Si les documents sont peu nombreux et ont tous la même mise en page, les saisir à la main peut suffire. S'ils se comptent par centaines, que leurs mises en page diffèrent et que de nouveaux continuent d'arriver, il est plus judicieux de les faire lire par l'intelligence artificielle et de les reporter dans un tableau ; mais les champs douteux doivent impérativement être contrôlés par une personne.
Dans beaucoup d'entreprises, l'information n'est pas dans un tableau mais dans des dossiers : factures, certificats, fiches techniques, contrats. Un jour, il faut rassembler ces informations dans un seul tableau, pour un audit, un inventaire ou une simple question comme « le certificat de quel fournisseur arrive à échéance ? ». Deux options se présentent alors : ouvrir les documents un par un et les saisir à la main, ou confier leur lecture à l'intelligence artificielle.
Le coût réel de la saisie manuelle
La saisie manuelle paraît simple : ouvrir le document, trouver le champ, l'écrire dans le tableau. La difficulté apparaît à mesure que le travail se répète. Quand les documents n'ont pas la même mise en page, l'information recherchée change de place d'un document à l'autre ; chez un fournisseur la date est en haut à droite, chez un autre en dernière page. Avec la fatigue, les lignes oubliées, les chiffres mal recopiés et les erreurs de copie se multiplient. De plus, le travail n'est jamais fini une fois pour toutes : chaque nouveau document oblige à remettre le tableau à jour.
Que fait l'intelligence artificielle dans ce travail ?
Un outil basé sur l'intelligence artificielle lit les documents ; qu'ils soient en PDF ou scannés ne change généralement rien. Il retrouve les champs demandés même dans des documents aux mises en page différentes et inscrit chaque document comme une ligne du tableau. Il signale les champs dont il n'est pas sûr, si bien que l'on sait où contrôler. Nous expliquons le fonctionnement de ce type d'outil sur la page Du document au tableau.
Le principal gain de cette approche tient moins à la vitesse qu'à la cohérence : chaque document est lu selon la même règle et inscrit dans les mêmes colonnes. Les nouveaux documents s'ajoutent au même tableau ; celui-ci cesse d'être un travail ponctuel et devient un registre tenu à jour.
Où faut-il être vigilant ?
Lire des documents avec l'intelligence artificielle ne supprime pas le contrôle, cela le déplace. Les principaux points de vigilance :
- Champs douteux. Un scan illisible, une écriture manuscrite ou une mise en page inhabituelle augmentent le risque d'erreur. L'outil doit signaler ces champs et une personne doit les contrôler.
- Contrôle par échantillon. Lors de la première exécution, il faut comparer un à un avec le tableau des documents choisis au hasard ; c'est ainsi que l'on voit si la règle est bien établie.
- Définition des champs. De quelle « date » s'agit-il : date d'émission ou date de validité ? Si les colonnes ne sont pas clairement définies dès le départ, l'outil comme l'humain inscriront des choses différentes.
- Risque d'invention. Une information absente du document ne doit pas être complétée par supposition ; un champ vide doit rester vide et être signalé. Nous traitons ce risque dans l'article que se passe-t-il si l'intelligence artificielle invente.
Dans quels cas continuer à la main ?
Tout travail documentaire ne se prête pas à l'automatisation. Si les documents sont peu nombreux, que le travail est ponctuel et que tous ont la même mise en page, la saisie manuelle peut rester le chemin le plus court. Si le temps consacré au paramétrage et au contrôle dépasse celui du travail manuel, l'automatisation n'a pas de sens. En revanche, si les documents se comptent par centaines, que les mises en page diffèrent et que de nouveaux documents arrivent régulièrement, continuer à la main revient à refaire le même effort chaque mois.
Ce qu'il faut préparer avant de commencer
- Les colonnes du tableau et la définition de chacune.
- Quelques exemples de chaque type de document.
- L'emplacement des documents et la provenance des nouveaux.
- La personne chargée du contrôle.
Si, une fois le tableau prêt, ces données doivent être transférées dans un système, nous expliquons comment procéder dans l'article importer en masse une liste Excel dans un système.
Questions fréquentes
Les PDF scannés (images) peuvent-ils aussi être lus ?
En général, oui. Plus la qualité du scan baisse, plus le risque d'erreur augmente ; c'est pourquoi l'outil doit signaler les champs dont il n'est pas sûr et une personne doit les contrôler.
Peut-on se fier directement au tableau produit par l'intelligence artificielle ?
Pas sans contrôle. Lors de la première exécution, il faut faire un contrôle par échantillon et examiner un à un les champs douteux signalés. Le contrôle ne disparaît pas, mais il se concentre sur les seuls champs douteux au lieu de porter sur tous les documents.
À partir de combien de documents l'automatisation devient-elle pertinente ?
Il n'y a pas de chiffre précis. On évalue ensemble le nombre de documents, l'écart entre leurs mises en page et la fréquence d'arrivée de nouveaux documents. Si le travail est ponctuel et les documents peu nombreux, la saisie manuelle peut être plus rapide.
Une tâche revient sans cesse dans votre entreprise ? Expliquez-nous et nous écrivons l'outil qui la fait.
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