报价单、形式发票和发票：各在什么时候开具？

一笔销售通常要经过三份单据：先发报价单，客户接受后索要形式发票，成交后再开发票。三份单据里是同一个客户、同样的产品、同样的价格。然而在许多公司，这些单据是分开准备的，放在不同的文件里，而且常常由不同的人来做。本文说明三者的区别，以及同样的信息反复录入会带来哪些问题。文中的例子以土耳其的做法为依据；以下只是一般性信息，涉及税务义务请咨询您的会计师。

报价单：说明价格和条件

报价单是公司针对客户的询价，说明提供什么产品或服务、什么价格、什么条件的单据。里面通常有明细项目、单价、是否含增值税、交货期、付款条件和报价有效期。报价单不是销售；在客户接受之前，它只是一个提议。所以同一个客户可能收到好几份不同的报价单。

形式发票：成交前的预开发票

形式发票是客户接受报价之后、实际成交之前开具的预开发票。外观上它和发票很像：有买方信息、明细、金额和合计。但形式发票不是税务凭证，也不作为发票入账。客户索要它，通常是为了预付货款、在内部走采购审批，或者在进口等业务中作为预备单据使用。

发票：成交后的正式凭证

发票是在货物交付或服务完成之后开具的正式凭证。根据土耳其《税收程序法》，发票最迟应在交货或服务完成之日起七天内开具。发票要入账，是计税的依据。公司是否属于电子发票（e-Fatura）或电子存档（e-Arşiv）范围，要与会计师一起确定；发票一般从财务软件或电子单据系统中开出。

同样的信息写三遍，问题在哪里？

如果报价单用 Word 做，形式发票用 Excel 做，发票在财务软件里开，客户名称、地址、产品名称、数量和价格就要录三遍。每录一遍都可能出错：报价单上的折扣价，到了形式发票上变回原价；税号错了一位；报价单里的交货条件在形式发票上漏掉了。客户一旦发现这些出入，单据就得重做，成交被拖延，客户对公司的信任也会受影响。

另一个问题是不知道哪份单据是最新的。如果谈判过程中发出过三个版本的报价单，形式发票该以哪个版本为准，往往要翻邮件记录才能找到。报价为什么这么费时，我们在报价为什么这么慢一文中另有分析。

从同一个数据源生成

解决办法是把客户和产品信息放在一个地方，所有单据都从这里生成。做报价单时，从列表中选择客户和产品，价格和增值税自动计算。客户接受后，形式发票直接由同一份报价单生成，无需重新录入，金额和条件完全一致。开发票的人或财务软件，也能取到同样的明细。

我们的报告与报价自动化产品就是用来建立这种做法的：我们采用您现在使用的报价单和形式发票模板；选择客户和产品后，增值税和合计自动算好，一键生成带公司标志的 PDF 并通过邮件发给客户，每份单据的副本都保存在档案中。

需要注意的事项

在改为从同一数据源生成单据之前，先弄清几件事会让工作更顺利：客户和产品清单是否最新，同一个客户是否出现了不止一次？报价有效期和付款条件在每份单据上写法是否一致？谁做形式发票，谁开发票，两人能否取到同样的信息？开发票所涉及的法定义务用哪个软件处理，是否已与会计师商定？这些问题的答案，能说明哪份单据可以自动化，哪份仍留在现有的财务流程中。

常见问题

形式发票能代替发票吗？

不能。形式发票是成交前开具的预开发票，不是税务凭证，也不作为发票入账。成交之后要另行开具发票。

报价单和形式发票有什么区别？

报价单是向客户提出价格和条件的单据，客户接受之前并不是有约束力的销售。形式发票是在报价被接受之后开具的预开发票，通常用于付款或采购审批。

报价单和形式发票从同一数据源生成有什么好处？

客户、产品和价格信息都放在一个地方，就不必重复录入。形式发票由已接受的报价单生成时，金额和条件完全一致，录入错误和版本混乱都会减少。