サイトにAIアシスタントを設置すると、訪問者が書き込むメッセージは個人データになり得ます。URİKEM AIカスタマーアシスタントでは、会話はイスタンブールのサーバーに保存され、最後のメッセージから180日後に自動的に削除されます。事業者はいつでも会話を削除できます。メッセージは回答を生成するために国外のAIプロバイダーに送られます。このことは最初のメッセージの前に訪問者に通知され、同意が得られます。
自社サイトにAIで動くチャットアシスタントを追加しようと考えている事業者が最初に尋ねる質問の一つは、個人データに関するものです。訪問者が書いたメッセージはどこへ送られるのか、どのくらい保存されるのか、削除できるのか、そして顧客にどう説明すればよいのか。この記事では、これらの質問に自社製品を例にとり、当社サイトのKVKK（トルコ個人データ保護法）に基づく告知文に書かれている範囲内でお答えします。以下は一般的な情報です。貴社自身の義務については、自社の法律顧問の意見を求めてください。
アシスタントではどのようなデータが発生するのか？
訪問者がアシスタントに質問を書き込むと、いくつかの種類の情報が記録されます。当社のKVKK告知文でAIカスタマーアシスタントについて挙げているのは次のものです。
- チャットで書き込まれたメッセージ
- 訪問者が残した場合は、氏名と電話番号
- チャットが開かれたページのアドレス
- IPアドレス
アシスタントは答えが分からない質問の場合、顧客の電話番号を受け取り、会話の要約がメールで事業者に届きます。つまり、質問に答えるツールのように見えても、実際には顧客の連絡先情報も集めるチャネルです。アシスタントがどのような質問に答えるのかについては、アシスタントはどんな質問に答えられるかの記事をご覧ください。
データ管理者は誰で、URİKEMの役割は何か？
自社サイトでアシスタントを使う事業者は、訪問者が書き込むデータに関してデータ管理者です。データをどの目的で処理するかは事業者が決めます。一方、URİKEMは事業者に代わってデータを処理するデータ処理者の立場にあります。当社の告知文に記載しているとおり、これらのデータは事業者の指示に基づき、サービス提供の目的に限って処理し、自社の目的には使わず、販売せず、マーケティングのために共有することもありません。この区別は重要です。訪問者に対する告知義務は、まずアシスタントを使う事業者にあるからです。
実務上、これはアシスタントをサイトに追加する前に、自社の告知文を見直す必要があるということを意味します。サイトに問い合わせフォーム用に書かれた文しかない場合、チャットアシスタントで集めるデータ、その利用目的、提供先がその文に含まれていない可能性があります。告知文の更新は、アシスタントの導入と同時に計画すべき作業です。
会話はどこに、どのくらい保存されるのか？
当社のデータセキュリティのセクションに記載しているとおり、顧客、予約、アシスタントの記録は、イスタンブールにある当社サーバーのウェブ非公開ディレクトリに保存されます。記録は毎日バックアップされ、バックアップは30日間保管されます。
保存期間について、当社の告知文のルールは次のとおりです。AIカスタマーアシスタントの会話は、最後のメッセージから180日後に自動的に削除されます。事業者は、この期間を待たずにいつでも会話を削除できます。たとえば、訪問者がチャットに書くべきでない情報を書いた場合、その会話はすぐに削除できます。
期間は最後のメッセージから数えられます。つまり、訪問者が数日後に同じチャットに戻って書き込みを続けた場合、カウントは最後のメッセージの日付から再び始まります。会話をより短い期間だけ保存したい事業者は、180日を待たずに自ら削除できます。
国外移転はどのように通知されるのか？
アシスタントが回答を生成できるよう、訪問者が書いたメッセージは国外に拠点を置くAIサービスプロバイダーに移転されます。当社の告知文によれば、このことは最初のメッセージの前に訪問者に通知され、同意が得られます。プロバイダーとの契約では、移転されたデータをモデルの学習に使わないこと、限られた期間だけ保存することが定められています。データがAIの学習に使われるかどうかという問題は、AIツールは自社のデータを学習するのかの記事で別途取り上げました。
削除や請求はどのように扱われるのか？
訪問者がアシスタントに書き込んだデータに関する権利を行使するには、まずアシスタントを使っている事業者に請求します。事業者に連絡がつかない場合は、info@urikem.com に書き送ることができます。この場合、請求は事業者に転送され、事業者の指示に従って対応されます。この流れが機能するためには、事業者が自社サイトで請求先を明示しておく必要があります。
事業者にとって最も簡単な体制は、こうした請求に誰が対応するかを最初から決めておくことです。訪問者が自分の会話の削除を求めたとき、請求を受けた人がその会話を見つけて削除し、処理が完了したことを訪問者に伝えられるようにしておくべきです。請求が来たときに誰が担当なのか決まっていなければ、簡単な作業が無駄に長引きます。
顧客にはどう説明すればよいか？
訪問者への情報提供は、長い法律文書である必要はありません。大切なのは、明確で見つけやすいことです。実務上、次の点を分かりやすい言葉で書いておくと役立ちます。
- チャットに書き込まれた内容は、回答を生成するために国外のAIプロバイダーに送られること
- 会話がどのくらいの期間保存されるか
- 削除やその他の請求は誰に行えばよいか
- チャットには健康情報などの要配慮個人データを書き込むべきでないこと
これらの情報をチャット画面では短い一文で示し、詳細は告知文に載せるのが、訪問者に長い文章を突きつけずに情報を伝える簡潔な方法です。訪問者は仕組みが分かっているツールのほうを安心して使います。一方、不明確さは質問すること自体をやめさせてしまうことがあります。
これらの情報は、貴社サイトの告知文にも記載する必要があります。文言と範囲は、自社の法律顧問とともに決めてください。
注意すべき点
アシスタントに与える情報に顧客の個人データを含めないでください。アシスタントが知っておくべきなのは、サービス、価格、住所、営業時間といった一般的な情報です。チャットに要配慮個人データを書き込まないよう訪問者に注意を促してください。特に医療・健康分野の事業者にとって、この注意喚起は重要です。会話の要約はメールで届くため、そのメールの保存方法や誰がアクセスできるかは、貴社側の管理に委ねられます。誤った会話や不適切な会話を見つけたら、180日を待たずに削除してください。アシスタントが誤った回答をする可能性に備えて何ができるかは、アシスタントが誤った回答をしたらの記事で説明しました。製品の仕組みはAIカスタマーアシスタントのページでご覧いただけます。ここで述べた内容はURİKEM製品に関するものであり、法的見解に代わるものではありません。
よくある質問
サイトのAIアシスタントでは、会話はどのくらい保存されますか？
URİKEM AIカスタマーアシスタントでは、会話は最後のメッセージから180日後に自動的に削除されます。事業者はこの期間を待たずに、いつでも会話を削除できます。
アシスタントに書き込んだメッセージは国外に送られますか？
はい。回答を生成するために、メッセージは国外に拠点を置くAIサービスプロバイダーに移転されます。このことは最初のメッセージの前に訪問者に通知され、同意が得られます。
アシスタントのデータについて、データ管理者は誰ですか？
自社サイトでアシスタントを使う事業者がデータ管理者であり、URİKEMは事業者に代わってデータを処理するデータ処理者です。自社の義務については法律顧問の意見を求めてください。
御社に繰り返し発生している作業はありませんか。お聞かせいただければ、その作業を行うツールを書きます。
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