把数据迁移到云端安全吗，还是应该放在自己的服务器上？

在讨论新软件、客户助手或预约系统时，经常会有人问：“我们的数据会放在哪里，放在云端吗？云端安全吗？”这个问题问得很对。但它往往关注错了地方：关注的是数据实际存放在哪栋楼里。其实，决定数据是否安全的，与其说是它的位置，不如说是谁在保护它、谁能打开它，以及丢失后如何恢复。

自有服务器与云端：真正的区别在哪里？

说到“自己的服务器”，通常指的是办公室角落里的一台电脑，或从托管公司租用的一台服务器。“云端”则是运行在大型基础设施提供商数据中心里的服务器。两者的区别体现在以下几个方面：

• 物理保护。办公室里的服务器容易受到火灾、水浸、停电和盗窃的影响。数据中心针对这些风险另有专门的防护措施。
• 更新与维护。在自己的服务器上，必须有人定期更新操作系统和软件。没有进行的更新，就意味着一个已知漏洞正在门口等着。
• 控制权。在自己的服务器上，一切都掌握在您手中；这既是优势，也是负担。在云端，基础设施的一部分由提供商管理，您负责管理属于您的那一部分。

简而言之，自有服务器意味着“我们自己来保护”；但如果没有人真正在做这件事，数据可能并不像想象的那样受到保护。

谁保护什么？共担责任

在云端，安全责任分为两方。提供商保护机房、硬件和基础设施。而账户、密码、谁可以查看哪些文件、应用程序本身以及备份的控制，通常由客户或代表客户工作的软件公司负责。相当一部分数据泄露并非源于基础设施被攻破，而是源于设置错误的共享链接、薄弱或多人共用的密码，或离职人员未被关闭的账户。这些错误在云端和自有服务器上同样都可能发生。

备份：安全中最常被遗忘的另一半

安全不仅是防止心怀恶意的人接触数据，也是确保数据不会丢失。硬盘可能损坏，员工可能误删文件夹，勒索软件可能锁住文件。在这些情况下，唯一的救星是定期进行、并存放在别处的备份。需要提出的问题如下：

• 备份多久进行一次？
• 备份是否与原始数据分开存放？
• 备份保存多长时间？
• 最近一次从备份恢复的测试是什么时候？

最后一个问题尤为重要：从未测试过的备份，就是没有证明能用的备份。在URİKEM的产品中，客户、预约和助手记录存放在哪里、多久备份一次、保存多长时间，我们都已在数据安全部分明确写出。

访问：谁能看到数据？

数据由谁打开，与数据存放在哪里同样重要。在所有人用同一个用户名登录的系统中，无法知道是谁修改了什么。良好的做法是：每个人都有自己的账户，每个人只看到工作所需的数据，离职人员的访问权限在当天关闭，并在可能的情况下要求登录时进行第二步验证。网站和管理后台也适用同样的逻辑；保持网站更新、监控和备份都是这项工作的一部分。我们在网站维护与安全产品中介绍了我们是如何做的。

当AI参与其中

对于使用AI的工具，还会产生另一个问题：文本发送到AI服务后会怎样？我们在AI会学习您的数据吗一文中单独讨论了这个话题。简而言之：发送的数据应尽量减少，服务提供商是否将数据用于模型训练应写进合同；如果数据被传输到境外，就个人数据而言，还需要另行告知并取得同意。

做决定前要问的问题

• 数据存放在哪个国家、哪家提供商的基础设施上？
• 基础设施由谁管理，应用程序和账户又由谁管理？
• 备份多久进行一次、存放在哪里、保存多长时间？
• 哪些人可以访问，访问权限如何关闭？
• 如果服务终止，我们以什么格式取回数据？

注意事项

不要依据“云端是安全的”或“自己的服务器更安全”这类笼统说法做决定。两种选择在管理得当时都是安全的，疏于管理时都有风险。如果您处理个人数据，数据存放在哪里、是否传输到境外，从KVKK（土耳其个人数据保护法）的角度看也很重要；请就此听取您自己的法律顾问的意见。请以书面形式向合作的软件公司索取上述问题的答案；回答不了的公司，可能也不清楚自己是如何保护您的数据的。

常见问题

云端比我们自己的服务器更安全吗？

并非天然如此。云服务提供商保护物理基础设施；账户、密码、访问权限和备份的控制仍然由您或您的软件公司负责。管理得当的话，两种选择都可以是安全的。

为了备份数据，我们应该做什么？

确保备份定期进行、与原始数据分开存放，并保存一定的时间。最重要的是，要不时实际测试从备份中恢复数据。

如果我们停止使用服务，能取回数据吗？

这一点应在合同中事先写明。在开始合作之前就问清楚：服务终止时数据将以什么格式（例如Excel或CSV）交付，之后又将如何删除。