Lorsque vous installez un assistant d’intelligence artificielle sur votre site, les messages écrits par les visiteurs peuvent constituer des données personnelles. Dans l’Assistant Client IA d’URİKEM, les conversations sont conservées sur un serveur à Istanbul, s’effacent automatiquement 180 jours après le dernier message et l’entreprise peut supprimer une conversation à tout moment. Les messages sont envoyés à un fournisseur d’IA situé à l’étranger pour produire la réponse ; le visiteur en est informé avant son premier message et son consentement est recueilli.
L’une des premières questions que posent les entreprises qui envisagent d’ajouter à leur site un assistant de discussion fonctionnant avec l’intelligence artificielle concerne les données personnelles : où vont les messages écrits par le visiteur, combien de temps sont-ils conservés, peut-on les supprimer et comment l’expliquer au client ? Dans cet article, nous répondons à ces questions à partir de notre propre produit, en nous en tenant à ce qu’indique le texte d’information KVKK de notre site (la KVKK est la loi turque sur la protection des données personnelles). Ce qui suit est une information générale ; pour les obligations de votre propre entreprise, prenez l’avis de votre propre conseiller juridique.
Quelles données sont générées dans l’assistant ?
Lorsqu’un visiteur écrit une question à l’assistant, plusieurs types d’informations sont enregistrés. Voici ceux que notre texte d’information KVKK énumère pour l’Assistant Client IA :
- Les messages écrits dans la discussion,
- Le nom et le téléphone du visiteur, s’il les laisse,
- L’adresse de la page sur laquelle la discussion a été ouverte,
- L’adresse IP.
Lorsque l’assistant ne connaît pas la réponse à une question, il recueille le téléphone du client, et le résumé des conversations parvient à l’entreprise par e-mail. Autrement dit, même s’il ressemble à un outil de questions-réponses, c’est en pratique aussi un canal qui collecte les coordonnées des clients. Si vous voulez savoir à quelles questions répond l’assistant, vous pouvez consulter l’article à quelles questions l’assistant peut-il répondre.
Qui est le responsable du traitement, et quel est le rôle d’URİKEM ?
L’entreprise qui utilise l’assistant sur son propre site est responsable du traitement des données écrites par les visiteurs : c’est elle qui décide de la finalité de leur traitement. URİKEM, de son côté, agit en tant que sous-traitant pour le compte de l’entreprise ; comme l’indique notre texte d’information, il ne traite ces données que sur instruction de l’entreprise et dans le but de fournir le service, ne les utilise pas à ses propres fins, ne les vend pas et ne les partage pas à des fins de marketing. Cette distinction est importante, car l’obligation d’informer le visiteur incombe en premier lieu à l’entreprise qui utilise l’assistant.
En pratique, cela signifie que vous devez revoir votre propre texte d’information avant d’ajouter l’assistant à votre site. Si votre site ne comporte qu’un texte rédigé pour le formulaire de contact, les données collectées par l’assistant de discussion, la finalité de leur utilisation et les destinataires auxquels elles sont transférées n’y figurent peut-être pas. La mise à jour du texte est une tâche à planifier en même temps que l’installation de l’assistant.
Où et combien de temps les conversations sont-elles conservées ?
Comme l’indique notre rubrique sécurité des données, les enregistrements des clients, des rendez-vous et de l’assistant sont conservés sur notre serveur à Istanbul, dans un répertoire inaccessible depuis le web. Les enregistrements sont sauvegardés chaque jour et les sauvegardes sont conservées 30 jours.
Concernant la durée de conservation, la règle de notre texte d’information est la suivante : les conversations de l’Assistant Client IA s’effacent automatiquement 180 jours après le dernier message. L’entreprise, elle, peut supprimer une conversation à tout moment, sans attendre ce délai. Par exemple, si un visiteur a écrit dans la discussion une information qu’il n’aurait pas dû écrire, cette conversation peut être supprimée immédiatement.
Le délai court à partir du dernier message. Autrement dit, si le visiteur revient quelques jours plus tard dans la même discussion et continue d’écrire, le décompte repart de la date du dernier message. L’entreprise qui souhaite conserver la conversation moins longtemps peut la supprimer elle-même sans attendre les 180 jours.
Comment le transfert à l’étranger est-il signalé ?
Pour que l’assistant puisse produire une réponse, le message écrit par le visiteur est transféré à un fournisseur de services d’intelligence artificielle établi à l’étranger. Selon notre texte d’information, le visiteur en est informé avant son premier message et son consentement est recueilli. Le contrat conclu avec le fournisseur prévoit que les données transférées ne soient pas utilisées pour l’entraînement de modèles et qu’elles soient conservées pendant une durée limitée. La question de savoir si les données entraînent l’intelligence artificielle est traitée à part dans l’article l’outil d’IA apprend-il à partir des données de mon entreprise ?.
Comment fonctionnent la suppression et les demandes ?
Pour exercer ses droits sur les données qu’il a écrites dans l’assistant, le visiteur s’adresse d’abord à l’entreprise qui utilise l’assistant. S’il ne parvient pas à la joindre, il peut écrire à info@urikem.com ; la demande est alors transmise à l’entreprise et traitée selon ses instructions. Pour que ce circuit fonctionne, l’entreprise doit indiquer clairement sur son propre site où adresser les demandes.
Pour l’entreprise, l’organisation la plus simple consiste à désigner dès le départ qui traitera ce type de demandes. Lorsqu’un visiteur demande la suppression de sa conversation, la personne qui reçoit la demande doit pouvoir retrouver la conversation, la supprimer et informer le visiteur que c’est fait. Si l’on ne sait pas qui est responsable lorsqu’une demande arrive, une tâche facile s’éternise inutilement.
Comment l’expliquer au client ?
L’information donnée au visiteur n’a pas besoin d’être un long texte juridique ; l’essentiel est qu’elle soit claire et facile à trouver. En pratique, il est utile d’expliquer en termes simples les points suivants :
- Que ce qui est écrit dans la discussion est envoyé à un fournisseur d’IA à l’étranger pour produire la réponse,
- Combien de temps les conversations sont conservées,
- À qui s’adresser pour la suppression et les autres demandes,
- Qu’il ne faut pas écrire dans la discussion d’informations sensibles, comme des données de santé.
Mettre ces informations en une courte phrase dans la fenêtre de discussion, et le détail dans le texte d’information, est un moyen simple d’informer le visiteur sans l’accueillir avec un long texte. Le visiteur utilise plus sereinement un outil dont il sait ce qu’il est ; l’incertitude, elle, peut le dissuader de poser sa question.
Ces informations doivent aussi figurer dans votre propre texte d’information sur votre site. Définissez la formulation et la portée du texte avec votre propre conseiller juridique.
Points de vigilance
Ne mettez pas de données personnelles de clients dans les informations que vous donnez à l’assistant ; ce que l’assistant doit savoir, ce sont des informations générales comme les services, les prix, l’adresse et les horaires. Avertissez le visiteur de ne pas écrire de données personnelles sensibles dans la discussion ; cet avertissement est particulièrement important pour les entreprises du secteur de la santé. Comme les résumés des conversations arrivent dans votre messagerie, la conservation de ces e-mails et les personnes qui peuvent y accéder dépendent désormais de votre propre organisation. Lorsque vous voyez une conversation erronée ou déplacée, supprimez-la sans attendre les 180 jours. Nous avons expliqué ce qu’il est possible de faire face au risque que l’assistant réponde mal dans l’article si l’assistant répond mal. Vous pouvez voir comment fonctionne le produit sur la page Assistant Client IA. Ce qui est expliqué ici concerne le produit URİKEM et ne remplace pas un avis juridique.
Questions fréquentes
Combien de temps les conversations de l’assistant IA du site sont-elles conservées ?
Dans l’Assistant Client IA d’URİKEM, les conversations s’effacent automatiquement 180 jours après le dernier message. L’entreprise peut supprimer une conversation à tout moment, sans attendre ce délai.
Les messages écrits à l’assistant partent-ils à l’étranger ?
Oui. Pour que la réponse puisse être produite, les messages sont transférés à un fournisseur de services d’intelligence artificielle établi à l’étranger. Le visiteur en est informé avant son premier message et son consentement est recueilli.
Qui est responsable du traitement des données de l’assistant ?
L’entreprise qui utilise l’assistant sur son propre site est responsable du traitement ; URİKEM est sous-traitant pour le compte de l’entreprise. Pour vos propres obligations, prenez l’avis de votre conseiller juridique.
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