Teklif, proforma ve fatura: hangisi ne zaman hazırlanır?

Bir satış süreci çoğu zaman üç belgeden geçer: önce teklif gönderilir, müşteri kabul ederse proforma istenir, satış gerçekleşince fatura kesilir. Üç belgede de aynı müşteri, aynı ürünler ve aynı fiyatlar yer alır. Buna rağmen birçok firmada bu belgeler ayrı ayrı, farklı dosyalarda ve çoğu zaman farklı kişiler tarafından hazırlanır. Bu yazıda belgelerin farkını ve aynı bilginin tekrar tekrar yazılmasından doğan sorunları anlatıyoruz. Aşağıdakiler genel bilgilendirmedir; vergi ve muhasebe yükümlülükleriniz için mali müşavirinizin görüşünü alın.

Teklif: fiyatı ve koşulları bildirir

Teklif, müşterinin talebine karşılık firmanın hangi ürünü ya da hizmeti hangi fiyatla ve hangi koşullarla sunduğunu gösteren belgedir. İçinde genellikle ürün ya da hizmet kalemleri, birim fiyatlar, KDV'nin dahil olup olmadığı, teslim süresi, ödeme koşulu ve teklifin geçerlilik süresi bulunur. Teklif bir satış değildir; müşteri kabul edene kadar yalnız bir öneridir. Bu yüzden aynı müşteriye birkaç farklı teklif gidebilir.

Proforma: satıştan önceki ön fatura

Proforma, müşteri teklifi kabul ettikten sonra, satış henüz gerçekleşmeden hazırlanan ön faturadır. Görünüşü faturaya benzer: alıcı bilgileri, kalemler, tutarlar ve toplam yer alır. Ancak proforma vergi belgesi değildir ve muhasebe kaydına fatura olarak girmez. Genellikle müşterinin peşin ödeme yapabilmesi, kendi içinde satın alma onayı alabilmesi ya da ithalat gibi işlemlerde ön belge olarak kullanılması için istenir.

Fatura: satıştan sonra düzenlenen resmî belge

Fatura, mal teslim edildikten ya da hizmet yapıldıktan sonra düzenlenen resmî belgedir. Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Fatura muhasebe kaydına girer ve vergi hesabına esas olur. Firmanın e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamında olup olmadığı gibi konular ise mali müşavirle birlikte belirlenir; fatura genellikle muhasebe programından ya da e-belge sisteminden kesilir.

Aynı bilgiyi üç kez yazmak neden sorun?

Teklif Word'de, proforma Excel'de, fatura muhasebe programında hazırlanıyorsa, müşteri unvanı, adres, ürün adları, miktarlar ve fiyatlar üç kez yazılır. Her yazım bir hata fırsatıdır: teklifte indirimli olan fiyat proformaya eski hâliyle geçer, vergi numarasının bir hanesi yanlış yazılır, teklifteki teslim koşulu proformada unutulur. Müşteri bu farkları fark ettiğinde belgenin yeniden hazırlanması gerekir, satış gecikir ve firmaya olan güven sarsılır.

Bir başka sorun da hangi belgenin güncel olduğunun bilinmemesidir. Müşteriyle pazarlık sırasında teklifin üç sürümü gönderilmişse, proformanın hangi sürüme göre hazırlanacağı çoğu zaman e-posta geçmişi taranarak bulunur. Teklif hazırlamanın neden bu kadar zaman aldığını teklif hazırlamak neden bu kadar uzun sürüyor yazısında ayrıca ele aldık.

Tek kaynaktan üretmek

Çözüm, müşteri ve ürün bilgisini tek bir yerde tutmak ve belgeleri oradan üretmektir. Teklif hazırlanırken müşteri ve ürünler listeden seçilir, fiyatlar ve KDV kendiliğinden hesaplanır. Müşteri kabul ettiğinde proforma aynı tekliften, yeniden yazılmadan oluşturulur; tutarlar ve koşullar birebir aynı kalır. Faturayı kesecek kişi ya da muhasebe programı da aynı kalemlere ulaşır.

Bu düzeni kuran Rapor ve Teklif Otomasyonu ürünümüzde şu an kullandığınız teklif ve proforma şablonlarınızı alırız; müşteri ve ürünler seçilir, KDV ve toplamlar kendiliğinden hesaplanır, logolu PDF tek tıkla oluşup müşteriye e-postayla gider ve her belgenin kopyası arşivde saklanır.

Dikkat edilmesi gerekenler

Belgeleri tek kaynaktan üretmeye geçmeden önce birkaç konuyu netleştirmek işi kolaylaştırır: Müşteri ve ürün listesi güncel mi, aynı müşteri listede birden fazla kez duruyor mu? Teklifin geçerlilik süresi ve ödeme koşulları her belgede aynı biçimde yazılıyor mu? Proformayı kim hazırlıyor, faturayı kim kesiyor ve bu iki kişi aynı bilgiye ulaşabiliyor mu? Fatura tarafındaki yasal yükümlülükler için hangi programın kullanılacağı mali müşavirle birlikte belirlendi mi? Bu sorulara verilen cevaplar, hangi belgenin otomatikleşeceğini ve hangisinin mevcut muhasebe düzeninde kalacağını gösterir.

Sık sorulan sorular

Proforma fatura yerine geçer mi?

Hayır. Proforma, satış kesinleşmeden önce hazırlanan ön faturadır; vergi belgesi değildir ve muhasebe kaydına fatura olarak girmez. Satış gerçekleştikten sonra ayrıca fatura düzenlenir.

Teklif ile proforma arasındaki fark nedir?

Teklif, müşteriye fiyatı ve koşulları öneren belgedir; müşteri kabul edene kadar bağlayıcı bir satış değildir. Proforma ise teklif kabul edildikten sonra, genellikle ödeme ya da satın alma onayı için hazırlanan ön faturadır.

Teklif ve proformayı aynı kaynaktan hazırlamak ne kazandırır?

Müşteri, ürün ve fiyat bilgisi tek yerde durduğu için aynı bilgi birkaç kez yazılmaz. Proforma kabul edilen tekliften oluşturulduğunda tutarlar ve koşullar birebir aynı kalır, yazım hataları ve sürüm karışıklığı azalır.