साइट का AI असिस्टेंट और KVKK: बातचीत कहाँ और कितने समय तक रखी जाती है?

अपनी साइट पर आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस से चलने वाला चैट असिस्टेंट जोड़ने की सोच रहे व्यवसायों का सबसे पहला सवाल अक्सर व्यक्तिगत डेटा के बारे में होता है: विज़िटर के लिखे संदेश कहाँ जाते हैं, कितने समय रखे जाते हैं, क्या उन्हें हटाया जा सकता है, और ग्राहक को यह सब कैसे बताना चाहिए? इस लेख में हम इन सवालों के जवाब अपने ही प्रोडक्ट के आधार पर देते हैं, और सिर्फ़ उतनी बात करते हैं जितनी हमारी साइट के KVKK (तुर्की का व्यक्तिगत डेटा संरक्षण क़ानून) सूचना-पत्र में लिखी है। नीचे दी गई बातें सामान्य जानकारी हैं; अपने व्यवसाय के दायित्वों के लिए अपने क़ानूनी सलाहकार की राय लें।

असिस्टेंट में कौन-सा डेटा बनता है?

जब कोई विज़िटर असिस्टेंट से सवाल लिखता है, तो कई तरह की जानकारी दर्ज होती है। हमारे KVKK सूचना-पत्र में AI कस्टमर असिस्टेंट के लिए ये गिनाए गए हैं:

• चैट में लिखे गए संदेश,
• अगर विज़िटर छोड़े तो उसका नाम और फ़ोन नंबर,
• जिस पेज पर चैट खोली गई उसका पता,
• IP पता।

जिस सवाल का जवाब असिस्टेंट नहीं जानता, उसमें वह ग्राहक का फ़ोन नंबर लेता है और बातचीत का सारांश ईमेल से व्यवसाय तक पहुँचता है। यानी यह भले ही सवाल-जवाब का टूल दिखे, व्यवहार में यह ग्राहक की संपर्क जानकारी जुटाने वाला चैनल भी है। अगर आप जानना चाहते हैं कि असिस्टेंट किन सवालों के जवाब देता है, तो असिस्टेंट किन सवालों के जवाब दे सकता है लेख देखें।

डेटा नियंत्रक कौन है, और URİKEM की भूमिका क्या है?

जो व्यवसाय असिस्टेंट को अपनी साइट पर इस्तेमाल करता है, वह विज़िटरों के लिखे डेटा के मामले में डेटा नियंत्रक है: डेटा किस उद्देश्य से प्रोसेस होगा, यह व्यवसाय तय करता है। वहीं URİKEM व्यवसाय की ओर से डेटा प्रोसेस करने वाला (डेटा प्रोसेसर) है; जैसा हमारे सूचना-पत्र में लिखा है, वह इस डेटा को सिर्फ़ व्यवसाय के निर्देश पर और सेवा देने के उद्देश्य से प्रोसेस करता है, अपने उद्देश्यों के लिए इस्तेमाल नहीं करता, बेचता नहीं, मार्केटिंग के लिए साझा नहीं करता। यह अंतर अहम है, क्योंकि विज़िटर को जानकारी देने का दायित्व सबसे पहले उस व्यवसाय का है जो असिस्टेंट इस्तेमाल करता है।

व्यवहार में इसका मतलब है कि असिस्टेंट को अपनी साइट पर जोड़ने से पहले आपको अपना सूचना-पत्र फिर से देखना चाहिए। अगर आपकी साइट पर सिर्फ़ संपर्क फ़ॉर्म के लिए लिखा गया पाठ है, तो चैट असिस्टेंट से जुटाया गया डेटा, उसके इस्तेमाल का उद्देश्य और वह किसे ट्रांसफ़र होता है, यह शायद उस पाठ में न हो। पाठ को अपडेट करना ऐसा काम है जिसकी योजना असिस्टेंट की इंस्टॉलेशन के साथ ही बनानी चाहिए।

बातचीत कहाँ और कितने समय रखी जाती है?

जैसा हमारे डेटा सुरक्षा वाले हिस्से में लिखा है, ग्राहक, अपॉइंटमेंट और असिस्टेंट के रिकॉर्ड इस्तांबुल में हमारे सर्वर पर, वेब के लिए बंद एक डायरेक्टरी में रखे जाते हैं। रिकॉर्ड का हर दिन बैकअप लिया जाता है और बैकअप 30 दिन तक रखे जाते हैं।

रखने की अवधि के बारे में हमारे सूचना-पत्र का नियम यह है: AI कस्टमर असिस्टेंट की बातचीत आख़िरी संदेश के 180 दिन बाद अपने-आप हट जाती है। वहीं व्यवसाय इस अवधि का इंतज़ार किए बिना किसी भी बातचीत को जब चाहे हटा सकता है। उदाहरण के लिए, अगर किसी विज़िटर ने चैट में ऐसी जानकारी लिख दी जो उसे नहीं लिखनी चाहिए थी, तो वह बातचीत तुरंत हटाई जा सकती है।

अवधि आख़िरी संदेश से गिनी जाती है। यानी अगर विज़िटर कुछ दिन बाद उसी चैट में लौटकर लिखना जारी रखता है, तो गिनती आख़िरी संदेश की तारीख़ से फिर शुरू होती है। जो व्यवसाय बातचीत को कम समय रखना चाहता है, वह 180 दिन का इंतज़ार किए बिना ख़ुद उसे हटा सकता है।

विदेश ट्रांसफ़र की सूचना कैसे दी जाती है?

असिस्टेंट जवाब तैयार कर सके, इसके लिए विज़िटर का लिखा संदेश विदेश में स्थित एक आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस सेवा प्रदाता को ट्रांसफ़र किया जाता है। हमारे सूचना-पत्र के अनुसार विज़िटर को यह बात पहले संदेश से पहले बताई जाती है और उसकी सहमति ली जाती है। प्रदाता के साथ हुआ अनुबंध यह तय करता है कि ट्रांसफ़र किया गया डेटा मॉडल ट्रेनिंग में इस्तेमाल न हो और सीमित समय तक ही रखा जाए। डेटा आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस को ट्रेन करता है या नहीं, इस सवाल को हमने क्या AI टूल मेरी कंपनी के डेटा से सीखता है लेख में अलग से समझाया है।

हटाना और अनुरोध कैसे काम करते हैं?

असिस्टेंट में लिखे अपने डेटा से जुड़े अधिकारों का इस्तेमाल करने के लिए विज़िटर पहले उस व्यवसाय से संपर्क करता है जो असिस्टेंट इस्तेमाल करता है। अगर व्यवसाय तक नहीं पहुँच पाता, तो वह info@urikem.com पर लिख सकता है; ऐसे में अनुरोध व्यवसाय तक पहुँचाया जाता है और व्यवसाय के निर्देश पर ज़रूरी कार्रवाई की जाती है। यह प्रक्रिया काम करे, इसके लिए व्यवसाय को अपनी साइट पर साफ़ दिखाना चाहिए कि अनुरोध कहाँ भेजे जाएँ।

व्यवसाय के लिए सबसे सरल व्यवस्था यह है कि शुरू में ही तय कर लिया जाए कि ऐसे अनुरोध कौन संभालेगा। जब कोई विज़िटर अपनी बातचीत हटाने को कहे, तो अनुरोध लेने वाला व्यक्ति बातचीत ढूँढकर हटा सके और विज़िटर को बता सके कि काम हो गया है। अगर अनुरोध आने पर यह साफ़ न हो कि ज़िम्मेदार कौन है, तो एक आसान काम बेवजह लंबा खिंच जाता है।

ग्राहक को कैसे बताएँ?

विज़िटर को दी जाने वाली जानकारी लंबा और क़ानूनी पाठ होना ज़रूरी नहीं; ज़रूरी यह है कि वह साफ़ हो और आसानी से मिल जाए। व्यवहार में इन बातों को समझ आने वाली भाषा में लिखना काम आता है:

• कि चैट में लिखी बातें जवाब तैयार करने के लिए विदेश में स्थित एक AI प्रदाता के पास जाती हैं,
• बातचीत कितने समय तक रखी जाती है,
• हटाने और दूसरे अनुरोधों के लिए किससे संपर्क करें,
• कि चैट में स्वास्थ्य जानकारी जैसा संवेदनशील डेटा नहीं लिखना चाहिए।

इन बातों को चैट विंडो में एक छोटे वाक्य में और विस्तार को सूचना-पत्र में रखना, विज़िटर का स्वागत लंबे पाठ से किए बिना उसे जानकारी देने का सरल तरीक़ा है। विज़िटर उस टूल को ज़्यादा सहजता से इस्तेमाल करता है जिसके बारे में वह जानता है; जबकि अनिश्चितता उसे सवाल पूछने से पीछे हटा सकती है।

ये जानकारियाँ आपकी साइट पर आपके अपने सूचना-पत्र में भी होनी चाहिए। पाठ के शब्द और दायरा अपने क़ानूनी सलाहकार के साथ मिलकर तय करें।

ध्यान देने वाली बातें

असिस्टेंट को दी जाने वाली जानकारी में ग्राहकों का व्यक्तिगत डेटा न डालें; असिस्टेंट को जो जानना चाहिए वह सेवाएँ, क़ीमतें, पता और कामकाज के घंटे जैसी सामान्य जानकारी है। विज़िटर को चेतावनी दें कि चैट में संवेदनशील व्यक्तिगत डेटा न लिखें; ख़ासकर स्वास्थ्य क्षेत्र में काम करने वाले व्यवसायों के लिए यह चेतावनी अहम है। चूँकि बातचीत के सारांश आपके ईमेल पर आते हैं, इसलिए उन ईमेल का रखा जाना और उन तक किसकी पहुँच है, यह अब आपकी अपनी व्यवस्था पर निर्भर है। कोई ग़लत या बेमौक़ा बातचीत दिखे तो 180 दिन का इंतज़ार किए बिना उसे हटा दें। असिस्टेंट के ग़लत जवाब देने की आशंका के लिए क्या किया जा सकता है, यह हमने अगर असिस्टेंट ग़लत जवाब दे लेख में बताया है। प्रोडक्ट कैसे काम करता है, यह आप AI कस्टमर असिस्टेंट पेज पर देख सकते हैं। यहाँ बताई गई बातें URİKEM के प्रोडक्ट से जुड़ी हैं और क़ानूनी राय का विकल्प नहीं हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

साइट के AI असिस्टेंट में बातचीत कितने समय तक रखी जाती है?

URİKEM AI कस्टमर असिस्टेंट में बातचीत आख़िरी संदेश के 180 दिन बाद अपने-आप हट जाती है। व्यवसाय इस अवधि का इंतज़ार किए बिना किसी भी बातचीत को जब चाहे हटा सकता है।

असिस्टेंट को लिखे संदेश क्या विदेश जाते हैं?

हाँ। जवाब तैयार करने के लिए संदेश विदेश में स्थित एक आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस सेवा प्रदाता को ट्रांसफ़र किए जाते हैं। विज़िटर को पहले संदेश से पहले इसकी सूचना दी जाती है और उसकी सहमति ली जाती है।

असिस्टेंट के डेटा का डेटा नियंत्रक कौन है?

असिस्टेंट को अपनी साइट पर इस्तेमाल करने वाला व्यवसाय डेटा नियंत्रक है; URİKEM व्यवसाय की ओर से डेटा प्रोसेस करने वाला है। अपने दायित्वों के लिए अपने क़ानूनी सलाहकार की राय लें।