Devez-vous préparer à la main votre rapport de ventes chaque mois ?

Dans beaucoup d'entreprises, les premiers jours du mois sont des jours de rapports. Quelqu'un exporte les données du logiciel de comptabilité ou de vente vers Excel, copie le fichier du mois précédent, colle les chiffres dans un nouvel onglet, vérifie les formules, met à jour les graphiques et envoie le rapport à la direction. Le travail est le même chaque mois, mais il est refait à la main chaque mois. La question est donc : devez-vous préparer ce rapport à la main chaque mois ?

Le coût caché du rapport fait à la main

Le coût d'un rapport fait à la main ne se limite pas aux heures passées. Le vrai coût, ce sont les petites erreurs qui naissent de la répétition :

• Erreur de copier-coller. Une ligne de trop ou de moins est collée, et le total change sans bruit.
• Formule décalée. Une formule déplacée dans le nouvel onglet se met à pointer vers la mauvaise cellule ; le résultat semble juste, mais ne l'est pas.
• Présentation changeante. Quand la personne qui prépare le rapport change, l'ordre des colonnes, leurs noms et la méthode de calcul peuvent changer aussi ; les rapports de deux mois ne sont plus comparables.
• Dépendance à une personne. Si la personne qui sait préparer le rapport est en congé, le rapport prend du retard.

Comment fonctionne un rapport automatique ?

La logique du rapport automatique est simple : les données sont récupérées chaque mois à la même source, passent par les mêmes calculs et sont placées dans le même modèle. La source peut être un logiciel de comptabilité, un système de vente ou un fichier Excel exporté régulièrement. Le système produit à partir de ces données les tableaux, les graphiques et les chiffres de synthèse ; le rapport est préparé en PDF ou en Excel et envoyé aux personnes désignées.

L'intelligence artificielle peut apporter un travail supplémentaire dans ce flux : résumer en un court texte les évolutions marquantes des chiffres. Par exemple « le groupe de produits qui a le plus progressé ce mois-ci » ou « la région en baisse par rapport au mois dernier ». Ce résumé est rédigé une fois les chiffres calculés ; le calcul lui-même n'est pas confié à l'intelligence artificielle. Nous détaillons ce fonctionnement sur la page Automatisation des rapports et des devis.

L'intérêt d'un rapport qui sort chaque mois avec la même présentation

Pour la direction, la qualité la plus précieuse d'un rapport est d'être comparable. Quand chaque mois on retrouve les mêmes colonnes, les mêmes définitions et les mêmes graphiques, l'œil cherche les évolutions ; on ne perd pas de temps à déchiffrer la présentation. Le rapport arrive le même jour, à la même heure ; personne ne demande « quand le rapport sera-t-il prêt ? ». Et la personne qui le prépare consacre son temps non plus à rassembler les chiffres, mais à interpréter ce qu'ils racontent.

Quels rapports se prêtent à l'automatisation ?

Tous les rapports ne se prêtent pas à l'automatisation. Ceux qui s'y prêtent ont en commun les caractéristiques suivantes :

• Ils sont préparés à intervalle régulier (hebdomadaire, mensuel).
• Leurs données proviennent chaque fois du même endroit.
• Les règles de calcul sont claires et peuvent être mises par écrit.
• Leur présentation est chaque fois la même.

En revanche, mettre en place une automatisation pour une analyse ponctuelle, une étude qui cherche chaque fois à répondre à une question différente ou un rapport dont les données sont rassemblées à la main depuis des sources dispersées peut demander plus d'effort qu'elle n'en fait gagner. La même logique vaut pour la préparation des devis ; nous l'avons abordée dans l'article pourquoi préparer un devis prend-il autant de temps.

Ce qu'il faut préparer avant de commencer

• Les rapports déjà préparés des derniers mois (à titre d'exemple).
• La provenance des données et le format dans lequel elles arrivent.
• La façon dont chaque chiffre est calculé : quels produits entrent dans quel groupe, comment les retours sont déduits, si la TVA est incluse ou non.
• Qui recevra le rapport, et quand.

Les points de vigilance

L'automatisation répète une règle erronée chaque mois avec la même rapidité. C'est pourquoi, les premiers mois, le rapport automatique doit être comparé au rapport fait à la main ; si les deux concordent, on arrête la préparation manuelle. Quand le système source change (nouveau groupe de produits, format d'export différent), le rapport doit lui aussi être revu. En bref, le rapport automatique consiste à appliquer chaque mois de la même façon une règle bien établie une fois pour toutes ; et bien établir cette règle dépend de quelques heures de travail attentif au départ.

Questions fréquentes

Le rapport mensuel peut-il être préparé de façon entièrement automatique ?

Les rapports dont les données proviennent chaque mois de la même source, dont les règles de calcul sont claires et dont la présentation est fixe peuvent être préparés en grande partie automatiquement. Les premiers mois, le rapport automatique doit être validé en le comparant au rapport fait à la main.

L'intelligence artificielle calcule-t-elle elle-même les chiffres ?

Non. Les chiffres sont calculés selon les règles définies. L'intelligence artificielle peut seulement servir à résumer en un court texte les évolutions marquantes des chiffres déjà calculés.

Que se passe-t-il si nous changeons de logiciel de comptabilité ?

Quand la source de données change, la partie de l'automatisation qui récupère les données est adaptée à la nouvelle source. Les règles de calcul et le modèle de rapport restent généralement les mêmes.