कोटेशन, प्रोफ़ॉर्मा और इनवॉइस: कौन-सा कब बनाया जाता है?

एक बिक्री आमतौर पर तीन दस्तावेज़ों से गुज़रती है: पहले कोटेशन भेजा जाता है, ग्राहक मान ले तो प्रोफ़ॉर्मा माँगा जाता है, और बिक्री हो जाने पर इनवॉइस जारी होता है। तीनों में वही ग्राहक, वही उत्पाद और वही कीमतें होती हैं। फिर भी कई कंपनियों में ये दस्तावेज़ अलग-अलग, अलग फ़ाइलों में और अक्सर अलग लोगों द्वारा बनाए जाते हैं। इस लेख में हम इन दस्तावेज़ों का फ़र्क और एक ही जानकारी बार-बार लिखने से होने वाली समस्याएँ बताते हैं। उदाहरण तुर्किये की प्रथा पर आधारित हैं; यह सामान्य जानकारी है, अपने टैक्स दायित्वों के लिए अपने अकाउंटेंट से सलाह लें।

कोटेशन: कीमत और शर्तें बताता है

कोटेशन वह दस्तावेज़ है जो बताता है कि ग्राहक की माँग पर कंपनी कौन-सा उत्पाद या सेवा, किस कीमत पर और किन शर्तों पर दे रही है। इसमें आमतौर पर मदें, इकाई मूल्य, टैक्स शामिल है या नहीं, डिलीवरी का समय, भुगतान की शर्त और कोटेशन की वैधता अवधि होती है। कोटेशन बिक्री नहीं है; जब तक ग्राहक इसे स्वीकार न करे, यह सिर्फ़ एक प्रस्ताव है। इसलिए एक ही ग्राहक को कई अलग कोटेशन जा सकते हैं।

प्रोफ़ॉर्मा: बिक्री से पहले का प्रारंभिक बिल

प्रोफ़ॉर्मा वह प्रारंभिक बिल है जो ग्राहक के कोटेशन स्वीकार करने के बाद, लेकिन बिक्री असल में होने से पहले बनाया जाता है। दिखने में यह इनवॉइस जैसा होता है: खरीदार की जानकारी, मदें, राशियाँ और कुल योग। लेकिन प्रोफ़ॉर्मा टैक्स दस्तावेज़ नहीं है और इसे खातों में इनवॉइस के रूप में दर्ज नहीं किया जाता। इसे आमतौर पर इसलिए माँगा जाता है ताकि ग्राहक अग्रिम भुगतान कर सके, अपने यहाँ खरीद की मंज़ूरी ले सके, या आयात जैसे कामों में इसे प्रारंभिक दस्तावेज़ के रूप में इस्तेमाल कर सके।

इनवॉइस: बिक्री के बाद का आधिकारिक दस्तावेज़

इनवॉइस वह आधिकारिक दस्तावेज़ है जो माल की डिलीवरी या सेवा पूरी होने के बाद जारी किया जाता है। तुर्किये के कर प्रक्रिया कानून के अनुसार इनवॉइस डिलीवरी या सेवा की तारीख से अधिकतम सात दिनों के भीतर जारी किया जाता है। इनवॉइस खातों में दर्ज होता है और टैक्स का आधार बनता है। कंपनी ई-इनवॉइस (e-Fatura) या ई-आर्काइव (e-Arşiv) के दायरे में है या नहीं, यह अकाउंटेंट के साथ तय होता है; इनवॉइस आमतौर पर अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर या ई-दस्तावेज़ प्रणाली से जारी होता है।

एक ही जानकारी तीन बार लिखना समस्या क्यों है?

अगर कोटेशन Word में, प्रोफ़ॉर्मा Excel में और इनवॉइस अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में बनता है, तो ग्राहक का नाम, पता, उत्पादों के नाम, मात्राएँ और कीमतें तीन बार लिखी जाती हैं। हर बार लिखना गलती का एक मौका है: कोटेशन में दी गई छूट वाली कीमत प्रोफ़ॉर्मा में पुरानी दर पर चली जाती है, टैक्स नंबर का एक अंक गलत लिखा जाता है, कोटेशन की डिलीवरी शर्त प्रोफ़ॉर्मा में छूट जाती है। जब ग्राहक ये फ़र्क देखता है तो दस्तावेज़ दोबारा बनाना पड़ता है, बिक्री में देरी होती है और कंपनी पर भरोसा डगमगाता है।

दूसरी समस्या यह है कि पता नहीं चलता कौन-सा दस्तावेज़ ताज़ा है। अगर बातचीत के दौरान कोटेशन के तीन संस्करण भेजे गए थे, तो प्रोफ़ॉर्मा किस संस्करण के आधार पर बने, यह अक्सर ईमेल का इतिहास खंगालकर पता चलता है। कोटेशन बनाने में इतना समय क्यों लगता है, इस पर हमने कोटेशन बनाने में इतनी देर क्यों लेख में अलग से लिखा है।

सब कुछ एक ही स्रोत से बनाना

समाधान यह है कि ग्राहक और उत्पाद की जानकारी एक ही जगह रखी जाए और दस्तावेज़ वहीं से बनाए जाएँ। कोटेशन बनाते समय ग्राहक और उत्पाद सूची से चुने जाते हैं, और कीमतें व टैक्स अपने-आप गिने जाते हैं। ग्राहक के मान लेने पर प्रोफ़ॉर्मा उसी कोटेशन से, बिना दोबारा लिखे बनता है; राशियाँ और शर्तें बिल्कुल वही रहती हैं। इनवॉइस जारी करने वाला व्यक्ति या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर भी उन्हीं मदों तक पहुँचता है।

यह व्यवस्था बनाने वाले हमारे रिपोर्ट और कोटेशन ऑटोमेशन उत्पाद में हम आपके मौजूदा कोटेशन और प्रोफ़ॉर्मा टेम्पलेट ही लेते हैं; ग्राहक और उत्पाद चुने जाते हैं, टैक्स और कुल योग अपने-आप गिने जाते हैं, आपके लोगो वाला PDF एक क्लिक में बनकर ईमेल से ग्राहक को जाता है और हर दस्तावेज़ की प्रति संग्रह में सुरक्षित रहती है।

ध्यान देने योग्य बातें

दस्तावेज़ एक ही स्रोत से बनाने की ओर जाने से पहले कुछ बातें साफ कर लेने से काम आसान हो जाता है: क्या ग्राहक और उत्पाद की सूचियाँ ताज़ा हैं, क्या एक ही ग्राहक सूची में एक से ज़्यादा बार है? क्या कोटेशन की वैधता अवधि और भुगतान की शर्तें हर दस्तावेज़ में एक ही तरह लिखी जाती हैं? प्रोफ़ॉर्मा कौन बनाता है, इनवॉइस कौन जारी करता है और क्या दोनों एक ही जानकारी तक पहुँच पाते हैं? इनवॉइस से जुड़े कानूनी दायित्वों के लिए कौन-सा सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल होगा, क्या यह अकाउंटेंट के साथ तय हो गया है? इन सवालों के जवाब बताते हैं कि कौन-सा दस्तावेज़ ऑटोमेट किया जा सकता है और कौन-सा मौजूदा अकाउंटिंग व्यवस्था में ही रहेगा।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस की जगह ले सकता है?

नहीं। प्रोफ़ॉर्मा बिक्री पक्की होने से पहले बना प्रारंभिक बिल है; यह टैक्स दस्तावेज़ नहीं है और इसे इनवॉइस के रूप में खातों में दर्ज नहीं किया जाता। बिक्री होने के बाद इनवॉइस अलग से जारी होता है।

कोटेशन और प्रोफ़ॉर्मा में क्या फ़र्क है?

कोटेशन ग्राहक को कीमत और शर्तें प्रस्तावित करता है; ग्राहक के स्वीकार करने तक यह बाध्यकारी बिक्री नहीं है। प्रोफ़ॉर्मा कोटेशन स्वीकार होने के बाद बनाया गया प्रारंभिक बिल है, जो आमतौर पर भुगतान या खरीद मंज़ूरी के लिए होता है।

कोटेशन और प्रोफ़ॉर्मा एक ही स्रोत से बनाने से क्या फ़ायदा है?

ग्राहक, उत्पाद और कीमत की जानकारी एक जगह होने से वही जानकारी कई बार नहीं लिखनी पड़ती। स्वीकार किए गए कोटेशन से प्रोफ़ॉर्मा बनने पर राशियाँ और शर्तें बिल्कुल वही रहती हैं, और टाइपिंग की गलतियाँ व संस्करणों की उलझन कम होती है।