ماذا يخسر النشاط التجاري بسبب هاتف لا يُرد عليه؟

في النشاط التجاري الصغير يرن الهاتف غالبًا في أكثر اللحظات انشغالًا: حين يحلق الحلاق لزبون، وحين يكون المريض في الفحص بالعيادة، وحين يكون المعلّم على طاولة العمل في الورشة. وإذا لم يُرد على الهاتف، فإن المتصل في الغالب لا يعاود الاتصال، بل يتصل بالرقم التالي في القائمة. أما المكالمات التي ترد بعد انتهاء الدوام فلا تجد جوابًا أصلًا. نتناول في هذا المقال ما يكلّفه الهاتف الذي لا يُرد عليه للنشاط التجاري، وكيف يقلل الحجز الإلكتروني من ذلك.

لماذا تُعد المكالمة الفائتة خسارة غير مرئية؟

لا تظهر تكلفة المكالمة الفائتة في أي فاتورة. فالعميل الذي لم يأتِ لا يُسجَّل؛ ولا يبقى إلا شعور بأن "هذا الشهر كان هادئًا بعض الشيء". والحال أن من يتصل لحجز موعد هو في الغالب شخص اتخذ قراره وبدأ التحرك. فإذا لم يجد جوابًا في تلك اللحظة، لا تزول حاجته؛ بل يلبّيها من مكان آخر.

تتركز المكالمات الفائتة عادةً في وقتين:

• ساعات الذروة. لا يستطيع الفريق الرد على الهاتف وهو منشغل بالعميل.
• خارج ساعات العمل. كثير من الناس يريدون إنجاز أمور المواعيد بعد انتهاء عملهم، مساءً أو في عطلة نهاية الأسبوع؛ أي بالضبط في الساعات التي يكون فيها النشاط التجاري مغلقًا.

كيف يسد الحجز الإلكتروني هذه الفجوة؟

في نظام الحجز الإلكتروني يرى العميل الأوقات المتاحة بنفسه ويحجز موعده بنفسه. لا ينتظر أن يُرد على الهاتف؛ ويمكنه الحجز في منتصف الليل وفي عطلة نهاية الأسبوع. وعندما يصل النشاط التجاري صباحًا تكون خطة اليوم جاهزة. كما تقل أخطاء مثل إعطاء موعدين في الساعة نفسها، أو كتابة ساعة خاطئة في الدفتر، أو نسيان ملاحظة. وقد شرحنا كيف يُبنى هذا المسار في صفحة نظام الحجز الإلكتروني.

الحجز الإلكتروني لا يلغي الهاتف. فالعميل الذي يفضّل الاتصال سيتصل كما كان؛ لكن عندما يستخدم جزء ممن يتصلون لحجز موعد النظام، يبقى الهاتف للأمور التي تحتاج فعلًا إلى حديث.

التذكير: علاج الموعد الذي لا يحضر صاحبه

ومما يشبه المكالمة الفائتة الموعدُ الذي لا يحضر صاحبه. فالموعد محجوز، والساعة مخصصة، لكن العميل لم يأتِ؛ فتمر تلك الساعة فارغة. ورسالة تذكير قصيرة تُرسل قبل الموعد تقلل المواعيد المنسية. وإذا لم يكن العميل قادرًا على الحضور أبلغ بذلك مسبقًا، فيمكن فتح تلك الساعة لشخص آخر.

يجب أن يكون الإلغاء سهلًا

قد يبدو الأمر غريبًا للوهلة الأولى، لكن تسهيل إلغاء الموعد في مصلحة النشاط التجاري. فالعميل الذي عليه أن يتصل هاتفيًا ليلغي موعده لا يتصل في الغالب، بل لا يأتي فحسب. وعندما يمكن الإلغاء أو التأجيل عبر رابط، تظهر الساعة التي أصبحت فارغة فورًا ويمكن ملؤها من جديد.

ما ينبغي الانتباه إليه

• يجب أن يكون التقويم واحدًا. ينبغي تسجيل المواعيد الإلكترونية والمواعيد المعطاة هاتفيًا في التقويم نفسه؛ وإلا حدث تعارض.
• يجب تحديد مدد الخدمات بدقة. إذا لم تُدخل مدة كل خدمة في النظام بشكل صحيح، فلن تستقيم خطة اليوم.
• يجب حماية بيانات العميل. رقم الهاتف والبريد الإلكتروني المأخوذان عند الحجز يجب أن يُستخدما للموعد فقط وأن يُحفظا بأمان.

وقد تناولنا بشكل منفصل مدى ملاءمة نظام المواعيد لكل نوع من الأنشطة في مقال لمن يفيد نظام المواعيد. أما للأسئلة التي ترد خارج ساعات العمل فيقدّم مساعد العملاء بالذكاء الاصطناعي حلًا منفصلًا.

أسئلة شائعة

هل يحل الحجز الإلكتروني محل الهاتف؟

ليس بالكامل. فالعميل الذي يفضّل الاتصال سيتصل كما كان. لكن عندما يستخدم جزء ممن يتصلون لحجز موعد النظام، يبقى الهاتف للأمور التي تحتاج فعلًا إلى حديث، ويمكن الحجز خارج ساعات العمل أيضًا.

كيف تُقلَّل المواعيد التي لا يحضر أصحابها؟

رسالة تذكير قصيرة تُرسل قبل الموعد تقلل المواعيد المنسية. كما أن إمكانية الإلغاء والتأجيل بسهولة عبر رابط تجعل الساعة التي أصبحت فارغة تظهر مسبقًا.

وماذا عن المواعيد المعطاة هاتفيًا؟

يجب تسجيل المواعيد المعطاة هاتفيًا في التقويم نفسه أيضًا. وعند استخدام تقويم واحد لا تتعارض المواعيد المحجوزة إلكترونيًا مع المحجوزة هاتفيًا.