइंटमेंट और संपर्क के लिए जरूरी जानकारी लें। सामान्य बुकिंग नोट में संवेदनशील सेवा विवरण लेने से पहले उसकी जरूरत और उचित प्रक्रिया पर विचार करें।

सीमित परीक्षण करें: चुनी हुई सेवाएँ, कर्मचारी और वास्तविक कैलेंडर। दो ग्राहकों का एक समय चुनना, रद्द समय दोबारा खुलना, फोन बुकिंग ऑनलाइन दिखना और बंद दिन अनुपलब्ध रहना जाँचें। बाद में बुकिंग की संख्या के साथ हाथ से सुधारने का काम भी देखें। निर्णय इस आधार पर लें कि रोज का काम आसान हुआ या नहीं।

व्यस्त और शांत अवधि को समान न मानें। परीक्षण का समय दर्ज करें और कर्मचारियों तथा सेवाओं के मिश्रण में बदलाव ध्यान में रखें। इससे असामान्य रूप से व्यस्त एक सप्ताह के आधार पर निर्णय लेने से बचेंगे।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या वेबसाइट के बिना ऑनलाइन बुकिंग ले सकते हैं?

हाँ। अलग बुकिंग पेज का लिंक साझा कर सकते हैं या मौजूदा वेबसाइट में बुकिंग जोड़ सकते हैं। ग्राहक जिन माध्यमों से संपर्क करते हैं, उनके अनुसार चुनें।

फोन से मिली बुकिंग का क्या होगा?

उसे उसी कैलेंडर में दर्ज करना होगा। दो अलग कैलेंडर रखने से एक ही समय ऑनलाइन ग्राहक और फोन करने वाले दोनों को देने का जोखिम रहता है।

क्या हर छूटी कॉल बिक्री बन जाएगी?

नहीं। हर कॉल करने वाला अपॉइंटमेंट नहीं चाहता और हर अपॉइंटमेंट बिक्री नहीं बनता। वास्तविक बुकिंग अनुरोध, पूरी हुई सेवाएँ और बाद में संपर्क करने का समय अलग दर्ज करें।