El presupuesto comunica al cliente el precio y las condiciones; la proforma es una factura previa que se prepara antes de cerrar la venta, para el pago o la aprobación, y no es un documento fiscal; la factura es el documento oficial que se emite una vez realizada la venta. Como los tres llevan los mismos datos de cliente y producto, generarlos desde una sola fuente evita los errores de escribir lo mismo tres veces a mano.
Una venta suele pasar por tres documentos: primero se envía un presupuesto, si el cliente lo acepta se pide una proforma y, cuando se realiza la venta, se emite la factura. Los tres contienen el mismo cliente, los mismos productos y los mismos precios. Aun así, en muchas empresas se preparan por separado, en archivos distintos y a menudo por personas distintas. En este artículo explicamos la diferencia entre ellos y los problemas de escribir la misma información una y otra vez. Los ejemplos se basan en la práctica en Turquía; es información general, consulte sus obligaciones fiscales con su asesor.
Presupuesto: indica el precio y las condiciones
El presupuesto muestra qué producto o servicio ofrece la empresa ante la solicitud del cliente, a qué precio y en qué condiciones. Suele incluir las partidas, los precios unitarios, si el IVA está incluido, el plazo de entrega, la forma de pago y la validez de la oferta. Un presupuesto no es una venta; hasta que el cliente lo acepta, es solo una propuesta. Por eso al mismo cliente pueden llegarle varios presupuestos distintos.
Proforma: la factura previa a la venta
La proforma es una factura previa que se prepara después de que el cliente acepte el presupuesto, pero antes de que la venta se produzca. Parece una factura: incluye datos del comprador, partidas, importes y total. Sin embargo, no es un documento fiscal y no se contabiliza como factura. Normalmente se solicita para que el cliente pueda pagar por adelantado, obtener su aprobación interna de compra o usarla como documento previo en operaciones como la importación.
Factura: el documento oficial tras la venta
La factura es el documento oficial que se emite después de entregar la mercancía o prestar el servicio. Según la Ley de Procedimiento Tributario de Turquía, la factura debe emitirse como máximo en siete días desde la entrega o la prestación del servicio. La factura se contabiliza y es la base del impuesto. Si la empresa está en e-Fatura o e-Arşiv se decide con el asesor; la factura suele emitirse desde el programa contable o el sistema de documentos electrónicos.
¿Por qué es un problema escribir lo mismo tres veces?
Si el presupuesto se hace en Word, la proforma en Excel y la factura en el programa contable, la razón social, la dirección, los productos, las cantidades y los precios se escriben tres veces. Cada escritura es una oportunidad de error: el precio con descuento del presupuesto pasa a la proforma con el valor antiguo, se equivoca un dígito del número fiscal, una condición de entrega del presupuesto se olvida en la proforma. Cuando el cliente nota estas diferencias hay que rehacer el documento, la venta se retrasa y la confianza se resiente.
Otro problema es no saber qué documento está vigente. Si durante la negociación se enviaron tres versiones del presupuesto, la versión en la que debe basarse la proforma se busca muchas veces en el historial de correo. Analizamos por qué preparar presupuestos lleva tanto tiempo en el artículo ¿por qué tardan tanto los presupuestos?
Generarlo todo desde una sola fuente
La solución es mantener los datos de clientes y productos en un solo lugar y generar los documentos desde allí. Al preparar el presupuesto se eligen el cliente y los productos de la lista, y los precios y el IVA se calculan solos. Cuando el cliente acepta, la proforma se crea desde el mismo presupuesto sin volver a escribir; importes y condiciones quedan idénticos. Quien emite la factura, o el programa contable, accede a las mismas partidas.
En nuestro producto Automatización de Cotizaciones e Informes, que monta este orden, tomamos las plantillas de presupuesto y proforma que usa hoy; se eligen cliente y productos, el IVA y los totales se calculan solos, el PDF con su logotipo se crea con un clic y se envía al cliente por correo, y se guarda una copia de cada documento en el archivo.
Aspectos a tener en cuenta
Antes de pasar a generar documentos desde una sola fuente conviene aclarar algunos puntos: ¿Están al día las listas de clientes y productos, aparece el mismo cliente más de una vez? ¿La validez y las condiciones de pago se escriben igual en todos los documentos? ¿Quién prepara la proforma, quién emite la factura y pueden ambos acceder a la misma información? ¿Se ha decidido con el asesor qué programa se usará para las obligaciones legales de la factura? Las respuestas muestran qué documento puede automatizarse y cuál se queda en la contabilidad actual.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye la proforma a la factura?
No. La proforma es una factura previa preparada antes de cerrar la venta; no es un documento fiscal y no se contabiliza como factura. Una vez realizada la venta se emite la factura por separado.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y proforma?
El presupuesto propone al cliente precio y condiciones; hasta que lo acepta no es una venta vinculante. La proforma es una factura previa preparada tras aceptar el presupuesto, normalmente para el pago o la aprobación de compra.
¿Qué se gana preparando presupuesto y proforma desde la misma fuente?
Como los datos de cliente, producto y precio están en un solo lugar, no se escriben varias veces. Si la proforma se crea desde el presupuesto aceptado, importes y condiciones quedan idénticos y disminuyen los errores de tecleo y la confusión de versiones.
¿Hay en su empresa una tarea que se repite una y otra vez? Cuéntenosla y escribimos la herramienta que la hace.
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