Le devis indique au client le prix et les conditions ; la facture proforma est une facture préalable établie avant que la vente soit conclue, pour un paiement ou un accord préalable, et ce n'est pas un document fiscal ; la facture est le document officiel émis une fois la vente réalisée. Comme les trois reprennent les mêmes informations client et produit, les produire depuis une seule source évite les erreurs dues à la triple saisie manuelle.
Une vente passe généralement par trois documents : on envoie d'abord un devis, si le client l'accepte il demande une proforma, et une fois la vente réalisée on émet la facture. Les trois comportent le même client, les mêmes produits et les mêmes prix. Pourtant, dans beaucoup d'entreprises, ils sont préparés séparément, dans des fichiers différents et souvent par des personnes différentes. Dans cet article, nous expliquons ce qui les distingue et les problèmes que pose la ressaisie des mêmes informations. Les exemples reposent sur la pratique en Turquie ; il s'agit d'informations générales, consultez votre expert-comptable pour vos obligations fiscales.
Le devis : il annonce le prix et les conditions
Le devis indique quel produit ou service l'entreprise propose en réponse à la demande du client, à quel prix et à quelles conditions. Il contient en général les lignes, les prix unitaires, la mention TVA incluse ou non, le délai de livraison, les conditions de paiement et la durée de validité. Un devis n'est pas une vente ; tant que le client ne l'a pas accepté, c'est une simple proposition. C'est pourquoi un même client peut recevoir plusieurs devis différents.
La proforma : la facture préalable à la vente
La proforma est une facture préalable établie après l'acceptation du devis mais avant que la vente n'ait lieu. Elle ressemble à une facture : coordonnées de l'acheteur, lignes, montants et total. Mais ce n'est pas un document fiscal et elle n'est pas comptabilisée comme facture. Elle est généralement demandée pour permettre au client de payer d'avance, d'obtenir un accord d'achat en interne ou de l'utiliser comme document préalable, par exemple pour une importation.
La facture : le document officiel après la vente
La facture est le document officiel émis après la livraison du bien ou la réalisation du service. Selon la loi turque sur la procédure fiscale, la facture doit être émise au plus tard sept jours après la livraison ou la prestation. Elle est comptabilisée et sert de base à l'impôt. Savoir si l'entreprise relève de l'e-Fatura ou de l'e-Arşiv se règle avec l'expert-comptable ; la facture est généralement émise depuis le logiciel comptable ou le système de documents électroniques.
Pourquoi saisir trois fois la même chose pose problème
Si le devis est fait sous Word, la proforma sous Excel et la facture dans le logiciel comptable, la raison sociale, l'adresse, les produits, les quantités et les prix sont saisis trois fois. Chaque saisie est une occasion d'erreur : le prix remisé du devis passe dans la proforma à l'ancien tarif, un chiffre du numéro fiscal est mal tapé, une condition de livraison du devis est oubliée dans la proforma. Quand le client relève ces écarts, il faut refaire le document, la vente prend du retard et la confiance s'en ressent.
Autre difficulté : ne pas savoir quel document est à jour. Si trois versions du devis ont circulé pendant la négociation, la version qui doit servir à la proforma se retrouve souvent en fouillant l'historique des e-mails. Nous avons examiné pourquoi préparer un devis prend autant de temps dans l'article pourquoi les devis prennent-ils si longtemps ?
Tout produire depuis une seule source
La solution consiste à garder les informations clients et produits à un seul endroit et à produire les documents à partir de là. Pour le devis, on choisit le client et les produits dans la liste ; prix et TVA se calculent automatiquement. Quand le client accepte, la proforma est créée à partir du même devis, sans ressaisie ; montants et conditions restent identiques. La personne qui émet la facture, ou le logiciel comptable, accède aux mêmes lignes.
Dans notre produit Automatisation des devis et rapports, qui met en place cette organisation, nous reprenons les modèles de devis et de proforma que vous utilisez aujourd'hui ; on choisit le client et les produits, la TVA et les totaux se calculent seuls, un PDF à votre logo est créé en un clic et envoyé au client par e-mail, et une copie de chaque document est conservée dans l'archive.
Points de vigilance
Avant de passer à une production depuis une source unique, quelques clarifications facilitent le travail : les listes clients et produits sont-elles à jour, un même client y figure-t-il plusieurs fois ? La durée de validité et les conditions de paiement sont-elles rédigées de la même façon sur chaque document ? Qui prépare la proforma, qui émet la facture, et ont-ils accès aux mêmes informations ? Le logiciel utilisé pour les obligations légales côté facture a-t-il été choisi avec l'expert-comptable ? Les réponses montrent quel document peut être automatisé et lequel reste dans l'organisation comptable actuelle.
Questions fréquentes
La proforma remplace-t-elle la facture ?
Non. La proforma est une facture préalable établie avant la conclusion de la vente ; ce n'est pas un document fiscal et elle n'est pas comptabilisée comme facture. La facture est émise séparément une fois la vente réalisée.
Quelle différence entre un devis et une proforma ?
Le devis propose au client un prix et des conditions ; tant qu'il n'est pas accepté, ce n'est pas une vente ferme. La proforma est une facture préalable établie après acceptation du devis, généralement pour un paiement ou un accord d'achat.
Que gagne-t-on à produire devis et proforma depuis la même source ?
Les informations client, produit et prix étant à un seul endroit, rien n'est ressaisi. Quand la proforma est créée à partir du devis accepté, montants et conditions restent identiques ; les fautes de frappe et les confusions de versions diminuent.
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