Otomasyon projesi neden başarısız olur?

Bir işi otomatikleştirme kararı genellikle heyecanla alınır. Her ay saatler süren bir iş kısalacak, hatalar azalacak, ekip daha önemli işlere vakit ayıracaktır. Birkaç ay sonra ise aracın kenarda durduğu, işin yine eski yöntemle, Excel'de ve elle yapıldığı görülür. Bunun sebebi çoğu zaman yazılımın kendisi değildir. Aşağıdaki beş sebep, küçük ve orta ölçekli firmalarda en sık karşılaşılan durumlardır ve hepsi işe başlamadan konuşulabilir.

1. Kapsam yolda büyür

Proje "teklifleri tek tıkla hazırlayalım" diye başlar. İlk toplantıda buna stok takibi eklenir, ikincisinde müşteri listesi, üçüncüsünde muhasebeye aktarım. Her ek istek tek başına makul görünür ama toplamı, bitmesi aylar süren bir projeye dönüşür. Bu sürede kimse aracı kullanamaz, ilk heyecan söner ve proje "bitmeyen iş" olarak anılmaya başlar.

Kapsamın büyümesinin bir sebebi de ilk sürümün "eksik" görünmesinden çekinilmesidir. Oysa yalnız bir işi iyi yapan küçük bir araç, her şeyi yapmaya çalışıp hiçbirini bitiremeyen büyük bir projeden daha değerlidir. Kullanılmaya başlandıktan sonra gelen istekler de daha isabetli olur, çünkü artık tahmine değil, gerçek kullanıma dayanır.

Çözümü basittir ama disiplin ister: önce tek bir işi seçin, onu çalışır hâle getirin, birkaç hafta gerçekten kullanın, sonra bir sonrakine geçin. Hangi işin ilk sırada olması gerektiğine karar vermek için hangi işler otomatikleşmeye uygun yazısındaki ölçütler işe yarar: sık tekrar eden, kuralı belli ve hatası pahalıya patlayan iş, iyi bir başlangıç noktasıdır.

2. Veri düzensizdir

Otomasyon, ona verilen veriyle çalışır. Aynı müşteri listede beş farklı yazımla duruyorsa, ürün kodları yıllar içinde değişmişse, bir sütunda kimi yerde tarih kimi yerde not yazıyorsa, araç da bu karışıklığı hızlandırarak çoğaltır. Sonuçta çıkan rapor ya da teklif yanlış olur ve ekip araca güvenmeyi bırakır.

Bu yüzden projenin ilk adımı çoğu zaman yazılım değil, verinin elden geçirilmesidir: mükerrer kayıtların ayıklanması, alanların tek biçime getirilmesi, eksiklerin tamamlanması. Yıllar içinde biriken dağınık kayıtları toparlamak ayrı bir iş olarak ele alınabilir; bunu kayıt temizliği çalışmasında yapıyoruz.

Veri bir kez toparlandıktan sonra düzenin korunması da gerekir. Yeni kayıtların hangi kurala göre girileceği, hangi alanların zorunlu olduğu ve kimin kontrol edeceği belirlenmezse, birkaç ay içinde aynı dağınıklık geri gelir. Otomasyonun kendisi de burada yardımcı olabilir: eksik ya da hatalı biçimdeki kaydı girişte fark edip uyarmak, sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.

3. Aracı tek bir kişi kullanır

Birçok firmada otomasyonu isteyen, kuran ve kullanan kişi aynıdır. O kişi izne çıktığında, işten ayrıldığında ya da başka bir göreve geçtiğinde araç da onunla birlikte durur. Diğer çalışanlar nasıl kullanıldığını bilmediği için eski yönteme döner.

Bir aracın firmaya yerleştiğini anlamanın yolu, onu en az iki kişinin rahatça kullanabilmesidir. Kurulum aşamasında işi gerçekten yapan kişilerin, yalnız yöneticinin değil, masada olması gerekir. Onların günlük akışını bilmeyen bir araç, kâğıt üzerinde doğru ama pratikte kullanışsız olur.

4. Eğitim verilmez

"Kullanması çok kolay" cümlesi, eğitimin atlanmasının en yaygın gerekçesidir. Oysa en basit araç bile alışkanlık değiştirmeyi gerektirir. Çalışan, eski yöntemle işi nasıl yapacağını bilir; yenisinde ilk hatada ne yapacağını bilmiyorsa eskiye döner. Eğitim uzun bir sunum olmak zorunda değildir: işi yapan kişiyle birlikte gerçek bir örnek üzerinden baştan sona geçmek, kısa bir yazılı kılavuz bırakmak ve ilk haftalarda sorulara hızlı cevap vermek çoğu zaman yeterlidir.

Eğitimin bir diğer faydası, ekibin araca bakışını değiştirmesidir. Yeni bir araç bazı çalışanlarda "işimi elimden alacak mı" kaygısı yaratabilir. Aracın işin hangi tekrar eden kısmını üstlendiğini ve kararın yine kimde kaldığını açıkça anlatmak, bu kaygıyı azaltır ve aracın sahiplenilmesini kolaylaştırır.

5. Bakım sahipsiz kalır

Otomasyon kurulduğu gün bitmez. Bir fiyat listesi değişir, bir form yenilenir, bağlı olunan bir sistem güncellenir ve araç sessizce yanlış sonuç vermeye başlar. Bunu kimin fark edeceği ve kimin düzelteceği baştan belli değilse, sorun ancak bir müşteriye yanlış teklif gittiğinde ortaya çıkar.

Teklif aşamasında şu sorular sorulmalıdır: Kurulumdan sonra değişiklik isteklerini kim karşılayacak? Bir hata fark edildiğinde kime yazılacak? Araç hangi durumda uyarı verecek? Hazır bir paketle size özel yazılan bir araç arasında bu açıdan önemli farklar vardır; bunları hazır paket mi, size özel yazılım mı yazısında ele aldık.

Başarıyı neyle ölçmeli?

Bir otomasyonun işe yarayıp yaramadığını anlamak için işe başlamadan önce basit bir ölçü belirlemek faydalıdır: işin bugün kaç saat sürdüğü, ayda kaç hata çıktığı ya da bir teklifin kaç günde gönderildiği gibi. Aynı ölçüye birkaç ay sonra yeniden bakmak, aracın gerçekten kullanılıp kullanılmadığını da gösterir. Ölçü belirlenmemişse, proje hakkındaki görüşler kişiden kişiye değişir ve sorunlar geç fark edilir.

Dikkat edilmesi gerekenler

Beş sebebin ortak noktası, hepsinin teknik değil düzenle ilgili olmasıdır. İşe başlamadan önce kısa bir kontrol yapmak çoğu riski azaltır: İlk sürümde tam olarak hangi iş yapılacak ve neyi kapsamayacak? Kullanılacak veri nerede, ne durumda, kim sorumlu? Aracı kimler kullanacak ve onlar kurulumda yer alacak mı? Eğitim ve kılavuz teklifte var mı? Kurulumdan sonra bakımı kim üstlenecek? Bu sorulara net cevap veremiyorsanız, otomasyona başlamadan önce bu cevapları netleştirmek daha doğru olur. Hangi işlerde nasıl çalıştığımızı yaptıklarımız sayfasında görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Otomasyon projeleri en çok neden başarısız olur?

En sık sebepler teknik değil düzenle ilgilidir: kapsamın yolda büyümesi, verinin düzensiz olması, aracı tek bir kişinin kullanması, ekibe eğitim verilmemesi ve kurulumdan sonra bakımın sahipsiz kalması.

Otomasyona hangi işle başlamak gerekir?

Sık tekrar eden, kuralı belli ve hatası pahalıya patlayan tek bir işle başlamak en güvenli yoldur. O iş çalışır hâle gelip birkaç hafta kullanıldıktan sonra bir sonrakine geçilir.

Verimiz dağınıksa önce ne yapmalıyız?

Önce mükerrer kayıtları ayıklamak, alanları tek biçime getirmek ve eksikleri tamamlamak gerekir. Dağınık veriyle kurulan otomasyon, hatayı hızlandırarak çoğaltır.