見積書は顧客に価格と条件を伝える書類です。プロフォーマインボイスは、取引が確定する前に支払いや事前承認のために作る仮の請求書で、税務上の証憑ではありません。請求書（トルコではfatura）は、販売が成立したあとに発行する正式な書類です。三つとも同じ顧客・商品の情報を載せるので、一つのデータから作れば、同じ情報を三回手入力することによる誤りを防げます。
一つの販売は、たいてい三つの書類を通ります。まず見積書を送り、顧客が受け入れればプロフォーマインボイスを求められ、販売が成立したら請求書を発行します。三つの書類には同じ顧客、同じ商品、同じ価格が並びます。それでも多くの会社では、これらを別々のファイルで、しかも別々の人が作っています。この記事では、三つの書類の違いと、同じ情報を何度も入力することで起きる問題を説明します。例はトルコでの実務にもとづいています。以下は一般的な情報ですので、税務上の義務については顧問の会計士にご確認ください。
見積書：価格と条件を伝える
見積書は、顧客の依頼に対して、どの商品やサービスを、いくらで、どんな条件で提供するかを示す書類です。通常は明細、単価、付加価値税を含むかどうか、納期、支払条件、見積の有効期限が書かれています。見積書は販売ではありません。顧客が受け入れるまでは、あくまで提案です。そのため同じ顧客に何通もの見積書が届くこともあります。
プロフォーマインボイス：販売前の仮の請求書
プロフォーマインボイスは、顧客が見積を受け入れたあと、実際に販売が成立する前に作る仮の請求書です。見た目は請求書に似ていて、買い手の情報、明細、金額、合計が載っています。しかし税務上の証憑ではなく、請求書として帳簿に記録されることもありません。多くの場合、顧客が前払いをするため、社内の購買承認をとるため、あるいは輸入などの手続きで事前の書類として使うために求められます。
請求書：販売後に発行する正式な書類
請求書は、商品を引き渡したあと、またはサービスを提供したあとに発行する正式な書類です。トルコの税手続法では、請求書は引き渡しまたはサービス提供の日から遅くとも七日以内に発行することになっています。請求書は帳簿に記録され、税金計算の基礎になります。会社が電子請求書（e-Fatura）や電子アーカイブ（e-Arşiv）の対象かどうかは会計士と一緒に決めます。請求書は通常、会計ソフトや電子書類のシステムから発行されます。
同じ情報を三回書くことの何が問題か
見積書を Word で、プロフォーマを Excel で、請求書を会計ソフトで作っていると、顧客名、住所、商品名、数量、価格を三回入力することになります。入力のたびに誤りの機会があります。見積書で値引きした価格がプロフォーマでは元の価格のまま載る、税番号の一桁を打ち間違える、見積書の納品条件がプロフォーマから抜け落ちる、といった具合です。顧客がこうした食い違いに気づけば書類を作り直すことになり、取引は遅れ、会社への信頼も揺らぎます。
もう一つの問題は、どの書類が最新なのかわからなくなることです。交渉の途中で見積書を三つの版で送っていた場合、プロフォーマをどの版にもとづいて作るべきかを、メールの履歴をさかのぼって探すことも少なくありません。見積書づくりがなぜこれほど時間を取るのかは、見積書はなぜ時間がかかるのかの記事で別に取り上げています。
一つのデータからすべてを作る
解決策は、顧客と商品の情報を一か所で管理し、書類をそこから作ることです。見積書を作るときは顧客と商品を一覧から選び、価格と付加価値税は自動で計算されます。顧客が受け入れたら、プロフォーマは同じ見積書から入力し直さずに作られ、金額も条件もそのまま一致します。請求書を発行する担当者や会計ソフトも、同じ明細にアクセスできます。
この仕組みをつくる当社のレポート・見積書自動化では、いまお使いの見積書やプロフォーマのひな形をそのまま使います。顧客と商品を選べば、税額と合計は自動で計算され、ロゴ入りの PDF がワンクリックででき上がってメールで顧客に届き、すべての書類の控えがアーカイブに保存されます。
注意すべき点
一つのデータから書類を作る方式に移る前に、いくつかの点をはっきりさせておくと作業が楽になります。顧客と商品の一覧は最新か、同じ顧客が二重に登録されていないか。見積の有効期限や支払条件は、どの書類でも同じ書き方になっているか。プロフォーマは誰が作り、請求書は誰が発行し、二人は同じ情報を見られるか。請求書に関わる法的な義務をどのソフトで果たすかを、会計士と決めてあるか。これらの答えから、どの書類を自動化でき、どの書類を今の会計の仕組みに残すべきかが見えてきます。
よくある質問
プロフォーマインボイスは請求書の代わりになりますか？
なりません。プロフォーマは取引確定前に作る仮の請求書で、税務上の証憑ではなく、請求書として帳簿に記録されることもありません。販売が成立したら、別に請求書を発行します。
見積書とプロフォーマインボイスの違いは何ですか？
見積書は顧客に価格と条件を提案する書類で、顧客が受け入れるまでは拘束力のある販売ではありません。プロフォーマは見積が受け入れられたあとに作る仮の請求書で、多くは支払いや購買承認のために使われます。
見積書とプロフォーマを同じデータから作ると何が得られますか？
顧客、商品、価格の情報が一か所にあるので、同じ情報を何度も入力せずに済みます。受け入れられた見積書からプロフォーマを作れば金額も条件もそのまま一致し、入力ミスや版の取り違えが減ります。
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