Yıllar içinde biriken mükerrer kayıtlar nasıl temizlenir?

Bir müşteri listesi ya da ürün kataloğu yıllarca kullanıldığında, aynı kayıt farklı kişiler tarafından farklı zamanlarda yeniden girilir. "ABC Ltd. Şti.", "A.B.C. Limited", "Abc Ltd" ve "ABC LİMİTED ŞİRKETİ" aynı firmadır ama sistem için dört ayrı müşteridir. Sonuçta raporlar aynı müşteriyi birden fazla sayar, satış geçmişi parçalara bölünür, aynı firmaya iki ayrı teklif gider. Bu yazıda böyle bir listenin nasıl adım adım ve geri dönüşü olacak şekilde temizlendiğini anlatıyoruz.

Mükerrer kayıt neden oluşur?

Sebeplerin çoğu tek tek bakıldığında masumdur. Kayıt girilirken arama yapılmaz ya da arama, yazım farkı yüzünden eski kaydı bulamaz. Bir kişi kısaltma kullanır, diğeri tam unvan yazar. Türkçe karakterler bazen yazılır, bazen yazılmaz. İki ayrı sistemden gelen listeler birleştirilir ve kimse eşleştirme yapmaz. Excel'den toplu aktarım yapılırken aynı dosya iki kez yüklenir. Yıllar içinde bu küçük farklar birikir ve liste, gerçekte olduğundan çok daha kalabalık görünür.

Adım 1: Eşleştirme kuralını belirleyin

İki kaydın aynı olduğuna neye göre karar verileceği baştan yazılmalıdır. En güvenilir ölçüt, değişmeyen bir kimliktir: vergi numarası, ürün kodu ya da e-posta adresi gibi. Bu alan her kayıtta doluysa, eşleştirme büyük ölçüde kendiliğinden çözülür.

Böyle bir alan yoksa ya da eksikse, isim benzerliğine bakmak gerekir. Bunun için önce yazım farkları ortadan kaldırılır: büyük-küçük harf, noktalama, boşluklar ve "Ltd.", "Şti.", "A.Ş." gibi ekler karşılaştırmadan önce aynı biçime getirilir. Ardından benzer isimler, telefon, şehir ya da adres gibi ikinci bir bilgiyle doğrulanır. Yalnız isim benzerliğine güvenmek risklidir: aynı adı taşıyan iki farklı firma ya da iki farklı kişi olabilir.

Adım 2: Her grupta hangi kaydın kalacağına karar verin

Aynı olduğu anlaşılan kayıtlar bir grup oluşturur. Her grupta bir kayıt "ana kayıt" olarak kalır, diğerleri ona birleştirilir. Hangisinin kalacağı için basit bir kural yeterlidir: en çok işlem bağlı olan kayıt, en son güncellenen kayıt ya da en eksiksiz kayıt gibi. Ana kayıtta eksik olan telefon ya da adres, diğer kayıtlardan tamamlanabilir.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta, mükerrer kayda bağlı geçmişin kaybolmamasıdır. Bir müşterinin eski siparişleri, faturaları ya da yazışmaları silinecek kayda bağlıysa, bunlar önce ana kayda taşınmalıdır. Aksi hâlde temizlik, listeyi sadeleştirirken geçmişi de siler.

Adım 3: Silmeden önce onay alın

Eşleştirme ne kadar iyi kurulursa kurulsun, bir kısım kayıt şüpheli kalır. Bu yüzden temizlik iki aşamada yapılır. Önce araç ya da kişi, hangi kayıtların birleştirileceğini gösteren bir öneri listesi hazırlar. Kesin eşleşmeler toplu onaylanabilir; şüpheli olanlar ise listeyi en iyi bilen kişi tarafından tek tek gözden geçirilir. Onaydan sonra birleştirme yapılır.

Bu adım zaman alır gibi görünse de asıl zamanı kazandıran budur. Binlerce kaydı tek tek incelemek yerine, yalnız emin olunamayan birkaç yüz kayda bakılır.

Adım 4: Geri dönüş yolunu hazırlayın

Temizliğe başlamadan önce listenin tam bir yedeği alınmalıdır. Her birleştirmede hangi kaydın hangisine katıldığı, hangi alanın değiştiği bir rapora yazılmalıdır. Böylece birkaç hafta sonra "bu iki firma aslında farklıymış" denildiğinde, yalnız o birleştirme geri alınabilir; bütün temizliği baştan yapmak gerekmez.

Yıllar içinde biriken dağınık kayıtları bu düzenle toparlayan aracı kayıt temizliği sayfasında anlattık: benzer kayıtları bulur, hangisinin kalacağını önerir, onaydan sonra toplu birleştirir ve neyin değiştiğini tek raporda verir.

Temizlik bitince düzen nasıl korunur?

Bir kez temizlenen liste, giriş kuralı konmazsa birkaç ay içinde yeniden kirlenir. Yeni kayıt girilirken benzer bir kaydın zaten var olup olmadığını gösteren bir uyarı, zorunlu alanlar ve tek bir yazım kuralı bunu büyük ölçüde önler. Toplu aktarım yapılıyorsa, yüklemeden önce aynı eşleştirme kuralıyla kontrol etmek gerekir; bu konuyu Excel listesini sisteme toplu girmek yazısında ele aldık.

Dikkat edilmesi gerekenler

Mükerrer kayıt temizliği çoğu zaman bir otomasyon projesinin ilk adımıdır; dağınık veriyle kurulan araç, hatayı hızlandırarak çoğaltır. Bu yüzden temizlik ayrı bir iş olarak planlanmalı ve şu sorular baştan cevaplanmalıdır: İki kaydın aynı olduğuna hangi alanlara bakarak karar vereceğiz? Her grupta hangi kayıt kalacak? Şüpheli eşleşmeleri kim onaylayacak? Yedek nerede duruyor ve bir birleştirme nasıl geri alınacak? Verinin neden otomasyonun önünde durduğunu otomasyon projesi neden başarısız olur yazısında ayrıca anlattık.

Sık sorulan sorular

Mükerrer kayıtlar nasıl bulunur?

Önce vergi numarası, ürün kodu ya da e-posta gibi değişmeyen bir alan aranır. Böyle bir alan yoksa isimler büyük-küçük harf, noktalama ve şirket ekleri temizlenerek karşılaştırılır ve benzer kayıtlar telefon, şehir ya da adres gibi ikinci bir bilgiyle doğrulanır.

Mükerrer kayıtlar doğrudan silinmeli mi?

Hayır. Önce hangi kayıtların birleşeceğini gösteren bir öneri listesi hazırlanır, şüpheli eşleşmeler kontrol edilir ve silinecek kayda bağlı geçmiş ana kayda taşınır. Temizlikten önce tam yedek alınır.

Yanlış birleştirilen kayıt geri alınabilir mi?

Her birleştirme hangi kaydın hangisine katıldığıyla birlikte rapora yazılırsa, yalnız o birleştirme geri alınabilir. Bu yüzden temizlik başlamadan yedek ve değişiklik raporu hazırlanmalıdır.