Tem de preparar o relatório mensal de vendas à mão todos os meses?

Em muitas empresas, os primeiros dias do mês são dias de relatório. Alguém exporta os dados do programa de contabilidade ou de vendas para o Excel, copia o ficheiro do mês anterior, cola os números num separador novo, verifica as fórmulas, atualiza os gráficos e envia o relatório à direção. O trabalho é o mesmo todos os meses, mas todos os meses é refeito à mão. A pergunta é: tem mesmo de preparar este relatório à mão todos os meses?

O custo oculto do relatório feito à mão

O custo de um relatório feito à mão não se resume às horas gastas. O verdadeiro custo são os pequenos erros que surgem com a repetição do trabalho:

• Erro de copiar e colar. Cola-se uma linha a menos ou a mais e o total muda sem que ninguém dê por isso.
• Fórmula desalinhada. A fórmula levada para o separador novo passa a apontar para a célula errada; o resultado parece certo, mas não está.
• Estrutura que muda. Quando muda a pessoa que prepara o relatório, também podem mudar a ordem das colunas, os seus nomes e a forma de calcular; os relatórios de dois meses deixam de ser comparáveis.
• Dependência de uma pessoa. Se quem sabe preparar o relatório está de férias, o relatório atrasa-se.

Como funciona um relatório automático?

A lógica de um relatório automático é simples: todos os meses, os dados são recolhidos da mesma fonte, passam pelos mesmos cálculos e são colocados no mesmo modelo. A fonte pode ser um programa de contabilidade, um sistema de vendas ou um ficheiro Excel exportado regularmente. O sistema gera a partir desses dados as tabelas, os gráficos e os números de resumo; o relatório é preparado em PDF ou Excel e enviado às pessoas definidas.

A inteligência artificial pode fazer um trabalho adicional neste fluxo: resumir num texto curto as variações mais evidentes nos números. Por exemplo, "o grupo de produtos que mais cresceu este mês" ou "a região que caiu em relação ao mês anterior". Este resumo é escrito depois de os números estarem calculados; o cálculo em si não fica a cargo da inteligência artificial. Na página Automação de relatórios e propostas explicamos este fluxo em pormenor.

A vantagem de o relatório sair todos os meses com a mesma estrutura

Para a direção, a característica mais valiosa de um relatório é poder ser comparado. Quando todos os meses há as mesmas colunas, as mesmas definições e os mesmos gráficos, o olhar procura a variação; não se perde tempo a decifrar a estrutura. O relatório chega no mesmo dia, à mesma hora; ninguém pergunta "quando fica pronto o relatório?". E quem prepara o relatório dedica o seu tempo não a juntar números, mas a interpretar o que eles dizem.

Que relatório é adequado à automação?

Nem todo o relatório é adequado à automação. Os adequados têm estas características em comum:

• É preparado com regularidade (semanal, mensal).
• Os dados vêm sempre do mesmo sítio.
• As regras de cálculo são claras e podem ser postas por escrito.
• O formato é sempre o mesmo.

Em contrapartida, montar uma automação para uma análise pontual, para um trabalho que procura sempre responder a uma pergunta diferente ou para um relatório cujos dados são recolhidos à mão de fontes dispersas pode exigir mais esforço do que aquele que poupa. A mesma lógica aplica-se à preparação de propostas; abordamos isso no artigo por que demora tanto preparar uma proposta.

O que preparar antes de começar

• Os relatórios dos últimos meses (como exemplo).
• De onde vêm os dados e em que formato chegam.
• Como é calculado cada número: que produtos entram em que grupo, como se descontam as devoluções, se o IVA está incluído ou não.
• Quem recebe o relatório e quando.

Pontos de atenção

A automação repete uma regra errada todos os meses com a mesma rapidez. Por isso, nos primeiros meses, o relatório automático deve ser comparado lado a lado com o relatório feito à mão; se os dois coincidirem, deixa-se de preparar à mão. Quando há uma alteração no sistema de origem (um novo grupo de produtos, um formato de exportação diferente), o relatório também tem de ser revisto. Em suma, um relatório automático é a aplicação, todos os meses da mesma forma, de uma regra definida corretamente uma vez; e definir bem essa regra depende de algumas horas de trabalho cuidadoso no início.

Perguntas frequentes

O relatório mensal pode ser preparado de forma totalmente automática?

Os relatórios cujos dados vêm todos os meses da mesma fonte, com regras de cálculo claras e formato fixo, podem ser preparados em grande parte de forma automática. Nos primeiros meses, o relatório automático deve ser validado por comparação com o feito à mão.

É a inteligência artificial que calcula os números?

Não. Os números são calculados com as regras definidas. A inteligência artificial só pode ser usada para resumir num texto curto as variações mais evidentes nos números já calculados.

O que acontece se mudarmos de programa de contabilidade?

Quando a fonte de dados muda, a parte da automação que recolhe os dados é adaptada à nova fonte. As regras de cálculo e o modelo do relatório normalmente mantêm-se.