ऑटोमेशन प्रोजेक्ट नाकाम क्यों होते हैं?

किसी काम को ऑटोमेट करने का फ़ैसला आमतौर पर उत्साह के साथ लिया जाता है। हर महीने घंटों लेने वाला काम छोटा हो जाएगा, ग़लतियाँ कम होंगी और टीम ज़्यादा ज़रूरी कामों के लिए समय निकाल पाएगी। लेकिन कुछ महीने बाद दिखता है कि टूल एक कोने में पड़ा है और काम फिर पुराने तरीक़े से, Excel में और हाथ से हो रहा है। इसकी वजह ज़्यादातर सॉफ़्टवेयर ख़ुद नहीं होता। नीचे दिए गए पाँच कारण छोटी और मझोली कंपनियों में सबसे ज़्यादा देखी जाने वाली स्थितियाँ हैं, और इन सब पर काम शुरू करने से पहले बात की जा सकती है।

1. दायरा बीच रास्ते में बढ़ जाता है

प्रोजेक्ट "कोटेशन एक क्लिक में तैयार करें" से शुरू होता है। पहली मीटिंग में इसमें स्टॉक ट्रैकिंग जुड़ती है, दूसरी में ग्राहक सूची, तीसरी में अकाउंटिंग में ट्रांसफ़र। हर अतिरिक्त माँग अकेले में वाजिब लगती है, लेकिन सब मिलकर एक ऐसा प्रोजेक्ट बन जाता है जिसे पूरा होने में महीनों लगते हैं। इस दौरान कोई भी टूल इस्तेमाल नहीं कर पाता, शुरुआती उत्साह ठंडा पड़ जाता है और प्रोजेक्ट को "कभी न ख़त्म होने वाला काम" कहा जाने लगता है।

दायरा बढ़ने की एक वजह यह डर भी है कि पहला संस्करण "अधूरा" दिखेगा। जबकि सिर्फ़ एक काम अच्छी तरह करने वाला छोटा टूल, सब कुछ करने की कोशिश में कुछ भी पूरा न कर पाने वाले बड़े प्रोजेक्ट से ज़्यादा क़ीमती है। इस्तेमाल शुरू होने के बाद आने वाली माँगें भी ज़्यादा सटीक होती हैं, क्योंकि वे अब अंदाज़े पर नहीं, असली इस्तेमाल पर आधारित होती हैं।

हल सीधा है, लेकिन अनुशासन माँगता है: पहले एक ही काम चुनें, उसे चालू करें, कुछ हफ़्ते सच में इस्तेमाल करें, फिर अगले पर जाएँ। कौन-सा काम पहले होना चाहिए, यह तय करने में कौन-से काम ऑटोमेशन के लिए उपयुक्त हैं लेख के मानदंड काम आते हैं: जो काम बार-बार दोहराया जाता है, जिसका नियम स्पष्ट है और जिसकी ग़लती महँगी पड़ती है, वह शुरुआत के लिए अच्छा है।

2. डेटा अव्यवस्थित है

ऑटोमेशन उसी डेटा से काम करता है जो उसे दिया जाता है। अगर एक ही ग्राहक सूची में पाँच अलग-अलग तरीक़ों से लिखा है, अगर प्रोडक्ट कोड सालों में बदलते रहे हैं, अगर किसी कॉलम में कहीं तारीख़ और कहीं नोट लिखा है, तो टूल भी इस गड़बड़ी को और तेज़ी से बढ़ाता है। नतीजा यह होता है कि रिपोर्ट या कोटेशन ग़लत निकलता है और टीम टूल पर भरोसा करना छोड़ देती है।

इसलिए प्रोजेक्ट का पहला क़दम अक्सर सॉफ़्टवेयर नहीं, बल्कि डेटा की छानबीन होता है: डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाना, फ़ील्ड को एक ही फ़ॉर्मेट में लाना, कमियाँ पूरी करना। सालों में जमा हुए बिखरे रिकॉर्ड समेटने को एक अलग काम के रूप में लिया जा सकता है; यह काम हम रिकॉर्ड की सफ़ाई सेवा में करते हैं।

डेटा एक बार व्यवस्थित हो जाने के बाद व्यवस्था बनाए रखना भी ज़रूरी है। अगर यह तय नहीं किया गया कि नए रिकॉर्ड किस नियम से दर्ज होंगे, कौन-से फ़ील्ड अनिवार्य हैं और कौन जाँच करेगा, तो कुछ ही महीनों में वही गड़बड़ी लौट आती है। यहाँ ऑटोमेशन ख़ुद भी मदद कर सकता है: अधूरे या ग़लत फ़ॉर्मेट वाले रिकॉर्ड को दर्ज करते समय ही पकड़कर चेतावनी देना, बाद में सुधारने से कहीं आसान है।

3. टूल सिर्फ़ एक व्यक्ति इस्तेमाल करता है

कई कंपनियों में ऑटोमेशन माँगने वाला, लगाने वाला और इस्तेमाल करने वाला एक ही व्यक्ति होता है। जब वह छुट्टी पर जाता है, नौकरी छोड़ता है या किसी और पद पर चला जाता है, तो टूल भी उसके साथ रुक जाता है। बाक़ी कर्मचारी, यह न जानने के कारण कि इसे कैसे इस्तेमाल करें, पुराने तरीक़े पर लौट आते हैं।

किसी टूल के कंपनी में जम जाने का पता इससे चलता है कि कम से कम दो लोग उसे आराम से इस्तेमाल कर पाते हैं। इंस्टॉलेशन के दौर में, सिर्फ़ मैनेजर नहीं, बल्कि वे लोग भी मेज़ पर होने चाहिए जो असल में काम करते हैं। जो टूल उनके रोज़ के काम के प्रवाह को नहीं जानता, वह काग़ज़ पर सही लेकिन व्यवहार में असुविधाजनक होता है।

4. ट्रेनिंग नहीं दी जाती

"इस्तेमाल करना बहुत आसान है" वाक्य ट्रेनिंग छोड़ देने का सबसे आम बहाना है। जबकि सबसे आसान टूल भी आदत बदलने की माँग करता है। कर्मचारी जानता है कि पुराने तरीक़े से काम कैसे करना है; अगर नए में पहली ग़लती पर उसे पता नहीं कि क्या करे, तो वह पुराने पर लौट जाता है। ट्रेनिंग लंबा प्रेज़ेंटेशन होना ज़रूरी नहीं: काम करने वाले व्यक्ति के साथ एक असली उदाहरण पर शुरू से आख़िर तक चलना, एक छोटी लिखित गाइड छोड़ना और शुरुआती हफ़्तों में सवालों के जल्दी जवाब देना आमतौर पर काफ़ी होता है।

ट्रेनिंग का एक और फ़ायदा यह है कि वह टूल के प्रति टीम का नज़रिया बदलती है। नया टूल कुछ कर्मचारियों में "क्या यह मेरा काम छीन लेगा" जैसी चिंता पैदा कर सकता है। साफ़-साफ़ बताना कि टूल काम का कौन-सा दोहराव वाला हिस्सा संभालता है और फ़ैसला अब भी किसके हाथ में है, इस चिंता को कम करता है और टूल को अपनाना आसान बनाता है।

5. रखरखाव का कोई ज़िम्मेदार नहीं होता

ऑटोमेशन उस दिन ख़त्म नहीं होता जिस दिन उसे लगाया जाता है। कोई प्राइस लिस्ट बदलती है, कोई फ़ॉर्म नया होता है, कोई जुड़ा हुआ सिस्टम अपडेट होता है, और टूल चुपचाप ग़लत नतीजे देने लगता है। अगर शुरू से तय नहीं है कि इसे कौन पकड़ेगा और कौन ठीक करेगा, तो समस्या तभी सामने आती है जब किसी ग्राहक के पास ग़लत कोटेशन पहुँच जाता है।

प्रस्ताव के दौर में ये सवाल पूछे जाने चाहिए: इंस्टॉलेशन के बाद बदलाव की माँगें कौन पूरी करेगा? कोई ग़लती दिखने पर किसे लिखा जाए? टूल किस स्थिति में चेतावनी देगा? इस लिहाज़ से रेडीमेड पैकेज और आपके लिए ख़ास तौर पर बनाए गए टूल में अहम अंतर हैं; इन्हें हमने रेडीमेड पैकेज या आपके लिए ख़ास सॉफ़्टवेयर लेख में समझाया है।

सफलता को किससे मापें?

कोई ऑटोमेशन काम का है या नहीं, यह समझने के लिए शुरू करने से पहले एक सरल पैमाना तय करना उपयोगी है: जैसे आज काम कितने घंटे लेता है, महीने में कितनी ग़लतियाँ निकलती हैं या एक कोटेशन कितने दिनों में भेजा जाता है। कुछ महीने बाद उसी पैमाने को फिर देखना यह भी दिखाता है कि टूल सच में इस्तेमाल हो रहा है या नहीं। अगर पैमाना तय नहीं किया गया, तो प्रोजेक्ट के बारे में राय व्यक्ति-दर-व्यक्ति बदलती है और समस्याएँ देर से पकड़ में आती हैं।

ध्यान देने वाली बातें

पाँचों कारणों में एक बात समान है: इनमें से कोई भी तकनीकी नहीं, सब व्यवस्था से जुड़े हैं। शुरू करने से पहले एक छोटी जाँच ज़्यादातर जोखिम कम कर देती है: पहले संस्करण में ठीक-ठीक कौन-सा काम होगा और उसमें क्या शामिल नहीं होगा? इस्तेमाल होने वाला डेटा कहाँ है, किस हालत में है, कौन ज़िम्मेदार है? टूल कौन इस्तेमाल करेगा और क्या वे इंस्टॉलेशन में शामिल होंगे? क्या ट्रेनिंग और गाइड प्रस्ताव में शामिल हैं? इंस्टॉलेशन के बाद रखरखाव कौन संभालेगा? अगर आप इन सवालों के साफ़ जवाब नहीं दे पा रहे, तो ऑटोमेशन शुरू करने से पहले इन जवाबों को स्पष्ट करना ज़्यादा सही है। हम किन कामों में कैसे काम करते हैं, यह आप हमारे काम पेज पर देख सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

ऑटोमेशन प्रोजेक्ट सबसे ज़्यादा किस वजह से नाकाम होते हैं?

सबसे आम कारण तकनीकी नहीं, व्यवस्था से जुड़े होते हैं: बीच रास्ते में दायरे का बढ़ना, डेटा का अव्यवस्थित होना, टूल को सिर्फ़ एक व्यक्ति का इस्तेमाल करना, टीम को ट्रेनिंग न मिलना और इंस्टॉलेशन के बाद रखरखाव का कोई ज़िम्मेदार न होना।

ऑटोमेशन किस काम से शुरू करना चाहिए?

सबसे सुरक्षित तरीक़ा है ऐसे एक काम से शुरू करना जो बार-बार दोहराया जाता है, जिसका नियम स्पष्ट है और जिसकी ग़लती महँगी पड़ती है। वह काम चालू होकर कुछ हफ़्ते इस्तेमाल हो जाए, तब अगले पर जाया जाता है।

अगर हमारा डेटा बिखरा हुआ है, तो पहले क्या करें?

पहले डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाने, फ़ील्ड को एक ही फ़ॉर्मेट में लाने और कमियाँ पूरी करने की ज़रूरत है। बिखरे डेटा पर बना ऑटोमेशन ग़लती को और तेज़ी से बढ़ाता है।