¿Tiene que preparar a mano el informe de ventas cada mes?

En muchas empresas, los primeros días del mes son días de informes. Alguien pasa los datos del programa de contabilidad o de ventas a Excel, copia el archivo del mes anterior, pega las cifras en una pestaña nueva, revisa las fórmulas, actualiza los gráficos y envía el informe a la dirección. El trabajo es el mismo cada mes, pero cada mes se vuelve a hacer a mano. La pregunta es: ¿tiene que preparar este informe a mano cada mes?

El coste oculto del informe hecho a mano

El coste de un informe hecho a mano no son solo las horas dedicadas. El verdadero coste son los pequeños errores que aparecen al repetir el trabajo:

• Errores de copiar y pegar. Se pega una fila de menos o de más y el total cambia sin que nadie lo note.
• Fórmulas desplazadas. Una fórmula trasladada a la pestaña nueva empieza a apuntar a la celda equivocada; el resultado parece correcto, pero no lo es.
• Estructura cambiante. Cuando cambia la persona que prepara el informe, también pueden cambiar el orden de las columnas, sus nombres y la forma de calcular; los informes de dos meses dejan de ser comparables.
• Dependencia de una persona. Si quien sabe preparar el informe está de vacaciones, el informe se retrasa.

¿Cómo funciona un informe automático?

La lógica del informe automático es sencilla: los datos se toman cada mes de la misma fuente, pasan por los mismos cálculos y se colocan en la misma plantilla. La fuente puede ser un programa de contabilidad, un sistema de ventas o un archivo de Excel que se exporta con regularidad. El sistema genera a partir de esos datos las tablas, los gráficos y las cifras de resumen; el informe se prepara en PDF o en Excel y se envía a las personas designadas.

La inteligencia artificial puede hacer un trabajo adicional en este flujo: resumir en un texto breve los cambios más destacados de las cifras. Por ejemplo, "el grupo de productos que más ha crecido este mes" o "la región que ha bajado respecto al mes anterior". Este resumen se redacta después de calcular las cifras; el cálculo en sí no se deja en manos de la inteligencia artificial. En la página Automatización de informes y presupuestos explicamos este flujo en detalle.

La ventaja de que el informe salga cada mes con la misma estructura

Para la dirección, la cualidad más valiosa de un informe es que sea comparable. Cuando cada mes hay las mismas columnas, las mismas definiciones y los mismos gráficos, la vista busca los cambios; no se pierde tiempo en descifrar la estructura. El informe llega el mismo día y a la misma hora; nadie pregunta "¿cuándo estará listo el informe?". Y la persona que lo prepara dedica su tiempo no a reunir cifras, sino a interpretar lo que esas cifras cuentan.

¿Qué informes son aptos para la automatización?

No todos los informes son aptos para la automatización. Los que lo son tienen estas características en común:

• Se preparan con una periodicidad fija (semanal, mensual).
• Sus datos proceden siempre del mismo lugar.
• Las reglas de cálculo están claras y se pueden poner por escrito.
• Su formato es siempre el mismo.

En cambio, montar una automatización para un análisis puntual, un estudio que busca responder cada vez a una pregunta distinta o un informe cuyos datos se reúnen a mano desde fuentes dispersas puede exigir más esfuerzo del que ahorra. La misma lógica se aplica a la preparación de presupuestos; lo tratamos en el artículo por qué se tarda tanto en preparar un presupuesto.

Qué preparar antes de empezar

• Los informes ya preparados de los últimos meses (como ejemplo).
• De dónde se obtienen los datos y en qué formato llegan.
• Cómo se calcula cada cifra: qué productos entran en cada grupo, cómo se descuentan las devoluciones, si el IVA está incluido o no.
• Quién recibirá el informe y cuándo.

Aspectos a tener en cuenta

La automatización repite una regla equivocada cada mes con la misma rapidez. Por eso, durante los primeros meses, el informe automático debe compararse con el preparado a mano; si ambos coinciden, se deja de preparar a mano. Cuando hay un cambio en el sistema de origen (un nuevo grupo de productos, un formato de exportación distinto), también hay que revisar el informe. En resumen, el informe automático consiste en aplicar cada mes de la misma manera una regla que se ha definido bien una vez; y definir bien la regla depende de unas pocas horas de trabajo cuidadoso al principio.

Preguntas frecuentes

¿Se puede preparar el informe mensual de forma totalmente automática?

Los informes cuyos datos proceden cada mes de la misma fuente, con reglas de cálculo claras y un formato fijo, se pueden preparar en gran medida de forma automática. Durante los primeros meses, el informe automático debe verificarse comparándolo con el preparado a mano.

¿Calcula la inteligencia artificial las cifras por sí misma?

No. Las cifras se calculan con las reglas definidas. La inteligencia artificial solo puede utilizarse para resumir en un texto breve los cambios más destacados de las cifras ya calculadas.

¿Qué ocurre si cambiamos de programa de contabilidad?

Cuando cambia la fuente de datos, la parte de la automatización que toma los datos se adapta a la nueva fuente. Las reglas de cálculo y la plantilla del informe suelen mantenerse iguales.