Коммерческое предложение, проформа и счёт-фактура: что и когда готовить?

Продажа обычно проходит через три документа: сначала отправляется коммерческое предложение, если клиент его принимает, запрашивается проформа, а после продажи выставляется счёт-фактура. Во всех трёх — тот же клиент, те же товары и те же цены. Тем не менее во многих компаниях их готовят отдельно, в разных файлах и часто разные люди. В этой статье мы объясняем разницу между ними и проблемы, возникающие при многократном вводе одних и тех же данных. Примеры основаны на практике в Турции; это общая информация, по своим налоговым обязательствам консультируйтесь с бухгалтером.

Коммерческое предложение: цена и условия

Коммерческое предложение показывает, какой товар или услугу компания предлагает в ответ на запрос клиента, по какой цене и на каких условиях. Обычно в нём есть позиции, цены за единицу, включён ли НДС, срок поставки, условия оплаты и срок действия предложения. КП — это не продажа; пока клиент его не принял, это лишь предложение. Поэтому одному клиенту может уйти несколько разных КП.

Проформа: предварительный счёт до продажи

Проформа — предварительный счёт, который готовят после того, как клиент принял предложение, но до того, как продажа состоялась. Внешне она похожа на счёт: реквизиты покупателя, позиции, суммы и итог. Однако проформа не является налоговым документом и не отражается в учёте как счёт-фактура. Её обычно запрашивают, чтобы клиент мог внести предоплату, получить внутреннее согласование закупки или использовать её как предварительный документ, например при импорте.

Счёт-фактура: официальный документ после продажи

Счёт-фактура — официальный документ, который выставляется после поставки товара или оказания услуги. Согласно Налогово-процессуальному закону Турции, он выставляется не позднее семи дней с даты поставки или оказания услуги. Счёт-фактура отражается в учёте и служит основой для налогов. Относится ли компания к системам e-Fatura или e-Arşiv, определяется вместе с бухгалтером; сам документ обычно выставляется из учётной программы или системы электронных документов.

Почему тройной ввод — проблема?

Если КП готовят в Word, проформу в Excel, а счёт-фактуру в учётной программе, наименование клиента, адрес, названия товаров, количества и цены вводятся трижды. Каждый ввод — шанс ошибиться: цена со скидкой из КП попадает в проформу по старой ставке, в налоговом номере путают цифру, условие поставки из КП забывают в проформе. Когда клиент замечает расхождения, документ приходится переделывать, сделка откладывается, а доверие к компании страдает.

Другая проблема — непонятно, какой документ актуален. Если в ходе переговоров ушли три версии КП, нужную для проформы версию часто ищут в истории переписки. Почему подготовка предложений занимает так много времени, мы разобрали в статье почему предложения готовятся так долго.

Всё из одного источника

Решение — хранить данные о клиентах и товарах в одном месте и формировать документы оттуда. При подготовке КП клиент и товары выбираются из списка, цены и НДС рассчитываются автоматически. Когда клиент соглашается, проформа создаётся из того же КП без повторного ввода; суммы и условия остаются в точности теми же. Тот, кто выставляет счёт-фактуру, или учётная программа получают доступ к тем же позициям.

В нашем продукте автоматизация отчётов и КП, который выстраивает такой порядок, мы берём шаблоны КП и проформ, которыми вы пользуетесь сейчас; клиент и товары выбираются, НДС и итоги считаются сами, PDF с вашим логотипом создаётся в один клик и уходит клиенту по почте, а копия каждого документа хранится в архиве.

На что обратить внимание

Перед переходом на выпуск документов из одного источника полезно прояснить несколько вопросов: актуальны ли списки клиентов и товаров, нет ли в них одного клиента несколько раз? Одинаково ли указаны срок действия и условия оплаты во всех документах? Кто готовит проформу, кто выставляет счёт-фактуру и имеют ли они доступ к одним и тем же данным? Определена ли вместе с бухгалтером программа для законных требований к счёту-фактуре? Ответы покажут, какой документ можно автоматизировать, а какой остаётся в текущей учётной системе.

Частые вопросы

Может ли проформа заменить счёт-фактуру?

Нет. Проформа — предварительный счёт до заключения сделки; она не является налоговым документом и не отражается в учёте как счёт-фактура. После продажи счёт-фактура выставляется отдельно.

Чем коммерческое предложение отличается от проформы?

КП предлагает клиенту цену и условия; пока клиент его не принял, это не обязывающая продажа. Проформа — предварительный счёт, который готовят после принятия КП, обычно для оплаты или согласования закупки.

Что даёт подготовка КП и проформы из одного источника?

Данные о клиенте, товаре и цене хранятся в одном месте, поэтому не вводятся по несколько раз. Если проформа создаётся из принятого КП, суммы и условия совпадают в точности, а опечаток и путаницы версий становится меньше.