Обязательно ли каждый месяц готовить отчёт о продажах вручную?

Во многих компаниях первые дни месяца — дни отчётов. Кто-то выгружает данные из бухгалтерской или торговой программы в Excel, копирует файл прошлого месяца, вставляет цифры на новый лист, проверяет формулы, обновляет графики и отправляет отчёт руководству. Работа каждый месяц одна и та же, но каждый месяц её заново делают вручную. Вопрос в том, обязательно ли готовить этот отчёт вручную каждый месяц.

Скрытая цена отчёта, подготовленного вручную

Цена ручного отчёта — это не только потраченные часы. Настоящая цена — мелкие ошибки, которые появляются при повторении работы:

• Ошибка копирования. Вставлено на строку меньше или больше — и итог незаметно меняется.
• Съехавшая формула. Формула, перенесённая на новый лист, начинает ссылаться не на ту ячейку; результат выглядит верным, но таким не является.
• Меняющийся порядок. Когда меняется человек, готовящий отчёт, могут измениться и порядок столбцов, и их названия, и способ расчёта; отчёты за два месяца становится невозможно сравнить.
• Зависимость от одного человека. Если сотрудник, который умеет готовить отчёт, в отпуске, отчёт задерживается.

Как работает автоматический отчёт?

Логика автоматического отчёта проста: данные каждый месяц берутся из одного источника, проходят одни и те же расчёты и помещаются в один и тот же шаблон. Источником может быть бухгалтерская программа, система продаж или регулярно выгружаемый файл Excel. Система формирует из этих данных таблицы, графики и сводные цифры; отчёт готовится в PDF или Excel и отправляется заданным получателям.

ИИ может выполнять в этом процессе дополнительную задачу: кратко описывать заметные изменения в цифрах. Например, «группа товаров с наибольшим ростом в этом месяце» или «регион, где продажи снизились по сравнению с прошлым месяцем». Такая сводка пишется после того, как цифры посчитаны; сам расчёт ИИ не доверяют. Подробно этот процесс мы описали на странице Автоматизация отчётов и коммерческих предложений.

Польза отчёта в одном и том же виде каждый месяц

Для руководства самое ценное качество отчёта — сопоставимость. Когда каждый месяц одни и те же столбцы, определения и графики, взгляд ищет изменения, а не тратит время на то, чтобы разобраться в устройстве отчёта. Отчёт приходит в один и тот же день и час; никто не спрашивает, «когда будет готов отчёт». А человек, который его готовит, тратит время не на сбор цифр, а на то, чтобы понять, о чём они говорят.

Какой отчёт подходит для автоматизации?

Не каждый отчёт подходит для автоматизации. У подходящих есть общие черты:

• Готовится регулярно (еженедельно, ежемесячно).
• Данные каждый раз поступают из одного и того же места.
• Правила расчёта понятны и их можно записать.
• Форма каждый раз одинаковая.

Напротив, для разового анализа, для работы, которая каждый раз ищет ответ на новый вопрос, или для отчёта, данные которого вручную собираются из разрозненных источников, настройка автоматизации может потребовать больше усилий, чем сэкономит. Та же логика действует и для подготовки коммерческих предложений; об этом мы писали в статье почему подготовка коммерческого предложения занимает так много времени.

Что подготовить перед началом

• Готовые отчёты за последние несколько месяцев (в качестве образца).
• Откуда берутся данные и в каком виде они поступают.
• Как считается каждая цифра: какие товары входят в какую группу, как вычитаются возвраты, с НДС или без.
• Кто и когда будет получать отчёт.

На что обратить внимание

Автоматизация каждый месяц с той же скоростью повторяет и неверное правило. Поэтому в первые несколько месяцев автоматический отчёт нужно сверять с отчётом, подготовленным вручную; если они совпадают, ручную подготовку прекращают. Когда в системе-источнике что-то меняется (новая группа товаров, другой формат выгрузки), отчёт тоже нужно пересмотреть. Коротко: автоматический отчёт — это правило, один раз настроенное верно и каждый месяц применяемое одинаково; а верная настройка правила зависит от нескольких часов внимательной работы в начале.

Частые вопросы

Можно ли полностью автоматизировать ежемесячный отчёт?

Отчёты, данные которых каждый месяц поступают из одного источника, с понятными правилами расчёта и постоянной формой, можно в значительной мере готовить автоматически. В первые месяцы автоматический отчёт нужно проверять, сравнивая его с подготовленным вручную.

ИИ сам считает цифры?

Нет. Цифры рассчитываются по заданным правилам. ИИ можно использовать только для того, чтобы кратко описать заметные изменения в уже посчитанных цифрах.

Что будет, если у нас сменится бухгалтерская программа?

При смене источника данных часть автоматизации, отвечающая за получение данных, адаптируется под новый источник. Правила расчёта и шаблон отчёта обычно остаются прежними.