Se há poucos documentos e todos têm o mesmo formato, passá-los à mão pode ser suficiente. Se os documentos são centenas, os formatos não coincidem e continuam a chegar novos, faz mais sentido lê-los com inteligência artificial e passá-los para uma tabela; mas é essencial que os campos duvidosos sejam verificados por uma pessoa.
Em muitas empresas, a informação não está em tabelas, mas em pastas: faturas, certificados, fichas técnicas, contratos. Um dia, é preciso reunir essa informação numa única tabela; para uma auditoria, um inventário ou uma simples pergunta como "o documento de que fornecedor está a expirar?". Nesse momento há dois caminhos: abrir os documentos um a um e transcrevê-los à mão, ou pôr a inteligência artificial a lê-los.
O custo real da transcrição manual
A transcrição manual parece simples: abrir o documento, encontrar o campo, escrever na tabela. A dificuldade surge à medida que o trabalho se repete. Quando os formatos dos documentos não coincidem, o lugar da informação procurada muda de documento para documento; num fornecedor a data está no canto superior direito, noutro na última página. Com o cansaço, aumentam as linhas saltadas, os números mal escritos e os erros de cópia. Além disso, o trabalho não termina de uma vez: sempre que chega um documento novo, a tabela tem de ser atualizada.
O que faz a inteligência artificial neste trabalho?
Uma ferramenta com inteligência artificial lê os documentos; normalmente não importa se são PDF ou digitalizações. Encontra os campos pretendidos mesmo em documentos com formatos diferentes e escreve cada documento como uma linha da tabela. Marca os campos de que não tem certeza, para que fique claro onde verificar. Na página Do documento à tabela explicamos como funciona este tipo de ferramenta.
O verdadeiro ganho desta abordagem é mais a consistência do que a velocidade: cada documento é lido segundo a mesma regra e escrito nas mesmas colunas. Um documento novo é acrescentado à mesma tabela; a tabela deixa de ser um trabalho pontual e passa a ser um registo que se mantém atualizado.
Onde é preciso atenção?
Ler documentos com inteligência artificial não elimina a verificação; muda o lugar onde ela é feita. Os principais pontos de atenção:
- Campos duvidosos. Digitalizações ilegíveis, texto manuscrito ou formatos pouco habituais aumentam a probabilidade de erro. A ferramenta deve marcar esses campos e uma pessoa deve verificá-los.
- Verificação por amostragem. Na primeira execução, documentos escolhidos ao acaso devem ser comparados um a um com a tabela; é assim que se percebe se a regra foi bem definida.
- Definição dos campos. Que "data" é essa: de emissão ou de validade? Se as colunas não forem definidas com clareza desde o início, tanto a ferramenta como as pessoas escrevem coisas diferentes.
- Risco de invenção. Informação que não está no documento não deve ser preenchida por suposição; um campo vazio deve ficar vazio e ser marcado. Abordamos este risco no artigo e se a inteligência artificial inventar?.
Quando faz sentido continuar à mão?
Nem todo o trabalho com documentos é adequado à automação. Se há poucos documentos, o trabalho é pontual e todos os documentos têm o mesmo formato, a transcrição manual ainda pode ser o caminho mais curto. Se o tempo gasto em configuração e verificação for maior do que o trabalho manual, a automação não faz sentido. Em contrapartida, se os documentos são centenas, os formatos são diferentes e chegam documentos novos com regularidade, continuar à mão significa repetir o mesmo esforço todos os meses.
O que preparar antes de começar
- Que colunas a tabela terá e a definição de cada coluna.
- Alguns exemplos de cada tipo de documento.
- Onde estão os documentos e de onde virão os novos.
- Quem fará a verificação.
Se, depois de a tabela estar pronta, for preciso transferir estes dados para um sistema, explicamos como fazê-lo no artigo importar uma lista Excel em massa para um sistema.
Perguntas frequentes
PDFs digitalizados (imagem) também podem ser lidos?
Normalmente, sim. Quanto menor a qualidade da digitalização, maior a probabilidade de erro; por isso, a ferramenta deve marcar os campos de que não tem certeza e esses campos devem ser verificados por uma pessoa.
Pode-se confiar diretamente na tabela gerada com inteligência artificial?
Não sem verificação. Na primeira execução deve fazer-se uma verificação por amostragem e os campos duvidosos marcados devem ser analisados um a um. A verificação não desaparece, mas concentra-se apenas nos campos duvidosos em vez de em todos os documentos.
A partir de quantos documentos a automação faz sentido?
Não há um número exato. Avalia-se em conjunto o número de documentos, o quanto os formatos diferem e a frequência com que chegam documentos novos. Se o trabalho é pontual e há poucos documentos, a transcrição manual pode ser mais rápida.
Existe na sua empresa uma tarefa que se repete sem parar? Conte-nos e escrevemos a ferramenta que a executa.
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