Warum scheitern Automatisierungsprojekte?

Die Entscheidung, eine Aufgabe zu automatisieren, fällt meist mit Begeisterung. Eine Arbeit, die jeden Monat Stunden kostet, soll kürzer werden, Fehler sollen seltener werden, und das Team soll mehr Zeit für Wichtigeres haben. Einige Monate später steht das Werkzeug jedoch am Rand, und die Arbeit wird wieder auf die alte Art erledigt, in Excel und von Hand. Der Grund liegt meist nicht in der Software selbst. Die fünf folgenden Gründe sind die Situationen, die wir in kleinen und mittleren Unternehmen am häufigsten sehen, und über alle lässt sich vor Projektbeginn sprechen.

1. Der Umfang wächst unterwegs

Das Projekt beginnt mit „Angebote mit einem Klick erstellen“. In der ersten Besprechung kommt die Lagerverwaltung hinzu, in der zweiten die Kundenliste, in der dritten die Übergabe an die Buchhaltung. Jeder zusätzliche Wunsch wirkt für sich genommen vernünftig, doch zusammen werden sie zu einem Projekt, das Monate bis zur Fertigstellung braucht. In dieser Zeit kann niemand das Werkzeug nutzen, die anfängliche Begeisterung verfliegt, und das Projekt gilt bald als „die Arbeit, die nie fertig wird“.

Ein Grund für den wachsenden Umfang ist die Sorge, die erste Version könnte „unvollständig“ wirken. Dabei ist ein kleines Werkzeug, das eine Aufgabe gut erledigt, wertvoller als ein großes Projekt, das alles können will und nichts fertig bekommt. Wünsche, die nach dem Start der Nutzung kommen, sind außerdem treffsicherer, weil sie nicht mehr auf Vermutungen, sondern auf echter Nutzung beruhen.

Die Lösung ist einfach, verlangt aber Disziplin: Wählen Sie zuerst eine einzige Aufgabe, bringen Sie sie zum Laufen, nutzen Sie sie einige Wochen lang wirklich und gehen Sie dann zur nächsten über. Um zu entscheiden, welche Aufgabe zuerst an der Reihe sein sollte, helfen die Kriterien im Beitrag Welche Aufgaben sich für die Automatisierung eignen: Eine Aufgabe, die sich oft wiederholt, klare Regeln hat und bei der Fehler teuer werden, ist ein guter Ausgangspunkt.

2. Die Daten sind unordentlich

Automatisierung arbeitet mit den Daten, die sie bekommt. Steht derselbe Kunde in fünf verschiedenen Schreibweisen in der Liste, haben sich Artikelnummern über die Jahre geändert, steht in einer Spalte mal ein Datum und mal eine Notiz, dann vervielfacht das Werkzeug dieses Durcheinander nur schneller. Der daraus entstehende Bericht oder das Angebot ist falsch, und das Team verliert das Vertrauen in das Werkzeug.

Deshalb ist der erste Schritt des Projekts oft nicht die Software, sondern die Durchsicht der Daten: doppelte Einträge aussortieren, Felder in ein einheitliches Format bringen, Fehlendes ergänzen. Das Aufräumen verstreuter Datensätze, die sich über Jahre angesammelt haben, lässt sich als eigene Aufgabe angehen; das machen wir im Rahmen unserer Datenbereinigung.

Sind die Daten einmal aufgeräumt, muss die Ordnung auch erhalten bleiben. Wird nicht festgelegt, nach welchen Regeln neue Einträge erfasst werden, welche Felder Pflicht sind und wer sie prüft, kehrt dasselbe Durcheinander innerhalb weniger Monate zurück. Die Automatisierung selbst kann hier helfen: Einen fehlenden oder falsch formatierten Eintrag schon bei der Eingabe zu erkennen und zu melden, ist viel einfacher, als ihn später zu korrigieren.

3. Nur eine Person nutzt das Werkzeug

In vielen Unternehmen ist die Person, die die Automatisierung wünscht, einrichtet und nutzt, ein und dieselbe. Geht diese Person in den Urlaub, verlässt sie das Unternehmen oder wechselt sie in eine andere Aufgabe, bleibt das Werkzeug mit ihr stehen. Die anderen Mitarbeitenden wissen nicht, wie es bedient wird, und kehren zur alten Methode zurück.

Dass ein Werkzeug im Unternehmen angekommen ist, erkennt man daran, dass mindestens zwei Personen es problemlos nutzen können. Bei der Einrichtung müssen die Menschen mit am Tisch sitzen, die die Arbeit tatsächlich erledigen, nicht nur die Führungskraft. Ein Werkzeug, das ihren täglichen Ablauf nicht kennt, ist auf dem Papier richtig, in der Praxis aber unbrauchbar.

4. Es wird nicht geschult

„Das ist ganz einfach zu bedienen“ ist die häufigste Begründung dafür, die Schulung wegzulassen. Doch selbst das einfachste Werkzeug verlangt, Gewohnheiten zu ändern. Mitarbeitende wissen, wie sie die Arbeit auf die alte Art erledigen; wissen sie beim ersten Fehler im neuen Werkzeug nicht weiter, kehren sie zum Alten zurück. Eine Schulung muss keine lange Präsentation sein: Mit der Person, die die Arbeit macht, ein echtes Beispiel von Anfang bis Ende durchzugehen, eine kurze schriftliche Anleitung dazulassen und in den ersten Wochen Fragen schnell zu beantworten, reicht meist aus.

Ein weiterer Nutzen der Schulung ist, dass sie den Blick des Teams auf das Werkzeug verändert. Ein neues Werkzeug kann bei manchen Mitarbeitenden die Sorge auslösen: „Nimmt es mir meine Arbeit weg?“ Klar zu erklären, welchen sich wiederholenden Teil der Arbeit das Werkzeug übernimmt und bei wem die Entscheidung weiterhin liegt, mindert diese Sorge und erleichtert es, das Werkzeug anzunehmen.

5. Für die Wartung fühlt sich niemand zuständig

Automatisierung ist am Tag der Einrichtung nicht abgeschlossen. Eine Preisliste ändert sich, ein Formular wird erneuert, ein angebundenes System erhält ein Update, und das Werkzeug liefert still und leise falsche Ergebnisse. Ist nicht von Anfang an klar, wer das bemerkt und wer es behebt, fällt das Problem erst auf, wenn ein falsches Angebot bei einem Kunden landet.

Schon in der Angebotsphase sollten diese Fragen gestellt werden: Wer kümmert sich nach der Einrichtung um Änderungswünsche? An wen schreibt man, wenn ein Fehler auffällt? In welchen Fällen gibt das Werkzeug eine Warnung aus? In diesem Punkt gibt es wichtige Unterschiede zwischen einem fertigen Paket und einem eigens für Sie geschriebenen Werkzeug; wir haben sie im Beitrag Fertiges Paket oder individuelle Software behandelt.

Woran sollte man den Erfolg messen?

Um zu erkennen, ob eine Automatisierung etwas bringt, hilft es, vor Projektbeginn eine einfache Messgröße festzulegen: wie viele Stunden die Arbeit heute dauert, wie viele Fehler pro Monat auftreten oder nach wie vielen Tagen ein Angebot verschickt wird. Wer dieselbe Messgröße einige Monate später erneut betrachtet, sieht auch, ob das Werkzeug wirklich genutzt wird. Ist keine Messgröße festgelegt, gehen die Meinungen über das Projekt von Person zu Person auseinander, und Probleme werden spät bemerkt.

Worauf zu achten ist

Die fünf Gründe haben gemeinsam, dass keiner davon technisch ist; alle betreffen die Organisation. Eine kurze Prüfung vor Projektbeginn senkt die meisten Risiken: Welche Aufgabe genau soll die erste Version erledigen, und was deckt sie nicht ab? Wo liegen die Daten, die genutzt werden, in welchem Zustand sind sie, und wer ist verantwortlich? Wer wird das Werkzeug nutzen, und sind diese Personen an der Einrichtung beteiligt? Sind Schulung und Anleitung im Angebot enthalten? Wer übernimmt nach der Einrichtung die Wartung? Wenn Sie diese Fragen nicht klar beantworten können, ist es besser, die Antworten zu klären, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen. Wie wir bei verschiedenen Aufgaben arbeiten, sehen Sie auf der Seite Unsere Arbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Warum scheitern Automatisierungsprojekte am häufigsten?

Die häufigsten Gründe betreffen die Organisation, nicht die Technik: Der Umfang wächst unterwegs, die Daten sind unordentlich, nur eine Person nutzt das Werkzeug, das Team wird nicht geschult, und nach der Einrichtung fühlt sich niemand für die Wartung zuständig.

Mit welcher Aufgabe sollte man bei der Automatisierung beginnen?

Am sichersten ist es, mit einer einzigen Aufgabe zu beginnen, die sich oft wiederholt, klare Regeln hat und bei der Fehler teuer werden. Wenn sie läuft und einige Wochen genutzt wurde, geht man zur nächsten über.

Was sollten wir zuerst tun, wenn unsere Daten unordentlich sind?

Zuerst doppelte Einträge aussortieren, Felder in ein einheitliches Format bringen und Fehlendes ergänzen. Eine Automatisierung auf unordentlichen Daten vervielfacht Fehler nur schneller.