Orçamento, proforma e fatura: quando se prepara cada um?

Uma venda passa normalmente por três documentos: primeiro envia-se o orçamento, se o cliente aceitar pede uma proforma e, quando a venda se realiza, emite-se a fatura. Os três contêm o mesmo cliente, os mesmos produtos e os mesmos preços. Mesmo assim, em muitas empresas são preparados em separado, em ficheiros diferentes e muitas vezes por pessoas diferentes. Neste artigo explicamos a diferença entre eles e os problemas de escrever a mesma informação vezes sem conta. Os exemplos baseiam-se na prática na Turquia; trata-se de informação geral, confirme as suas obrigações fiscais com o seu contabilista.

Orçamento: indica o preço e as condições

O orçamento mostra que produto ou serviço a empresa oferece em resposta ao pedido do cliente, a que preço e em que condições. Costuma incluir as linhas, os preços unitários, se o IVA está incluído, o prazo de entrega, as condições de pagamento e a validade da proposta. Um orçamento não é uma venda; até o cliente o aceitar, é apenas uma proposta. Por isso o mesmo cliente pode receber vários orçamentos diferentes.

Proforma: a fatura prévia à venda

A proforma é uma fatura prévia preparada depois de o cliente aceitar o orçamento, mas antes de a venda acontecer. Tem o aspeto de uma fatura: dados do comprador, linhas, montantes e total. No entanto, não é um documento fiscal e não é registada na contabilidade como fatura. Normalmente é pedida para que o cliente possa pagar antecipadamente, obter a aprovação interna de compra ou usá-la como documento prévio em operações como a importação.

Fatura: o documento oficial depois da venda

A fatura é o documento oficial emitido depois de a mercadoria ser entregue ou o serviço prestado. Segundo a Lei de Procedimento Tributário da Turquia, a fatura deve ser emitida no prazo máximo de sete dias a contar da entrega ou da prestação do serviço. A fatura é registada na contabilidade e é a base do imposto. Se a empresa está abrangida pela e-Fatura ou pelo e-Arşiv decide-se com o contabilista; a fatura é normalmente emitida a partir do programa de contabilidade ou do sistema de documentos eletrónicos.

Porque é um problema escrever o mesmo três vezes?

Se o orçamento é feito em Word, a proforma em Excel e a fatura no programa de contabilidade, a denominação do cliente, a morada, os produtos, as quantidades e os preços são escritos três vezes. Cada escrita é uma oportunidade de erro: o preço com desconto do orçamento passa para a proforma com o valor antigo, erra-se um dígito do número fiscal, uma condição de entrega do orçamento é esquecida na proforma. Quando o cliente repara nestas diferenças, o documento tem de ser refeito, a venda atrasa-se e a confiança na empresa fica abalada.

Outro problema é não se saber qual é o documento em vigor. Se durante a negociação foram enviadas três versões do orçamento, a versão em que a proforma se deve basear é muitas vezes encontrada a vasculhar o histórico de e-mails. Analisámos porque preparar orçamentos leva tanto tempo no artigo porque demoram tanto os orçamentos?

Gerar tudo a partir de uma única fonte

A solução é manter os dados de clientes e produtos num só lugar e gerar os documentos a partir daí. Ao preparar o orçamento, escolhem-se o cliente e os produtos da lista, e os preços e o IVA são calculados automaticamente. Quando o cliente aceita, a proforma é criada a partir do mesmo orçamento sem voltar a escrever; montantes e condições ficam exatamente iguais. Quem emite a fatura, ou o programa de contabilidade, acede às mesmas linhas.

No nosso produto Automação de Relatórios e Orçamentos, que monta esta organização, usamos os modelos de orçamento e proforma que utiliza hoje; escolhem-se o cliente e os produtos, o IVA e os totais são calculados sozinhos, o PDF com o seu logótipo é criado num clique e enviado ao cliente por e-mail, e fica guardada uma cópia de cada documento no arquivo.

Pontos de atenção

Antes de passar a gerar documentos a partir de uma única fonte, convém esclarecer alguns pontos: As listas de clientes e produtos estão atualizadas, o mesmo cliente aparece mais de uma vez? A validade e as condições de pagamento estão escritas da mesma forma em todos os documentos? Quem prepara a proforma, quem emite a fatura e ambos têm acesso à mesma informação? Já foi decidido com o contabilista que programa será usado para as obrigações legais do lado da fatura? As respostas mostram que documento pode ser automatizado e qual fica na organização contabilística atual.

Perguntas frequentes

A proforma substitui a fatura?

Não. A proforma é uma fatura prévia preparada antes de fechar a venda; não é um documento fiscal e não é registada como fatura. Depois de a venda se realizar, a fatura é emitida em separado.

Qual a diferença entre orçamento e proforma?

O orçamento propõe ao cliente um preço e condições; até ser aceite não é uma venda vinculativa. A proforma é uma fatura prévia preparada depois de o orçamento ser aceite, normalmente para pagamento ou aprovação de compra.

O que se ganha em preparar orçamento e proforma a partir da mesma fonte?

Como os dados de cliente, produto e preço estão num só lugar, não são escritos várias vezes. Quando a proforma é criada a partir do orçamento aceite, montantes e condições ficam iguais e diminuem os erros de escrita e a confusão de versões.