सालों में जमा हुए डुप्लिकेट रिकॉर्ड कैसे साफ करें?

जब कोई ग्राहक सूची या उत्पाद कैटलॉग सालों तक इस्तेमाल होता है, तो एक ही रिकॉर्ड को अलग-अलग लोग अलग-अलग समय पर दोबारा दर्ज कर देते हैं। "ABC प्राइवेट लिमिटेड", "A.B.C. Pvt. Ltd.", "Abc Pvt Ltd" और "ABC PRIVATE LIMITED" एक ही कंपनी है, लेकिन सिस्टम के लिए ये चार अलग ग्राहक हैं। नतीजा यह होता है कि रिपोर्ट एक ही ग्राहक को कई बार गिनती हैं, बिक्री का इतिहास टुकड़ों में बँट जाता है और एक ही कंपनी को दो अलग कोटेशन चले जाते हैं। इस लेख में हम बताते हैं कि ऐसी सूची को कदम-दर-कदम और इस तरह कैसे साफ किया जाए कि ज़रूरत पड़ने पर बदलाव वापस लिए जा सकें।

डुप्लिकेट रिकॉर्ड क्यों बनते हैं?

अलग-अलग देखें तो ज़्यादातर कारण मामूली लगते हैं। रिकॉर्ड दर्ज करने से पहले खोज नहीं की जाती, या वर्तनी के फ़र्क के कारण खोज पुराना रिकॉर्ड नहीं ढूँढ पाती। कोई संक्षिप्त नाम लिखता है, कोई पूरा नाम। कभी विराम चिह्न और खाली जगह लगाई जाती है, कभी नहीं। दो अलग सिस्टम की सूचियाँ बिना मिलान के जोड़ दी जाती हैं। Excel से थोक में डेटा चढ़ाते समय एक ही फ़ाइल दो बार अपलोड हो जाती है। सालों में ये छोटे-छोटे फ़र्क जमा होते जाते हैं और सूची असल से कहीं ज़्यादा बड़ी दिखने लगती है।

कदम 1: मिलान का नियम तय करें

किस आधार पर दो रिकॉर्ड को एक माना जाएगा, यह शुरू में ही लिख लेना चाहिए। सबसे भरोसेमंद आधार वह पहचान है जो बदलती नहीं: टैक्स नंबर, उत्पाद कोड या ईमेल पता। अगर यह फ़ील्ड हर रिकॉर्ड में भरी है, तो मिलान काफ़ी हद तक अपने-आप हो जाता है।

अगर ऐसी फ़ील्ड नहीं है या अधूरी है, तो नामों की समानता देखनी पड़ती है। इसके लिए पहले वर्तनी के फ़र्क हटाए जाते हैं: बड़े-छोटे अक्षर, विराम चिह्न, खाली जगह और "Pvt. Ltd.", "Ltd.", "LLP" जैसे जोड़ तुलना से पहले एक रूप में लाए जाते हैं। फिर मिलते-जुलते नामों की पुष्टि फ़ोन, शहर या पते जैसी दूसरी जानकारी से की जाती है। सिर्फ़ नाम की समानता पर भरोसा करना जोखिम भरा है: दो अलग कंपनियों या दो अलग लोगों का नाम एक हो सकता है।

कदम 2: हर समूह में कौन-सा रिकॉर्ड रहे, यह तय करें

जो रिकॉर्ड एक जैसे पाए जाते हैं, वे एक समूह बनाते हैं। हर समूह में एक रिकॉर्ड "मुख्य रिकॉर्ड" के रूप में रहता है और बाकी उसमें मिला दिए जाते हैं। चुनने के लिए एक सरल नियम काफ़ी है: जिस रिकॉर्ड से सबसे ज़्यादा लेन-देन जुड़े हों, जो सबसे हाल में अपडेट हुआ हो, या जो सबसे पूरा हो। मुख्य रिकॉर्ड में जो फ़ोन या पता नहीं है, उसे दूसरे रिकॉर्ड से भरा जा सकता है।

यहाँ ध्यान रखने की बात यह है कि डुप्लिकेट से जुड़ा इतिहास खो न जाए। अगर किसी ग्राहक के पुराने ऑर्डर, इनवॉइस या पत्राचार उस रिकॉर्ड से जुड़े हैं जिसे हटाया जाना है, तो पहले उन्हें मुख्य रिकॉर्ड पर ले जाना ज़रूरी है। वरना सफ़ाई सूची को तो सरल बना देगी, लेकिन इतिहास भी मिटा देगी।

कदम 3: हटाने से पहले मंज़ूरी लें

मिलान का नियम कितना भी अच्छा हो, कुछ रिकॉर्ड संदिग्ध रह ही जाते हैं। इसलिए सफ़ाई दो चरणों में होती है। पहले टूल या कोई व्यक्ति एक सुझाव सूची बनाता है कि कौन-से रिकॉर्ड मिलाए जाएँगे। पक्के मिलान एक साथ मंज़ूर किए जा सकते हैं; संदिग्ध मिलान वह व्यक्ति एक-एक करके देखता है जो सूची को सबसे अच्छी तरह जानता है। मंज़ूरी के बाद ही विलय किया जाता है।

यह कदम समय लेने वाला लग सकता है, लेकिन असल में समय यही बचाता है। हज़ारों रिकॉर्ड एक-एक करके देखने के बजाय सिर्फ़ उन कुछ सौ रिकॉर्ड को देखना पड़ता है जिनके बारे में पक्का फ़ैसला नहीं हो पाता।

कदम 4: वापसी का रास्ता तैयार रखें

सफ़ाई शुरू करने से पहले सूची का पूरा बैकअप लेना चाहिए। हर विलय में यह रिपोर्ट में लिखा जाना चाहिए कि कौन-सा रिकॉर्ड किसमें मिलाया गया और कौन-सी फ़ील्ड बदली। तब अगर कुछ हफ़्तों बाद कोई कहे कि "ये दोनों कंपनियाँ असल में अलग थीं", तो सिर्फ़ वही विलय वापस लिया जा सकता है; पूरी सफ़ाई दोबारा नहीं करनी पड़ती।

सालों में जमा रिकॉर्ड को इसी तरीके से व्यवस्थित करने वाले टूल के बारे में हमने डुप्लिकेट रिकॉर्ड सफ़ाई पेज पर बताया है: यह मिलते-जुलते रिकॉर्ड ढूँढता है, सुझाता है कि कौन-सा रहे, मंज़ूरी के बाद एक साथ मिलाता है और सभी बदलाव एक ही रिपोर्ट में देता है।

सफ़ाई के बाद व्यवस्था कैसे बनी रहे?

एक बार साफ की गई सूची भी अगर दर्ज करने का नियम न हो तो कुछ ही महीनों में फिर बिगड़ जाती है। नया रिकॉर्ड दर्ज करते समय मिलता-जुलता रिकॉर्ड पहले से होने की चेतावनी, ज़रूरी फ़ील्ड और लिखने का एक ही नियम इसे काफ़ी हद तक रोकते हैं। अगर थोक में डेटा चढ़ाया जाता है, तो अपलोड से पहले उसी मिलान नियम से जाँच करनी चाहिए; इस विषय पर हमने Excel सूची को सिस्टम में थोक में दर्ज करना लेख में लिखा है।

ध्यान देने योग्य बातें

डुप्लिकेट रिकॉर्ड की सफ़ाई अक्सर किसी ऑटोमेशन प्रोजेक्ट का पहला कदम होती है; बिखरे डेटा पर बना टूल गलतियों को और तेज़ी से बढ़ाता है। इसलिए सफ़ाई को एक अलग काम के रूप में योजना में रखना चाहिए और शुरू में ही इन सवालों के जवाब तय करने चाहिए: किन फ़ील्ड को देखकर तय करेंगे कि दो रिकॉर्ड एक हैं? हर समूह में कौन-सा रिकॉर्ड रहेगा? संदिग्ध मिलान को कौन मंज़ूर करेगा? बैकअप कहाँ है और किसी विलय को वापस कैसे लिया जाएगा? डेटा ऑटोमेशन के रास्ते में क्यों आता है, यह हमने ऑटोमेशन प्रोजेक्ट क्यों असफल होते हैं लेख में अलग से समझाया है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

डुप्लिकेट रिकॉर्ड कैसे ढूँढे जाते हैं?

पहले टैक्स नंबर, उत्पाद कोड या ईमेल जैसी न बदलने वाली फ़ील्ड देखी जाती है। वह न हो तो बड़े-छोटे अक्षर, विराम चिह्न और कंपनी के जोड़ हटाकर नामों की तुलना की जाती है, और मिलते-जुलते रिकॉर्ड की पुष्टि फ़ोन, शहर या पते जैसी दूसरी जानकारी से की जाती है।

क्या डुप्लिकेट रिकॉर्ड सीधे हटा देने चाहिए?

नहीं। पहले विलय की सुझाव सूची बनाई जाती है, संदिग्ध मिलान जाँचे जाते हैं और हटाए जाने वाले रिकॉर्ड का इतिहास मुख्य रिकॉर्ड पर ले जाया जाता है। सफ़ाई से पहले पूरा बैकअप लिया जाता है।

क्या गलती से मिलाया गया रिकॉर्ड वापस लाया जा सकता है?

अगर हर विलय रिपोर्ट में इस जानकारी के साथ लिखा गया हो कि कौन-सा रिकॉर्ड किसमें मिला, तो सिर्फ़ वही विलय वापस लिया जा सकता है। इसलिए बैकअप और बदलाव रिपोर्ट सफ़ाई शुरू होने से पहले तैयार होनी चाहिए।