لماذا تفشل مشاريع الأتمتة؟

غالبًا ما يُتخذ قرار أتمتة عمل ما بحماس. فالعمل الذي يستغرق ساعات كل شهر سيقصر، وستقل الأخطاء، وسيتفرغ الفريق لأعمال أهم. لكن بعد بضعة أشهر يتبيّن أن الأداة مركونة جانبًا، وأن العمل ما زال يُنجز بالطريقة القديمة، في Excel ويدويًا. والسبب في ذلك غالبًا ليس البرنامج نفسه. الأسباب الخمسة التالية هي أكثر الحالات شيوعًا في الشركات الصغيرة والمتوسطة، ويمكن مناقشتها كلها قبل بدء العمل.

1. النطاق يتوسّع أثناء الطريق

يبدأ المشروع بفكرة "لنُعدّ العروض بنقرة واحدة". وفي الاجتماع الأول يُضاف إليها تتبّع المخزون، وفي الثاني قائمة العملاء، وفي الثالث النقل إلى المحاسبة. كل طلب إضافي يبدو معقولًا بمفرده، لكن مجموعها يتحول إلى مشروع يستغرق إنجازه شهورًا. وخلال هذه المدة لا يستطيع أحد استخدام الأداة، فيخبو الحماس الأول ويبدأ الحديث عن المشروع بوصفه "عملًا لا ينتهي".

ومن أسباب توسّع النطاق أيضًا الخشية من أن تبدو النسخة الأولى "ناقصة". والحقيقة أن أداة صغيرة تُتقن عملًا واحدًا أثمن من مشروع كبير يحاول فعل كل شيء ولا يُنهي شيئًا. كما أن الطلبات التي تأتي بعد بدء الاستخدام تكون أدق، لأنها تستند إلى الاستخدام الفعلي لا إلى التخمين.

الحل بسيط لكنه يتطلب انضباطًا: اختاروا عملًا واحدًا أولًا، واجعلوه يعمل، واستخدموه فعلًا لبضعة أسابيع، ثم انتقلوا إلى التالي. ولتحديد العمل الذي يجب أن يأتي أولًا، تفيد المعايير الواردة في مقال أي الأعمال تصلح للأتمتة: العمل المتكرر كثيرًا، ذو القواعد الواضحة، الذي يكلّف الخطأ فيه كثيرًا، نقطة بداية جيدة.

2. البيانات غير منتظمة

تعمل الأتمتة بالبيانات التي تُعطى لها. فإذا كان العميل نفسه مكتوبًا في القائمة بخمس صيغ مختلفة، أو تغيّرت رموز المنتجات على مر السنين، أو كان عمود ما يحوي تاريخًا في مواضع وملاحظة في مواضع أخرى، فإن الأداة تُسرّع هذه الفوضى وتضاعفها. فيخرج التقرير أو العرض خاطئًا، ويتوقف الفريق عن الثقة بالأداة.

لذلك فإن الخطوة الأولى في المشروع غالبًا ليست البرنامج، بل مراجعة البيانات: حذف السجلات المكررة، وتوحيد صيغة الحقول، واستكمال النواقص. ويمكن التعامل مع ترتيب السجلات المتبعثرة المتراكمة عبر السنين بوصفه عملًا مستقلًا؛ ونحن نقوم بذلك في خدمة تنظيف السجلات.

وبعد ترتيب البيانات مرة، يجب الحفاظ على هذا النظام أيضًا. فإذا لم يُحدَّد وفق أي قاعدة تُدخَل السجلات الجديدة، وأي الحقول إلزامية، ومن سيتولى المراجعة، فإن الفوضى نفسها تعود خلال بضعة أشهر. ويمكن للأتمتة نفسها أن تساعد هنا: فاكتشاف السجل الناقص أو ذي الصيغة الخاطئة عند إدخاله والتنبيه عليه أسهل بكثير من تصحيحه لاحقًا.

3. شخص واحد فقط يستخدم الأداة

في شركات كثيرة يكون الشخص الذي طلب الأتمتة وأعدّها ويستخدمها هو الشخص نفسه. وعندما يأخذ إجازة أو يترك العمل أو ينتقل إلى مهمة أخرى، تتوقف الأداة معه. أما بقية الموظفين فيعودون إلى الطريقة القديمة لأنهم لا يعرفون كيف تُستخدم.

والطريقة لمعرفة ما إذا كانت الأداة قد استقرت في الشركة هي أن يستطيع شخصان على الأقل استخدامها بسهولة. ففي مرحلة الإعداد يجب أن يكون الأشخاص الذين يؤدون العمل فعلًا حاضرين، لا المدير وحده. والأداة التي لا تعرف مسار عملهم اليومي تكون صحيحة على الورق لكنها غير عملية في الواقع.

4. لا يُقدَّم تدريب

عبارة "استخدامها سهل جدًا" هي أكثر المبررات شيوعًا لتجاوز التدريب. لكن حتى أبسط أداة تتطلب تغيير عادة. فالموظف يعرف كيف يؤدي العمل بالطريقة القديمة؛ وإذا لم يعرف ماذا يفعل عند أول خطأ في الطريقة الجديدة، عاد إلى القديمة. ولا يلزم أن يكون التدريب عرضًا طويلًا: فالمرور بمثال حقيقي من البداية إلى النهاية مع الشخص الذي يؤدي العمل، وترك دليل مكتوب قصير، والرد السريع على الأسئلة في الأسابيع الأولى، يكفي في أغلب الأحيان.

ومن فوائد التدريب الأخرى أنه يغيّر نظرة الفريق إلى الأداة. فقد تثير أداة جديدة لدى بعض الموظفين قلق "هل ستأخذ عملي مني؟". وشرح الجزء المتكرر من العمل الذي تتولاه الأداة بوضوح، وأن القرار ما زال بيد الإنسان، يخفف هذا القلق ويسهّل تبنّي الأداة.

5. الصيانة تبقى بلا مسؤول

لا تنتهي الأتمتة يوم تركيبها. فقائمة أسعار تتغير، ونموذج يُجدَّد، ونظام مرتبط به يُحدَّث، فتبدأ الأداة بإعطاء نتائج خاطئة بصمت. وإذا لم يكن محددًا منذ البداية من سيلاحظ ذلك ومن سيصلحه، فإن المشكلة لا تظهر إلا عندما يصل عرض خاطئ إلى عميل.

يجب طرح الأسئلة التالية في مرحلة العرض: من سيتولى طلبات التعديل بعد التركيب؟ إلى من يُكتب عند ملاحظة خطأ؟ في أي حالة ستُصدر الأداة تنبيهًا؟ وبين الباقة الجاهزة والأداة المكتوبة خصيصًا لكم فروق مهمة من هذه الناحية؛ تناولناها في مقال باقة جاهزة أم برنامج مخصص لكم.

بماذا يُقاس النجاح؟

لمعرفة ما إذا كانت الأتمتة مفيدة، من المفيد تحديد مقياس بسيط قبل بدء العمل: كم ساعة يستغرق العمل اليوم، أو كم خطأ يظهر في الشهر، أو في كم يومًا يُرسَل العرض. والنظر إلى المقياس نفسه مجددًا بعد بضعة أشهر يُظهر أيضًا ما إذا كانت الأداة تُستخدم فعلًا. وإذا لم يُحدَّد مقياس، تختلف الآراء حول المشروع من شخص لآخر وتُكتشف المشكلات متأخرة.

ما يجب الانتباه إليه

القاسم المشترك بين الأسباب الخمسة أنها كلها تنظيمية لا تقنية. وإجراء مراجعة قصيرة قبل بدء العمل يقلل معظم المخاطر: ما العمل الذي ستؤديه النسخة الأولى بالضبط، وما الذي لن تشمله؟ أين البيانات التي ستُستخدم، وما حالتها، ومن المسؤول عنها؟ من سيستخدم الأداة، وهل سيشاركون في الإعداد؟ هل التدريب والدليل مذكوران في العرض؟ من سيتولى الصيانة بعد التركيب؟ وإذا لم تستطيعوا الإجابة عن هذه الأسئلة بوضوح، فالأصوب توضيح هذه الإجابات قبل البدء بالأتمتة. ويمكنكم الاطلاع على طريقة عملنا في مختلف الأعمال في صفحة أعمالنا.

أسئلة شائعة

ما أكثر أسباب فشل مشاريع الأتمتة؟

أكثر الأسباب شيوعًا تنظيمية لا تقنية: توسّع النطاق أثناء الطريق، وعدم انتظام البيانات، واستخدام الأداة من قِبل شخص واحد فقط، وعدم تدريب الفريق، وبقاء الصيانة بلا مسؤول بعد التركيب.

بأي عمل يجب أن تبدأ الأتمتة؟

الطريق الأكثر أمانًا هو البدء بعمل واحد متكرر كثيرًا، ذي قواعد واضحة، ويكلّف الخطأ فيه كثيرًا. وبعد أن يعمل ذلك العمل ويُستخدم لبضعة أسابيع، يُنتقل إلى التالي.

إذا كانت بياناتنا متبعثرة، فماذا نفعل أولًا؟

يجب أولًا حذف السجلات المكررة، وتوحيد صيغة الحقول، واستكمال النواقص. فالأتمتة المبنية على بيانات متبعثرة تُسرّع الأخطاء وتضاعفها.