Transferencia de datos entre dos sistemas: ¿integración o manual?

Primero defina la información y la transacción que se está moviendo

Se puede ingresar un registro de ventas primero en el sistema del cliente y luego en la aplicación de contabilidad. Es posible que otro equipo esté moviendo la lista de proveedores de un archivo de Excel a la pantalla de compras. En ambos casos, el problema no es sólo copiar. Se debe saber qué campo tiene qué significado, cuándo se finalizará el registro y dónde se realizará la corrección. Una conexión establecida antes de que se aclare esta información puede transportar datos erróneos más rápido. El primer paso es escribir el proceso actual a través de algunos ejemplos reales. Por ejemplo, ¿el número de pedido está disponible en ambos sistemas? ¿O la comparación se realiza según el nombre y la fecha?

Especifique la fuente de datos por separado. Si la dirección del cliente se actualiza en una aplicación pero sigue siendo antigua en otra, debe quedar claro qué versión utilizar. Cada campo debe tener una fuente principal y válida, independientemente del método de transferencia. Un buen comienzo es escribir el nombre del campo, el formato, la obligación, el campo de destino y la regla de control uno al lado del otro en una tabla. De esta manera las diferencias entre sistemas se hacen visibles y todos utilizan el mismo mapeo.

¿Cuándo es razonable la transferencia manual?

Si el trabajo se realiza con poca frecuencia, la cantidad de registros es pequeña y cada registro debe interpretarse, la transferencia manual puede ser razonable. Automatizar inmediatamente un proceso que aún está cambiando puede significar volver a ejecutar las reglas cambiantes en el software una y otra vez. Sin embargo, el trabajo manual también debe tener un cierto orden. Se debe marcar el registro transferido, impedir una segunda entrada y comprobar el resultado. Si la moneda o fecha de un monto copiado es incorrecta, los totales iguales de las dos pantallas no serán suficientes para detectar el error.

No cuente únicamente el tiempo de mecanografía al estimar el costo del trabajo manual. Preparar el archivo, completar los campos que faltan, encontrar el error y corregirlo también son parte del trabajo. El registro de los pasos del proceso y las excepciones durante una semana proporciona datos concretos para la toma de decisiones. Este registro no garantiza una tasa de ahorro específica; Muestra qué paso se repite y cuál requiere evaluación humana. El límite apropiado para la automatización a menudo se reduce a esta distinción.

La transferencia masiva mediante archivo puede ser una solución intermedia

Si el sistema de origen ofrece exportación y el sistema de destino ofrece importación, el procesamiento por lotes a través de CSV o Excel puede ser suficiente. Este método no requiere una conexión constante entre las dos aplicaciones. Por otro lado, se debe comprobar el orden de las columnas, el formato de fecha, el separador decimal, la codificación de caracteres y el comportamiento del espacio libre. Es posible que una coincidencia que funcione en el archivo de muestra no produzca el mismo resultado en un archivo procedente de un país diferente. Los códigos de producto con ceros a la izquierda también pueden interpretarse como números y pueden cambiar.

Elija una muestra pequeña y representativa para probar la transferencia de archivos. El registro nuevo, el registro actualizado, el campo faltante y el registro duplicado deben incluirse en la misma prueba. Las líneas aceptadas y rechazadas aparecerán por separado en el informe de importación. Corregir y volver a enviar la fila fallida no debería volver a crear filas exitosas. para esta necesidad entrada de datos masiva Se puede examinar el enfoque ; El método debe elegirse nuevamente dentro de los límites permitidos por la aplicación utilizada.

¿En qué condiciones tiene sentido la integración directa?

Si el trabajo se repite con frecuencia y las dos partes han admitido interfaces de conexión, se puede considerar la integración. Tener una API por sí sola no es suficiente. Se debe conocer la autorización de acceso, límites de uso, significado de los campos, orden de actualización y respuestas de error. También se debe determinar desde el principio si la conexión será sólo de lectura o de escritura. En lugar de conceder una autorización demasiado amplia, se selecciona el ámbito más limitado para llevar a cabo la acción pertinente. Antes de trabajar con datos de producción, la verificación se lleva a cabo en un entorno de prueba adecuado.

El sentido de transmisión debe ser claro. En una conexión unidireccional, el sistema de origen lleva el cambio al destino. En una conexión bidireccional, es posible cambiar el mismo registro en ambos lados. En tal caso, no siempre es correcto que gane la última persona en escribir. Se deben definir reglas de conflicto, fecha de cambio y campos que requieren aprobación humana. La eliminación también requiere una decisión especial: eliminar el registro del otro lado, desactivarlo o simplemente eliminar el enlace tendrá diferentes consecuencias. La eliminación automática no debe ser el comportamiento predeterminado.

Reimagina la gestión de errores y repeticiones

Se puede volver a enviar la misma solicitud cuando se pierde la conexión. El sistema debería poder entender que se trata de una repetición de la transacción anterior, no de un nuevo registro. Esto requiere una identificación de registro y un estado de transferencia que no cambien. Las transacciones exitosas, las transacciones pendientes y los errores que requieren intervención humana se mantienen separados. La notificación no debe limitarse a decir que hay un error; Debería mostrar qué registros pueden verse afectados, si es seguro volver a intentarlo y el siguiente paso. Los registros no deberían convertirse en un montón de contraseñas y datos personales.

Toma la decisión con un pequeño piloto

Primero seleccione un único grupo de datos y una acción limitada. El criterio de éxito del piloto debería ser la correcta coincidencia de campos, la prevención de recurrencia y el seguimiento de errores en lugar del número de transmisiones. Comparar los resultados con los registros fuente; Prueba también el camino de regreso. Los métodos se pueden comparar cuando el propietario del proceso, el propietario de la conexión y el mantenedor son claros. Opciones comerciales y de automatización Determinar el alcance a través de ayuda a aclarar los límites del problema antes de cambiar las prácticas existentes.

Preguntas frecuentes

¿Se requiere una API para cada transferencia de datos?

No. Los trabajos pequeños y poco frecuentes se pueden realizar manualmente, los trabajos adecuados se pueden realizar mediante un archivo. La decisión de la API se toma en función de la frecuencia de recurrencia, el acceso admitido y el manejo de errores.

¿Qué pasa si el mismo registro cambia en ambos lados?

Se requieren reglas de colisión para la transmisión bidireccional. De antemano se determina qué área se alimentará desde qué sistema y qué cambios requerirán la aprobación humana.

¿Cómo se debe hacer la primera prueba?

Se selecciona un conjunto de datos pequeño y representativo. Se intentan registros nuevos, actualizados, faltantes y duplicados; Los resultados se comparan con la fuente.