Wovon hängen die Kosten von KI-Software ab?

Wenn Sie nach dem Preis für eine KI-gestützte Software fragen, hören Sie womöglich sehr unterschiedliche Zahlen. Der eine nennt eine kleine Monatsgebühr, der andere einen hohen Projektpreis. Beide Angebote scheinen dieselbe Arbeit zu beschreiben. Um den Grund für diesen Unterschied zu verstehen, muss man sich ansehen, aus welchen Posten sich die Kosten zusammensetzen.

Die vier Kostenposten

• Einrichtung. Die Arbeit anhören, ihre Schritte herausarbeiten, das Werkzeug schreiben und mit Ihren echten Dateien testen. Das ist einmaliger Aufwand und wächst mit der Komplexität der Arbeit.
• Monatliche Nutzung und Hosting. Laufende Ausgaben wie der Server, auf dem das Werkzeug läuft, die Datenbank, Backups und der E-Mail-Versand.
• Nutzungsgebühr des KI-Modells. Große Sprachmodelle werden in der Regel nach der Menge des verarbeiteten Textes abgerechnet. Bei einem Werkzeug, das wenig und kurzen Text verarbeitet, und einem, das täglich Hunderte langer Dokumente liest, fällt dieser Posten sehr unterschiedlich aus.
• Wartung. Das Quellsystem ändert sich, ein neues Feld kommt hinzu, eine Regel wird aktualisiert. Diese kleinen, aber laufenden Arbeiten müssen irgendwie abgedeckt werden.

Was treibt den Preis wirklich in die Höhe?

Den Preis treibt meist nicht die KI selbst in die Höhe, sondern die Anbindungen rund um die Arbeit. Mit wie vielen Systemen das Werkzeug verbunden wird, wie geordnet die Daten ankommen, in wie vielen Formaten die Ausgabe gebraucht wird und wie viel Fehlertoleranz besteht, bestimmt die Kosten. Zwischen einem Werkzeug, das aus einer ordentlichen Excel-Datei eine Tabelle erstellt, und einem, das Daten aus drei verschiedenen Systemen sammelt und zusammenführt, ist der Aufwandsunterschied groß, auch wenn beide „KI“ verwenden.

Auch die Wahl des Modells beeinflusst die Kosten. Kurze, gleichförmige Aufgaben lassen sich mit schnelleren und günstigeren Modellen erledigen; lange Aufgaben, die Urteilsvermögen erfordern, brauchen leistungsfähigere Modelle. Für jeden Arbeitsschritt das leistungsstärkste Modell zu verwenden, erhöht die Kosten unnötig.

Fertiges Paket oder individuelles Angebot?

Für Aufgaben, die in vielen Unternehmen ähnlich ablaufen, wie Website, Terminsystem oder Kundenassistent, eignen sich fertige Pakete: Einrichtung, Nutzung, Modell und Wartung sind in einer einzigen Monatsgebühr zusammengefasst, ohne Überraschungen. Eine Aufgabe, die für Ihr Unternehmen spezifisch ist, etwa aus Ihrem eigenen Dokumentformat eine Tabelle zu erstellen oder mit Ihrer eigenen Berechnungsmethode einen Bericht zu erzeugen, erfordert dagegen ein individuelles Werkzeug; hier wird die Arbeit angehört und ein eigenes Angebot erstellt. Die beiden Wege haben wir im Beitrag Fertiges Paket oder individuelle Software? verglichen.

Wo entstehen versteckte Kosten?

• Wartung fehlt im Angebot. Enthält ein Angebot mit niedrig wirkendem Einrichtungspreis keine Wartung, kommt bei der ersten Änderung eine neue Rechnung.
• Datenaufbereitung. Verstreute oder mit Dubletten gefüllte Daten müssen bereinigt werden, bevor das Werkzeug arbeiten kann. Dieser Aufwand ist im Angebot oft nicht sichtbar.
• Nutzungsabhängige Gebühren ohne Obergrenze. Hängt die Modellgebühr von der Nutzung ab und wurde keine Obergrenze festgelegt, wächst bei unerwartet hoher Auslastung auch die Rechnung.
• Arbeitszeit der Mitarbeiter. Die Ausgaben des Werkzeugs zu prüfen, sie in den ersten Monaten mit der alten Methode zu vergleichen und das Team einzuarbeiten, sind ebenfalls Kosten; sie sollten eingerechnet werden.

Wie sollte man über das Budget nachdenken?

Die richtige Frage lautet nicht „Was kostet diese Software?“, sondern „Was kostet uns diese Arbeit derzeit?“. Schreiben Sie auf, wie viele Stunden jeden Monat aufgewendet werden, wozu Fehler führen und was durch Verzögerungen der Arbeit aufgehalten wird; vergleichen Sie die Kosten der Software damit. Wie ein kleines Unternehmen diese Rechnung aufstellen kann, erklären wir im Beitrag Das KI-Budget eines kleinen Unternehmens.

Worauf Sie achten sollten

Vergleichen Sie Angebote nicht nur anhand der Gesamtsumme. Fragen Sie schriftlich nach, welche Posten enthalten sind, was die Wartung umfasst, ob die Nutzungsgebühr eine Obergrenze hat und was mit Ihren Daten und dem Werkzeug geschieht, wenn der Dienst endet. Von zwei Angeboten mit derselben Summe kann eines alles abdecken, während das andere nur die Einrichtung umfasst.

Häufig gestellte Fragen

Was ist bei KI-Software der größte Kostenposten?

Bei den meisten Aufgaben ist der größte Posten nicht das Modell selbst, sondern Einrichtung und Anbindungen: mit wie vielen Systemen das Werkzeug verbunden ist, wie geordnet die Daten sind und in wie vielen Formaten die Ausgabe gebraucht wird. Bei Werkzeugen, die sehr viel Text verarbeiten, wird auch die Nutzungsgebühr des Modells zu einem wichtigen Posten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Monatspaket und einem individuellen Angebot?

Im Monatspaket sind Einrichtung, Nutzung, Modell und Wartung in einer einzigen Gebühr zusammengefasst; es eignet sich für Aufgaben, die in vielen Unternehmen ähnlich ablaufen. Ein individuelles Angebot wird dagegen nach dem Umfang einer für Ihr Unternehmen spezifischen Aufgabe erstellt.

Worauf sollte ich beim Einholen eines Angebots achten?

Fragen Sie schriftlich nach, ob die Wartung enthalten ist, welche Obergrenze für nutzungsabhängige Gebühren gilt, wer für die Datenaufbereitung zuständig ist und wie Daten und Werkzeug bei Vertragsende übergeben werden.