数百件のPDFや書類を一つの表にまとめるには：手作業か、AIか？

多くの企業では、情報は表ではなくフォルダーの中にあります。請求書、証明書、技術資料、契約書などです。いずれ、これらの情報を一つの表にまとめる必要が生じます。監査や棚卸しのため、あるいは「どの取引先の証明書の期限が近いか」という単純な疑問に答えるためです。そのときの道は二つあります。書類を一つずつ開いて手作業で転記するか、この作業をAIに読み取らせるかです。

手作業による転記の本当のコスト

手作業の転記は簡単に見えます。書類を開き、該当する項目を探し、表に書き込むだけです。難しさは作業を繰り返すうちに表れます。書類の形式がそろっていないと、必要な情報の位置が書類ごとに変わります。ある取引先では日付が右上に、別の取引先では最終ページにあります。疲れがたまるにつれて、行の見落とし、数字の書き間違い、コピーの誤りが増えていきます。しかも作業は一度では終わりません。新しい書類が届くたびに、表を更新し直す必要があります。

AIはこの作業で何をするのか？

AIを活用したツールは書類を読み取ります。PDFでもスキャンした書類でも、通常は違いはありません。形式の異なる書類からも必要な項目を見つけ出し、書類一件ごとに表の一行として書き込みます。確信の持てない項目には印を付けるため、確認すべき箇所が明確になります。このようなツールの仕組みについては書類から表へのページでご説明しています。

この方法の本当の利点は、速さよりも一貫性にあります。すべての書類が同じルールで読み取られ、同じ列に書き込まれます。新しく届いた書類も同じ表に追加されるため、表は一度きりの作業ではなく、常に最新の状態を保つ記録になります。

どこに注意が必要か？

AIで書類を読み取っても、確認がなくなるわけではありません。確認する場所が変わるのです。主な注意点は次のとおりです。

• 疑わしい項目。読みにくいスキャン、手書き、見慣れない形式は誤りの可能性を高めます。ツールがこうした項目に印を付け、担当者が確認する必要があります。
• サンプル確認。初回の実行時には、無作為に選んだ書類を表と一件ずつ照合すべきです。ルールが正しく設定されているかどうかは、ここでわかります。
• 項目の定義。「日付」とはどの日付でしょうか。発行日か、有効期限か。列を最初に明確に定義しておかなければ、ツールも人も異なる内容を書き込んでしまいます。
• でっち上げのリスク。書類にない情報を推測で埋めてはいけません。空欄は空欄のまま残し、印を付けるべきです。このリスクについてはAIが情報をでっち上げたらどうなるかの記事で取り上げています。

手作業を続けるほうが合理的なのはどんな場合か？

すべての書類作業が自動化に向いているわけではありません。書類の数が少なく、作業が一度きりで、すべての書類が同じ形式であれば、手作業での転記が今でも最短の方法であることがあります。構築と確認にかかる時間が手作業の量を上回るなら、自動化する意味はありません。一方、書類が数百件に及び、形式がばらばらで、新しい書類が定期的に届くのであれば、手作業を続けることは毎月同じ労力を繰り返し費やすことを意味します。

始める前に準備するもの

• 表にどの列を設けるか、そして各列の定義。
• 書類の種類ごとのいくつかのサンプル。
• 書類の保管場所と、新しい書類の入手元。
• 確認を担当する人。

表が完成した後、そのデータをシステムに取り込む必要がある場合の方法は、Excelリストをシステムに一括登録するの記事で別途ご説明しています。

よくある質問

スキャンした（画像の）PDFも読み取れますか？

通常は読み取れます。スキャンの品質が低いほど誤りの可能性は高まります。そのため、ツールが確信の持てない項目に印を付け、それらの項目を担当者が確認する必要があります。

AIでまとめた表をそのまま信頼してよいですか？

確認なしに信頼すべきではありません。初回の実行時にサンプル確認を行い、印の付いた疑わしい項目を一つずつ確認すべきです。確認がなくなるわけではありませんが、すべての書類ではなく疑わしい項目だけに集中できます。

書類が何件あれば自動化が合理的になりますか？

決まった件数はありません。書類の数、形式の違いの大きさ、新しい書類が届く頻度をあわせて判断します。作業が一度きりで書類が少なければ、手作業のほうが早く済む場合があります。