Müssen Sie den monatlichen Verkaufsbericht jeden Monat von Hand erstellen?

In vielen Unternehmen sind die ersten Tage des Monats Berichtstage. Jemand holt die Daten aus der Buchhaltungs- oder Vertriebssoftware nach Excel, kopiert die Datei des Vormonats, fügt die Zahlen in ein neues Tabellenblatt ein, prüft die Formeln, aktualisiert die Diagramme und schickt den Bericht an die Geschäftsleitung. Die Arbeit ist jeden Monat dieselbe, wird aber jeden Monat erneut von Hand erledigt. Die Frage lautet: Müssen Sie diesen Bericht jeden Monat von Hand erstellen?

Die versteckten Kosten eines manuell erstellten Berichts

Die Kosten eines manuell erstellten Berichts sind nicht nur die aufgewendeten Stunden. Die eigentlichen Kosten sind die kleinen Fehler, die bei der Wiederholung entstehen:

• Kopierfehler. Eine Zeile zu wenig oder zu viel wird eingefügt, und die Summe ändert sich unbemerkt.
• Verrutschte Formeln. Eine in ein neues Tabellenblatt übernommene Formel verweist plötzlich auf die falsche Zelle; das Ergebnis sieht richtig aus, ist es aber nicht.
• Wechselnder Aufbau. Wechselt die Person, die den Bericht erstellt, können sich auch Reihenfolge und Namen der Spalten sowie die Berechnungsweise ändern; die Berichte zweier Monate lassen sich dann nicht mehr vergleichen.
• Abhängigkeit von einer Person. Ist die Person, die den Bericht erstellen kann, im Urlaub, verzögert sich der Bericht.

Wie funktioniert ein automatischer Bericht?

Das Prinzip eines automatischen Berichts ist einfach: Die Daten werden jeden Monat aus derselben Quelle übernommen, durchlaufen dieselben Berechnungen und werden in dieselbe Vorlage eingesetzt. Die Quelle kann eine Buchhaltungssoftware, ein Vertriebssystem oder eine regelmäßig exportierte Excel-Datei sein. Das System erzeugt aus diesen Daten Tabellen, Diagramme und Kennzahlen; der Bericht wird als PDF oder Excel erstellt und an die festgelegten Personen gesendet.

KI kann in diesem Ablauf eine zusätzliche Aufgabe übernehmen: auffällige Veränderungen in den Zahlen in einem kurzen Text zusammenfassen, etwa „die Produktgruppe mit dem stärksten Zuwachs in diesem Monat“ oder „die Region, die gegenüber dem Vormonat zurückgegangen ist“. Diese Zusammenfassung wird geschrieben, nachdem die Zahlen berechnet sind; die Berechnung selbst wird nicht der KI überlassen. Diesen Ablauf beschreiben wir ausführlich auf der Seite Berichts- & Angebotsautomatisierung.

Der Nutzen eines Berichts, der jeden Monat im selben Aufbau erscheint

Aus Sicht der Geschäftsleitung ist die wertvollste Eigenschaft eines Berichts seine Vergleichbarkeit. Sind Spalten, Definitionen und Diagramme jeden Monat gleich, sucht das Auge nach Veränderungen; es geht keine Zeit dafür verloren, den Aufbau zu entschlüsseln. Der Bericht kommt am selben Tag zur selben Uhrzeit; niemand muss fragen, wann er fertig ist. Und die Person, die den Bericht erstellt, verwendet ihre Zeit nicht mehr auf das Zusammentragen der Zahlen, sondern darauf, zu deuten, was die Zahlen aussagen.

Welche Berichte eignen sich für Automatisierung?

Nicht jeder Bericht eignet sich für Automatisierung. Die geeigneten haben folgende Merkmale gemeinsam:

• Er wird in regelmäßigen Abständen (wöchentlich, monatlich) erstellt.
• Seine Daten kommen jedes Mal aus derselben Quelle.
• Die Berechnungsregeln stehen fest und lassen sich schriftlich festhalten.
• Sein Format ist jedes Mal gleich.

Für eine einmalige Analyse, eine Arbeit, die jedes Mal eine andere Frage beantworten soll, oder einen Bericht, dessen Daten von Hand aus verstreuten Quellen zusammengetragen werden, kann die Einrichtung einer Automatisierung dagegen mehr Aufwand kosten, als sie einspart. Dieselbe Logik gilt für die Angebotserstellung; darauf sind wir im Beitrag warum die Angebotserstellung so lange dauert eingegangen.

Was vor dem Start vorzubereiten ist

• Ein in den letzten Monaten erstellter Bericht (als Beispiel).
• Woher die Daten stammen und in welchem Format sie vorliegen.
• Wie jede Zahl berechnet wird: welche Produkte zu welcher Gruppe gehören, wie Retouren abgezogen werden, ob mit oder ohne Mehrwertsteuer.
• Wer den Bericht wann erhält.

Worauf zu achten ist

Eine Automatisierung wiederholt eine falsche Regel jeden Monat genauso schnell. Deshalb sollte der automatische Bericht in den ersten Monaten neben dem manuell erstellten verglichen werden; stimmen beide überein, wird die manuelle Erstellung eingestellt. Ändert sich etwas im Quellsystem (eine neue Produktgruppe, ein anderes Exportformat), muss auch der Bericht überprüft werden. Kurz gesagt: Ein automatischer Bericht ist eine einmal richtig eingerichtete Regel, die jeden Monat gleich angewendet wird; die Regel richtig einzurichten, hängt von einigen Stunden sorgfältiger Arbeit zu Beginn ab.

Häufig gestellte Fragen

Lässt sich ein Monatsbericht vollständig automatisch erstellen?

Berichte, deren Daten jeden Monat aus derselben Quelle kommen, deren Berechnungsregeln feststehen und deren Format gleich bleibt, lassen sich weitgehend automatisch erstellen. In den ersten Monaten sollte der automatische Bericht durch einen Vergleich mit dem manuell erstellten überprüft werden.

Berechnet die KI die Zahlen selbst?

Nein. Die Zahlen werden nach festgelegten Regeln berechnet. KI kann nur dazu eingesetzt werden, auffällige Veränderungen in den berechneten Zahlen in einem kurzen Text zusammenzufassen.

Was passiert, wenn sich unsere Buchhaltungssoftware ändert?

Ändert sich die Datenquelle, wird der Teil der Automatisierung, der die Daten übernimmt, an die neue Quelle angepasst. Berechnungsregeln und Berichtsvorlage bleiben in der Regel gleich.